Como se preparar para montar um bom evento corporativo

Redação

Você sabe como montar um evento de forma organizada? De fato, os gestores que realizam eventos empresariais devem saber como estruturar e organizar adequadamente, independentemente qual for o tema.

De fato, uma boa cultura organizacional deve valorizar a interação entre equipes, parceiros e clientes, de forma a considerar uma programação mensal, semestral e anual com eventos corporativos.

Assim, por exemplo, uma empresa de tinta vinílica que alcançou resultados expansivos durante o ano, pode realizar um evento para reunir toda a equipe e comemorar as metas alcançadas durante o ano.

Mas você sabe como organizar um evento corporativo e ter ideias para estruturar um? Na verdade, não é um bicho de sete cabeças realizar um evento, no entanto, são vários processos e detalhes muito importantes para que seja um bom evento.

Pensando em ajudar você a estruturar um evento, preparamos este artigo para esclarecer tudo sobre o tema eventos corporativos, o que é e quais os passos importantes para realizar um. Confira!

O que é um evento corporativo?

Antes de mais nada, vamos esclarecer o que é um evento corporativo. Basicamente, um evento corporativo consiste em realizar uma reunião que visa abordar questões com tendências mercadológicas e institucionais, ou com vários temas de interesse da empresa.

Além disso, os eventos podem ser utilizados como estratégia para ações internas, bem como para comunicar algum posicionamento ou informação importante a clientes e parceiros. Resumidamente, esses eventos são uma ótima oportunidade para:

Gerar comunicação interna e externa;
Gerar negócios;
Lançar um produto;
Anunciar um novo evento;
Fomentar um relacionamento;
Realizar networking.

Portanto, se você tem uma empresa fornecedora de fitilhos e quer tornar a cultura organizacional mais integrada e movida pelos valores, visões e missão estabelecidas, os eventos podem ser uma ótima ferramenta.

Como organizar um evento corporativo?

Vamos agora detalhar os passos importantes para organizar um evento corporativo de forma funcional e estrutural. Veja a seguir todas as dicas:

Comece a organizar seu evento com antecedência

O primeiro passo para promover um evento corporativo de sucesso é organizá-los com bastante antecedência, afinal, eventos de última hora tendem a ser muito mais caros e mais propensos a erros.

Então comece a pensar no tema, no buffet, na lista de convidados, nas atrações, no espaço e na cenografia para stands que vai usar para o seu evento com pelo menos um mês de antecedência.

O mais indicado é criar um calendário anual de eventos da empresa, o que permite uma organização mais funcional, até mesmo na questão do orçamento. Pois não adianta querer “conciliar” para conseguir todo o dinheiro disponível para um evento faltando pouco tempo.

Estabeleça metas claras e alcançáveis

Além de começar a organizar o evento com antecedência, é preciso que antes de tomar qualquer decisão, você se reunir com sua equipe para identificar os resultados que deseja, e trace os possíveis caminhos para alcançá-los.

Saber onde sua empresa está e para onde quer que ela vá, é importante para alinhar as expectativas de todos os envolvidos para a produção do evento.

Se você não sabe como começar, tente responder às perguntas abaixo:

Por que devo organizar este evento?
Que público espero atingir com a realização deste evento?
Quais os resultados estou tentando alcançar?
Qual a experiência quero proporcionar aos meus participantes?

Alinhando todas essas perguntas, fica bem mais fácil estruturar tudo que ocorrerá no evento, e também fica bem próximo de alcançar os resultados esperados.

Isso significa que antes de sair contratando fornecedores, profissionais e equipes para promover o evento, é preciso ter esse ponto de planejamento e definição prévia.

Escolha bem a data e o local do seu evento

Esta decisão é fundamental para o bom funcionamento de todo o evento em si. Afinal, por se tratar de um evento corporativo, pode ser realizado internamente, principalmente para equipes.

Porém, se a empresa não possui um espaço adequado, ou se a ideia é proporcionar novas experiências – tirar as pessoas da rotina e inspirar novos insights– o ideal é buscar outro espaço para o evento.

A data também precisa ser marcada com antecedência, afinal, às vezes é importante pensar em fornecer caixa de papelão correios para convidar os palestrantes de fora de forma autêntica e personalizada, por exemplo.

