Veja como fazer o holerite de forma totalmente digital

No Brasil, o holerite é conhecido como contracheque. Trata-se de um documento extremamente importante tanto para a empresa quanto para o funcionário.

Por sua vez, o holerite é feito exclusivamente para cada colaborador, e é emitido pelo setor de Recursos Humanos da empresa.

Neste artigo, além de você saber o que de fato é o holerite, também iremos explicar como esse documento é emitido de maneira totalmente digital. Confira:

O que significa holerite?

A palavra holerite deriva do nome do norte-americano Herman Hollerith, que em 1880 sentiu a necessidade de criar uma máquina com a função de processar dados em massa, e que, posteriormente, foi batizada de “hollerith”.

Mas afinal, o que de fato é o holerite? A palavra holerite é um substantivo masculino, que também é conhecido como contracheque.

Trata-se de um documento essencial em qualquer tipo de atividade trabalhista, ou seja, se você possui uma loja especializada em venderalicate crimpador ou qualquer outro tipo de equipamento, o ideal é que você disponibilize o holerite mensalmente para os seus colaboradores.

De acordo com os dicionários, o documento é descrito como um documento que certifica o pagamento do salário de um funcionário, que pode ser tanto em depósito, quanto em retirada pelo trabalhador no departamento responsável da empresa.

Qual a serventia do holerite?

Resumidamente, o holerite pode ser definido como um comprovante de pagamento do salário dos funcionários.

Dentro desse documento, é possível notar os valores a receber, descontos e outras informações que estão relacionadas ao colaborador e a empresa. Ou seja, o holerite se faz importante em qualquer tipo de trabalho.

Por exemplo, fornecedores de aparelhos de academia têm a oportunidade de gerenciar melhor os seus gastos através deste documento, considerando que nele há informações sobre o salário, descontos e etc.

Em outras ocasiões, o holerite serve como um histórico de pagamento para a empresa e uma garantia de que ela está honrando tudo o que foi combinado com o trabalhador.

Inclusive o holerite também serve como uma garantia do cumprimento da lei em algum possível processo trabalhista que possa surgir eventualmente.

Independentemente do trabalho, seja uma loja virtual ou até mesmo uma empresa especializada em esquadria de alumínio preta, todos devem emitir esse documento.

Portanto a dica é simples: não deixe de emitir esse documento que é tão importante nestas relações.

Além disso, esse documento também possui a utilidade de servir como um apoio para que a empresa possa controlar e realizar o cálculo da sua folha de pagamento, uma vez que ela dá uma visão ampla e correta dos gastos mensais em relação a salários e benefícios.

Qual a importância desse documento?

Em resumo, o holerite tem uma importância muito grande no setor financeiro e fiscal da empresa.

Ao decorrer deste artigo, é possível notar que ele também pode ser usado dentro de uma empresa que trabalha com cftv monitoramento, como um meio a mais para analisar os gastos, além de estar regularmente em dia com os compromissos trabalhistas e fiscais.

É por meio dele que o RH consegue fazer o controle de pagamento dos funcionários, e além disso também funciona como um histórico de tudo o que foi pago durante os serviços prestados pelo colaborador.

Vale pontuar também que o holerite consegue contribuir para fazer a gestão de gastos da empresa.

Dentro do cenário empresarial, sabemos que as empresas estão bem focadas em estratégias de marketing, desenvolvendo técnicas para estarem nas primeiras posições com pesquisas do tipo “poltrona eames preço”.

Entretanto, vale a pena separar uma atenção especial para a emissão do holerite para não prejudicar os processos internos.

Inclusive, não devemos esquecer que o holerite também possui uma importância legal, já que ele oferece um respaldo jurídico em caso de processo trabalhista, visto que o documento é uma prova de que a empresa cumpriu legalmente com seus compromissos.

Contudo, o holerite não é um documento que possui relevância somente para os interesses das empresas.

Para os colaboradores, ele também serve como um comprovante de renda, documento essencial em várias situações que, eventualmente, as pessoas costumam passar.

Por exemplo, pode ser uma compra ou locação de imóveis, pedidos de empréstimos, abertura de conta e dentre outras ocasiões.

O que a lei diz sobre o holerite?

