Como Fazer Contrato com Assinatura Eletrônica
Com a digitalização cada vez mais presente no mundo dos negócios, a necessidade de eficiência e praticidade se torna imperativa. Uma das ferramentas que têm revolucionado o modo como assinamos documentos é a assinatura eletrônica.
A assinatura eletrônica é uma forma de autenticação que permite a assinatura de documentos de forma digital. Diferente da assinatura manuscrita, a assinatura eletrônica utiliza tecnologias que asseguram a autenticidade e a integridade do documento.
A assinatura online pode ser uma imagem da assinatura manuscrita, uma sequência de caracteres ou até mesmo uma assinatura biométrica.
Tipos de Assinaturas Eletrônicas
Existem três tipos principais de assinaturas eletrônicas, cada uma com diferentes níveis de segurança:
- Assinatura Eletrônica Simples: Pode ser uma imagem digitalizada da assinatura manuscrita ou uma assinatura feita com o mouse ou uma caneta digital.
- Assinatura Eletrônica Avançada: Utiliza métodos que garantem a autenticidade, como verificação por e-mail ou SMS.
- Assinatura Digital: Um tipo específico de assinatura eletrônica que usa criptografia para garantir a segurança e a autenticidade do documento.
Vantagens de Usar Assinatura Eletrônica em Contratos
Economia de Tempo e Recursos
A assinatura eletrônica elimina a necessidade de imprimir, assinar manualmente, escanear e enviar documentos por correio ou fax. Isso resulta em uma significativa economia de tempo e recursos, tornando os processos mais eficientes.
Segurança e Autenticidade
Assinaturas eletrônicas, especialmente as avançadas e digitais, oferecem um alto nível de segurança. Elas utilizam tecnologias de criptografia que garantem que o documento não foi alterado após a assinatura, assegurando a integridade e a autenticidade do documento.
Conformidade Legal
Assinaturas eletrônicas são legalmente reconhecidas em muitos países, incluindo o Brasil, através de leis e regulamentações específicas. Isso significa que contratos assinados eletronicamente têm a mesma validade jurídica que aqueles assinados fisicamente.
Acessibilidade e Conveniência
Com a assinatura eletrônica, você pode assinar contratos a partir de qualquer lugar, utilizando dispositivos móveis ou computadores. Isso é especialmente útil para profissionais que trabalham remotamente ou em diferentes localidades.
Como Fazer um Contrato com Assinatura Eletrônica
Criar um contrato com assinatura eletrônica é um processo simples e pode ser feito utilizando diversas ferramentas e plataformas. Abaixo, descrevemos um passo a passo geral para orientar você nesse processo.
Escolha a Plataforma de Assinatura Eletrônica
Existem várias plataformas de assinatura eletrônica que oferecem recursos gratuitos e pagos, como DocuSign, Adobe Sign, HelloSign, entre outras. Escolha uma que atenda às suas necessidades e esteja em conformidade com as regulamentações legais de sua jurisdição.
Crie ou Faça o Upload do Contrato
Crie o contrato no formato digital (geralmente PDF) ou faça o upload de um documento existente na plataforma escolhida. Certifique-se de que todas as cláusulas e termos estão claramente definidos e revisados.
Adicione as Partes Envolvidas
Insira os detalhes das partes que precisam assinar o contrato. Isso pode incluir nomes, e-mails e outras informações de contato. As plataformas de assinatura eletrônica permitem enviar convites para assinar o documento via e-mail.
Posicione os Campos de Assinatura
Utilize a ferramenta da plataforma para adicionar campos de assinatura no documento. Posicione esses campos nos locais apropriados onde as partes devem assinar. Você também pode adicionar campos para iniciais, datas e outras informações necessárias.
Envie o Contrato para Assinatura
Após adicionar todos os campos necessários, envie o contrato para as partes envolvidas. A plataforma geralmente envia um e-mail com um link para acessar e assinar o documento.
Acompanhe o Processo de Assinatura
A maioria das plataformas permite que você acompanhe o status do documento, mostrando quem já assinou e quem ainda precisa assinar. Isso facilita o acompanhamento e a gestão do processo.
Armazene e Proteja o Contrato Assinado
Após todas as partes terem assinado o contrato, a plataforma geralmente oferece opções para baixar, armazenar ou compartilhar o documento assinado. Mantenha uma cópia segura do contrato para referência futura.
Considerações Legais e de Segurança
Validade Jurídica
Certifique-se de que as assinaturas eletrônicas são reconhecidas legalmente em sua jurisdição. No Brasil, a Medida Provisória 2.200-2/2001 regulamenta o uso de assinaturas eletrônicas e digitais, garantindo sua validade jurídica.
Segurança de Dados
Escolha ferramentas e plataformas que ofereçam alto nível de segurança e proteção de dados. Isso inclui o uso de criptografia e a conformidade com regulamentações como a GDPR (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) na Europa.
Armazenamento Seguro
Mantenha seus documentos assinados armazenados de forma segura, utilizando serviços de armazenamento na nuvem confiáveis ou soluções de gerenciamento de documentos empresariais.
Autenticação das Partes
Para garantir a segurança e a validade do contrato, é importante verificar a identidade das partes envolvidas. Plataformas de assinatura eletrônica frequentemente oferecem métodos de autenticação, como verificação por e-mail, SMS ou autenticação multifator.
Conclusão
A assinatura eletrônica oferece uma maneira moderna e eficiente de assinar contratos, trazendo inúmeras vantagens em termos de tempo, custo, segurança e conveniência.
Com as ferramentas e métodos descritos neste artigo, você pode facilmente criar e assinar contratos de forma eletrônica, garantindo a validade jurídica e a segurança dos documentos.
Adotar essa tecnologia é um passo importante para a modernização e a eficiência dos processos empresariais e pessoais, facilitando a gestão de contratos e reduzindo a necessidade de papel.
