As melhores práticas para uma boa estrutura organizacional
Assim como uma casa desorganizada não funciona corretamente, uma empresa sem uma boa estrutura organizacional também não.
Isso é uma lição administrativa para qualquer empresa, pois sem uma boa estrutura organizacional, existe uma grande dificuldade para controlar níveis de demanda e contratar funcionários no momento certo.
Assim como é difícil ter bons planos de carreira que satisfaçam os colaboradores e escolher bons líderes.
De forma resumida, podemos concluir que a produtividade fica comprometida sem um organograma funcional, e isso é um ponto de atenção para os empreendedores.
Afinal, o que é uma estrutura organizacional?
Trata-se da forma como um gestor vai alocar as pessoas dentro de uma empresa de modo que todo o potencial de cada uma delas seja aproveitado.
É a divisão de setores, cargos e tarefas em diferentes níveis hierárquicos, o que deve ser pensado de acordo com o estilo da empresa, o ramo de atuação e os objetivos do empreendedor.
Nas mais diferentes empresas, como uma fábrica de forno de ferro fundido, estruturas organizacionais diferentes influenciam diretamente na cultura organizacional como um todo.
Práticas e dicas para uma boa estrutura organizacional
Pontuamos a seguir 5 dicas muito importantes que descrevem boas práticas para a criação e o estabelecimento de uma boa estrutura organizacional.
1. Estude a amplitude administrativa do seu negócio
Se você não sabe o que é amplitude administrativa, é simples: identifique como será a hierarquia de cargos em sua empresa.
Essa escolha não é uma simples opção, pois depende do ramo de negócio em que sua empresa está inserida. Nesse sentido, as estruturas organizacionais são duas: vertical e horizontal.
Empresas de pulseira de identificação infantil que lidam com a criatividade com cerne no negócio costumam ter uma estrutura hierárquica horizontal.
Isso se reflete em um ambiente de trabalho mais colaborativo e com participação pró-ativa e espontânea dos colaboradores.
Nesse ambiente as tarefas não são repetitivas e podem mudar de hora em hora. O lado mais positivo é o sentimento geral de participação que tende a motivar a todos os funcionários.
Já em empresas verticais, a diretoria se situa no topo, distanciada e com poder centralizado. Essas empresas contam com uma estrutura mais engessada, o que não é totalmente negativo também.
Nesse ambiente os colaboradores são treinados e preparados, com atividades baseadas em trabalhos previsíveis, que não mudam do dia para a noite.
Existem também regras e procedimentos que precisam ser respeitados, e muitas pessoas preferem trabalhar nesse tipo de empresa, se sentindo mais seguro em ambientes mais conservadores.
Salientamos aqui que não se trata de escolher uma ou outra estrutura como bem entender, mas sim de optar para que melhor se insira em seu ramo de atividade, como a cravação de estacas.
2.Escolha uma estrutura organizacional adaptável à sua empresa
Os modelos mais comuns de organogramas são o funcional e o projetista, e vamos logo explicar o que é cada um deles.
Um organograma funcional trata de uma empresa que tem aquela divisão clássica de setores, como:
- O comercial;
- O marketing;
- O financeiro;
- O RH;
- A equipe de vendas.
Essas empresas geralmente fazem atividades repetitivas, muito especializadas e contam com planos de carreira pré-determinados.
Já no modelo projetista identifica-se uma empresa formada por núcleos interdependentes, que existem para resolver o problema do cliente do início ao fim.
Visualize em termos práticos: são normalmente escritórios de arquitetura, de advocacia ou consultorias, bem como pequenas lojas independentes em que você encontra o preço de grama sintética.
Essas empresas lidam com projetos periódicos, sendo impulsionadas pelo desafio, pelos riscos e com um plano de carreira bem mais flexível.
É fundamental conhecer a teoria, mas de forma prática as empresas não se prendem muito a um único modelo.
A grande maioria prefere misturar o funcional com os projetistas, e isso é visto como uma prática muito saudável, onde é possível aproveitar o melhor de cada um.
3.Monte uma base eficiente de comunicação
O recomendado é que não exista mais de 3 níveis hierárquicos entre o CEO da empresa e a linha de frente. Essa recomendação se dá devido ao fato de que muitos níveis dificultam a comunicação interna, que é essencial para o bom funcionamento da empresa.
Pense em uma situação na qual seu organograma demande um grande número de gerentes, subordinados e afins.