Inicialmente, devemos dizer que o holerite não é citado de maneira específica na CLT. Entretanto, a emissão deste “recibo de pagamento” está prevista na CLT no artigo 464, que inclusive considera obrigatóri, por parte da empresa a emissão deste demonstrativo.

É obrigatório entregar o holerite?

Sendo bem direto, sim. O próprio artigo 464 da CLT, como foi citado acima, exige que a empresa realize a entrega do documento, que por sua vez pode ser feito tanto na versão impressa quanto online.

Afinal, estamos falando de um comprovante de que o pagamento mensal foi realizado corretamente, respeitando todas as diretrizes da lei trabalhista.

Ou seja, da mesma maneira que a nota fiscal de uma pastilha de vidro para piscina é importante para o consumidor, é também importante para a empresa que forneceu este produto.

Se porventura esse documento não for entregue, haverá chances de gerar processos trabalhistas, e consequentemente a empresa pode ser condenada a pagar multas.

Vale pontuar também que deixar de entregar o holerite pode inclusive condenar a empresa a indenizar os colaboradores por danos morais caso eles sofram algum tipo de constrangimento pelo fato de não conseguirem comprovar a sua renda.

Se o colaborador sofrer constrangimento quanto um banco ou locador solicitar uma comprovação de renda e ele não tiver acesso a esse documento porque a empresa não o emite, o trabalhador pode entrar na justiça contra a organização alegando danos morais.

Se você pensa que este tipo de situação é raro de acontecer, não se engane. Até mesmo orçamentos grandes de um piso intertravado podem solicitar um comprovante de renda, portanto não deixe de emiti-lo.

Para elucidar melhor, em 2011 uma empresa localizada em Minas Gerais foi condenada a indenizar seu ex-funcionário por danos morais devido ao fato de que, na época, a organização não emitia os holerites mensalmente.

O funcionário alegou ter sofrido constrangimentos no seu dia a dia, e, no fim, ganhou a causa.

O que deve ter no holerite?

Como você já deve ter percebido ao decorrer deste artigo, o holerite tem a função de informar, de maneira transparente, todas as informações relacionadas ao pagamento do salário. Essas informações não envolvem só o valor bruto, mas também o líquido.

O holertive também deve conter informações sobre a empresa e sobre o seu respectivo colaborador.

Além de precisar informar o mês a qual se refere, também deve colocar os valores que podem variar, caso seja um mês de recebimento do décimo terceiro ou de férias. Por fim, as principais informações que devem estar descritas no documento são:

• Dados da empresa (CNPJ, endereço e razão social);
• Dados do colaborador (PIS, nome, função e CPF);
• Salário bruto sem os descontos;
• Número dos dias que foram trabalhados;
• Adicionais, se houver;
• Gratificações;
• Descontos (adiantamentos, atrasos e faltas);
• Descontos por contribuições;
• Porcentagem de desconto referente ao vale-transporte;
• Descontos não obrigatórios, como o plano de saúde;
• Salário líquido com os descontos já aplicados.

Ou seja, o holerite reúne informações que de fato são tão importantes para o colaborador quanto para a empresa.

Como funciona o holerite online?

Antes de tudo, para não ter dúvidas, o documento digital é o mesmo de um holerite físico. Aliás, o colaborador tem a liberdade de fazer a sua própria impressão caso precise utilizá-lo para qualquer tipo de transação ou compra.

Portanto, para fazer o holerite online as empresas possuem duas opções. A primeira é por meio de uma plataforma de RH online, na qual o colaborador terá um login e senha pessoal para realizar o acesso.

Já a segunda maneira de gerar um holerite online é encaminhando o documento todo mês pelo departamento pessoal.

Conclusão

Ao decorrer deste artigo, é possível notar a grande importância que o holerite tem tanto na rotina das empresas como na vida dos colaboradores.

Em outras palavras, da mesma maneira que uma empresa de aluguel de caçambas emite um documento oficializando seus serviços, o mesmo deve ocorrer com a emissão do holerite.

É muito importante que as organizações adotem esse documento como um de seus itens imprescindíveis nos processos internos.

No mais, esse demonstrativo de pagamento, por mais simples que possa parecer, possui um papel fundamental nas relações trabalhistas. Portanto, você colaborador ou empregador, não deixe de exigir/emitir este documento.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

Imagem de Oleksandr Pidvalnyi por Pixabay