Passo a passo: como integrar o Google Workspace com outras ferramentas?

Como integrar o Google Workspace com outras ferramentas? Essa é uma pergunta feita por muitos gestores e, em especial, algo que pode abrir as portas para um mundo de possibilidades em termos de eficiência, produtividade e colaboração em equipe.

Afinal, a integração do Google Workspace com outras ferramentas pode alavancar o potencial do seu negócio, melhorando a produtividade dos colaboradores e otimizando os processos em todos os departamentos.

Ainda que pareça difícil, a verdade é que existem ferramentas com integrações pré-construídas que não exigem de você conhecimento em programação.

Neste artigo, vamos mostrar como você pode integrar o Google Workspace com essas ferramentas, e quais são os principais ganhos que você terá com isso. Boa leitura!

O que é o Google Workspace?

O Google Workspace é um conjunto integrado de aplicativos de produtividade e colaboração baseados na nuvem, que foram desenvolvidos pelo Google. Eles ajudam as empresas e equipes a trabalhar de forma mais eficiente, permitindo a comunicação, a colaboração e, ainda, a organização em tempo real.

Os principais aplicativos incluídos no Google Workspace são:

• Gmail: serviço de e-mail seguro e eficiente;
• Drive: possibilita o armazenamento e a sincronização de arquivos em nuvem;
• Docs: processador de texto colaborativo online;
• Sheets: planilha colaborativa online;
• Apresentações: ferramenta de slides para apresentação;
• Meet: aplicativo de videoconferência e reuniões virtuais;
• Calendar: calendário online para gerenciamento de eventos e agendas;
• Forms: ferramenta para criar pesquisas, questionários e formulários;
• Sites: plataforma para criar e hospedar sites sem a necessidade de codificação;
• Chat: aplicativo de mensagens instantâneas para comunicação em tempo real entre os membros da equipe.

Além desses aplicativos principais, o Google Workspace oferece outros recursos e funcionalidades, como a possibilidade de administrar e gerenciar dispositivos móveis, segurança avançada e, em especial, o Google Vault para arquivamento.

Vale destacar que o Google Workspace está disponível em diferentes planos de assinatura, com preços e recursos variados para atender às necessidades de empresas de diferentes portes e setores.

Um dos seus grandes diferenciais é que a solução também pode ser integrada com outras ferramentas por meio de APIs. Veremos isso a seguir.

O que são os APIs e como agilizam a integração com outras ferramentas?

APIs, ou Interfaces de Programação de Aplicativos (Application Programming Interfaces), são conjuntos de regras, protocolos e ferramentas que permitem a comunicação e a troca de informações entre diferentes sistemas e aplicativos de software.

Em termos simples, as APIs funcionam como “pontes” que conectam sistemas distintos, facilitando a integração e a interoperabilidade entre eles.

Nesse sentido, as do Google Workspace são um conjunto de APIs específicas desenvolvidas pelo Google para propiciar que desenvolvedores e administradores de sistemas integrem e estendam as funcionalidades dos aplicativos do Google Workspace com outros aplicativos e serviços.

Por exemplo, é possível criar um aplicativo personalizado que acesse e gerencie dados no Google Drive ou no Google Calendar, integrando-se com outras ferramentas e sistemas de acordo com as demandas e particularidades da organização.

Como fazer a integração do Google Workspace com outras ferramentas em 7 passos?

A integração do Google Workspace com outras ferramentas pode variar dependendo das plataformas e dos serviços específicos que você deseja conectar. No entanto, aqui está um guia geral, passo a passo, para ajudar você com a integração do Google Workspace:

1. Identifique as ferramentas e os aplicativos que você deseja integrar

Faça uma lista de ferramentas e aplicativos que você deseja conectar ao Google Workspace, considerando as necessidades da sua equipe e os benefícios que cada integração pode proporcionar.

2. Verifique a compatibilidade e as opções de integração disponíveis

Para cada ferramenta e aplicativo, é preciso verificar se há integrações pré-construídas disponíveis. Algumas plataformas, como Trello, Asana e Salesforce, já têm integrações prontas para uso com o Google Workspace.

Portanto, analise a documentação das ferramentas específicas ou visite suas respectivas lojas de aplicativos e integrações para mais informações.

3. Considere o uso de plataformas de automação e integração

Se uma integração pré-construída não estiver disponível ou se você deseja criar uma integração personalizada, considere o uso de plataformas de automação e integração como Zapier, Integromat ou Automate.io.

Essas ferramentas facilitam a conexão entre diferentes aplicativos sem a necessidade de programação. Caso contrário, será preciso ter uma equipe para construir as APIs.

4. Configure as integrações e automações

Siga as instruções específicas para cada integração e conecte suas contas do Google Workspace às outras ferramentas e aplicativos. Isso geralmente envolve fornecer credenciais de acesso, configurar permissões e selecionar os eventos e ações desejados.

5. Teste e valide as integrações

Após configurar as integrações, teste-as para garantir que estejam funcionando corretamente e fornecendo os resultados esperados.

Averigue se as informações estão sincronizadas corretamente entre os aplicativos e se as automações estão executando as ações desejadas.

6. Treine sua equipe e monitore o uso das integrações

Certifique-se de que todos os membros da equipe estejam cientes das novas integrações e saibam como usá-las. Isso é essencial para garantir uma melhor produtividade.

Forneça, portanto, treinamento e recursos, conforme necessário, e monitore o uso das integrações para garantir que estejam melhorando a eficiência e a produtividade do time.

7. Mantenha as integrações atualizadas e otimizadas

Revise periodicamente as integrações e automações para garantir que estejam funcionando corretamente e fornecendo valor contínuo à equipe. Faça ajustes e atualizações conforme necessário, e esteja atento a novas integrações e recursos que possam ser benéficos.

Vale a pena integrar o Google Workspace com outras ferramentas?

Sim, vale a pena integrar o Google Workspace com outras ferramentas, especialmente se isso resultar em melhorias significativas em termos de produtividade, eficiência e colaboração da equipe.

Afinal, ao aumentar a produtividade, as integrações facilitam a troca de informações entre diferentes plataformas e aplicativos, e os membros da equipe podem se concentrar em suas tarefas principais, em vez de gastar tempo alternando entre várias ferramentas e sistemas.

Isso reduz a sobrecarga cognitiva e simplifica os fluxos de trabalho, proporcionando uma experiência de usuário mais unificada.

Vale destacar que a integração também melhora a comunicação e a colaboração entre os funcionários. Aliás, quando as ferramentas e os aplicativos estão conectados, é mais fácil compartilhar informações, discutir questões e tomar decisões de maneira eficiente.

Além disso, a integração pode otimizar e automatizar processos de negócios. Ao automatizar tarefas rotineiras, os colaboradores podem se concentrar em atividades de maior valor que impulsionam o crescimento e a inovação da empresa.

No entanto, é importante considerar as demandas da sua equipe ao escolher quais integrações implementar. Certifique-se de que elas atendam às suas necessidades e ajudem a resolver os desafios que o time enfrenta no dia a dia.

Este post foi escrito pela equipe da Safetec, que contribui para a inovação na forma de trabalhar das organizações, por meio de soluções de computação em nuvem focadas em comunicação, colaboração e produtividade.

Foto de Nathana Rebouças na Unsplash