Quanto mais longa for a cadeia de comunicação, mais difícil será para a mensagem de um presidente chegar até todas as pessoas.
E o que pode ser ainda pior, pode chegar modificada, assim como acontece em uma brincadeira de telefone sem fio.
E o outro lado também sofre nesse caso, pois um CEO que não consegue receber da linha de frente da empresa as notícias, feedbacks e novidades que os clientes trazem, não consegue ser eficiente.
Afinal de contas, como é possível tomar as melhores decisões se a informação mais importante da empresa não chega até seus ouvidos?
Independentemente do organograma ser mais vertical ou mais horizontal, é importante que a atenção sobre a comunicação interna de sua empresa de estrutura metálica seja redobrada.
Lembre-se que o objetivo comum da empresa é um só, então todos precisam se sentir como parte de um todo, e o que vai propiciar isso é a comunicação interna quando feita de forma eficiente.
4.Saiba o momento certo de demitir ou contratar e planeje-se
Entre as grandes vantagens de se ter uma boa estrutura organizacional está o reflexo na produtividade, incluindo o correto planejamento da demanda.
Se a empresa faz uma previsão errada sobre a demanda de vendas, provavelmente terá prejuízo, seja na compra de material que vai ficar parado ou sofrendo com falta de produtos para colocar nas prateleiras.
O mesmo vale para outros setores, como os recursos humanos, portanto é preciso saber o momento certo para demitir ou contratar em sua empresa de eletroduto.
A balança só pode ser equilibrada com uma boa estrutura organizacional, que permite o desenvolvimento de processos objetivos de coleta e análise dos dados e o gerenciamento de indicadores de desempenho para o controle de estoques.
Essas informações devem ser organizadas em um bom software de gestão, que ajudará a empresa na área de logística e contratação.
Para saber se esse é o momento certo para contratar mais gente ou se é hora de desafogar os gastos, é preciso ter em mãos os dados da empresa, bem como as projeções corretas.
Planejar a demanda de trabalho de uma empresa é um grande desafio, mas trata-se de um ponto fundamental na saúde dela. E o sucesso só vem com um bom organograma.
5.Tenha um organograma desde o início da empresa
Nossa última dica talvez seja a mais importante: considere a estrutura organizacional de sua empresa de manutenção de elevadores desde o início. Isso possibilita que você tenha uma visão clara e objetiva da cultura organizacional que você pretende implementar.
Essa é a melhor forma de estabelecer como os resultados serão acompanhados e de identificar o perfil dos colaboradores que você pretende ter por perto. Assim você evita contratações de pessoas que não estão alinhadas com os objetivos da empresa.
O organograma é a “arrumação de sua casa”, possibilitando plenos conhecimentos de suas funções e entendimento de até onde podem chegar em nível hierárquico.
Isso facilita o planejamento de planos de carreira e otimiza a motivação de seus funcionários, tanto pelos desafios quanto pela segurança oferecidos pela sua empresa de viga de madeira.
Considerações finais
Seja qual for o tipo de estrutura organizacional adotada por sua empresa, é importante que você, como empreendedor, lembre-se sempre dos princípios da gestão, postulados por Henri Fayol, o grande teórico da administração, que são:
- Responsabilidade;
- Disciplina;
- Espírito empresarial;
- Remuneração justa;
- Os interesses do grupo prevalecem sobre o interesse pessoal.
Valorize a comunicação interna em qualquer tipo de organograma que seja usado em sua empresa, independentemente da quantidade de colaboradores.
A transmissão e a captação da mensagem devem ser claras para evitar transtornos. Esse cuidado deve ser redobrado em longas cadeias de comunicação.
As melhorias podem ser implementadas nas mais diversas formas, como com consultorias, eventos e treinamentos.
Qualquer ação que envolva a gestão empresarial deve ser realizada com cuidado, pois qualquer falha pode levar a resultados severos e até mesmo prejuízos.
Organize com cautela a demanda de atividades para aprimorar a estrutura, bem como as contratações e demissões, evitando o desequilíbrio.
Também é preciso ter cautela na gestão financeira ao avaliar a estrutura organizacional da sua empresa, pois é essencial assegurar a estabilidade dos recursos empregados para a produção.
Embora reduzir recursos seja importante para as empresas, não deve ser o único fator avaliado. A falta de planejamento neste sentido pode dificultar a produção de qualidade e até mesmo o bem-estar dos funcionários.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