Por isso é importantíssimo que as empresas incluam um programa de eventos anualmente, tanto por questões financeiras como para analisar para que período do ano é mais adequado.

Atente-se aos fornecedores

Parte da organização de um evento corporativo consiste em evitar surpresas desnecessárias e para isso, prestar atenção aos mínimos detalhes é algo indispensável.

Uma dica para ajudar você quanto a essa questão é realizar a lista de fornecedores o mais rápido possível, e incluir desde os fornecedores de haste para plantas ornamentais para decorar o espaço do ambiente, até os fornecedores do buffet.

Afinal, é preciso pesquisar os melhores negócios, fazer um orçamento, agendar reuniões, ajustar prazos e isso leva tempo, então comece agora!

Monte a equipe responsável pela organização

É importante formar uma equipe com pessoas preparadas, que tenham “espírito de unidade”, ou seja, que saibam trabalhar em equipe, e que já tenham experiência com realização de eventos.

O indicado é contratar uma assessoria de imprensa com uma equipe que já possui cursos e certificados na área, um bom portfólio e bom histórico com clientes anteriores, e que já sabem lidar com fornecedores e tendem a ser mais pragmáticos e organizados.

Afinal, assim como é necessário que um profissional que queira operar no setor industrial faça um c urso de operador de empilhadeira, é necessário que também um profissional de assessoria de imprensa tenha realizado cursos e tenha tido bom histórico profissional.

Também pode ser uma profissional da área de comunicação e marketing especializado em eventos corporativos.

Assim, ele terá facilidade de lidar com pessoas, além de ter conhecimento de campanhas, comunicação interna e outras ferramentas para facilitar tais ações.

Faça uma lista com todas as etapas do planejamento

Nada melhor do que organizar um evento corporativo com a ajuda de uma lista de tarefas bem completa, com todas as etapas do planejamento a fim de não se perder os detalhes importantes.

Sem contar que, com uma lista, fica bem melhor para marcar todos os itens que foram completados, e ter uma visão mais ampla de tudo que ainda falta para organizar e planejar.

É sempre a melhor maneira de organizar e seguir um plano de desenvolvimento do projeto.

Afinal, não devemos simplesmente confiar no cérebro e esperar que ele se lembre por si só, pois é super normal esquecer detalhes importantes. Faça um checklist para os eventos da empresa e tudo ficará mais fácil.

Para ajudar, concentre esta lista de verificação em tudo o que você precisa para o seu evento e marque cada etapa à medida que avança até que tudo esteja pronto.

Você pode usar um aplicativo de controle de missões completadas e missões a fazer, como o Google Keep, que permite criar listas divididas por cartões.

Escolha um bom horário e data para todos

Organizar um evento corporativo, principalmente no final do ano, pode ser um desafio para todos (ou para a maioria) de seus convidados. O dia da semana e a hora em que o evento ocorre também são fatores relevantes.

Portanto, concentre-se nos finais de semana, como na sexta-feira, quando o expediente termina, e atente-se para escolher uma data em que pelo menos a maioria das pessoas possam estar presentes e aproveitar o evento de forma leve.

Ou seja, é importante encontrar datas em que a equipe não esteja de férias. Por exemplo, se você deseja comemorar o Natal em sua empresa, organize o evento com uma ou duas semanas de antecedência.

E não se esqueça de convidar todos com antecedência e certificar-se de que todos saibam os detalhes importantes do evento, como local, ponto de referência, horário, etc.

Inovação

Para fazer o melhor evento possível hoje em dia, é preciso inovar. Portanto, desde o convite para o evento, é preciso dar um toque especial e diferenciado, você pode fazer convites com hot stamping dourado e até mesmo organizar jogos para eventos corporativos,

Os jogos podem envolver e facilitar a interação entre as pessoas nos eventos, e as brincadeiras relacionadas ao tema são uma ótima forma de fortalecer os laços também, o que contribui para que mais pessoas queiram participar nos próximos eventos.

Além disso, pode ser usado até mesmo um clipe nasal para máscara nos eventos para promover um diferencial e inovação até na proteção.

Além de promover uma gestão e um desempenho empresarial mais eficaz, a inovação nos eventos é de grande importância para construir melhores resultados.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.