Saiba como garantir a produtividade da equipe de suporte com 5 dicas!

A produtividade da equipe de suporte é um componente vital para a satisfação do cliente e a eficiência operacional em qualquer organização. Por isso é crucial ter atenção a esse ponto.

A mais recente pesquisa Zendesk Cx Trends 2023 confirma essa visão, revelando que 70% dos clientes têm uma experiência mais positiva quando seus problemas são resolvidos rapidamente, destacando a importância de uma equipe altamente produtiva.

No entanto, a produtividade não é apenas uma questão de velocidade, mas também de colaboração eficaz. Para conquistá-la é preciso adotar algumas medidas na sua empresa.

E neste artigo vamos mostrar as melhores práticas para a equipe de suporte e as estratégias para melhorar a produtividade no seu negócio. Boa leitura!

Por que é importante melhorar o desempenho da equipe de suporte?

Melhorar o desempenho da equipe de suporte é importante por uma série de razões. Afinal, os atendentes são muitas vezes o primeiro ponto de contato que os clientes têm com a empresa.

São eles que resolvem os problemas e respondem a perguntas, o que significa que a percepção que um consumidor tem de uma organização pode ser diretamente influenciada pela eficácia da equipe.

Se o time é capaz de lidar com questões de maneira eficiente, isso cria uma impressão positiva que pode resultar em maior fidelidade do cliente.

No entanto, se a equipe estiver sobrecarregada ou desorganizada, há um aumento do estresse e uma menor satisfação no trabalho, impactando diretamente no atendimento e na imagem do seu negócio.

Por isso é tão importante pensar em adotar alguns conceitos que levem a uma maior produtividade do time, pois isso representa maior satisfação do usuário.

Quais os benefícios em aumentar a produtividade e colaboração?

Aumentar a produtividade e colaboração dentro da equipe de suporte é uma estratégia que traz benefícios inegáveis, tanto para a empresa quanto para os clientes.

Quando implementada com sucesso, essa combinação potencializa a capacidade de resposta do time que passa a atender um volume maior de solicitações de forma mais rápida e precisa. Dentre os principais benefícios podemos destacar:

Melhoria na satisfação do cliente

Com respostas mais rápidas e soluções mais precisas, a experiência do cliente se torna muito mais positiva, o que pode levar a uma maior fidelização. Afinal, o consumidor entenderá que quando precisa resolver um problema, isso se dará rapidamente.

Eficiência operacional

Uma equipe mais produtiva e colaborativa pode lidar com um maior volume de solicitações, melhorando a eficiência geral e, potencialmente, economizando recursos. Sem contar que a redução no tempo de atendimento também gera economia para o negócio.

Crescimento do conhecimento coletivo

Quando a colaboração é incentivada, a equipe de suporte se torna mais integrada, melhorando o compartilhamento de conhecimento e experiência entre os membros do time, o que evidencia a importância de se investir nessa colaboração.

Aumento do engajamento da equipe

Um ambiente de trabalho colaborativo contribui para melhorar o engajamento e a satisfação dos funcionários, reduzindo a rotatividade e melhorando a retenção de talentos.

5 dicas para ter uma equipe de suporte eficiente

Agora que já vimos a importância de promover a colaboração, vamos mostrar como otimizar a produtividade e suporte de todo o time.

1. Descentralize as responsabilidades

A descentralização de responsabilidades garante mais poder aos membros da equipe para tomar decisões e resolver problemas de maneira autônoma.

Ao atribuir responsabilidades específicas aos colaboradores, você está promovendo a confiança e a autonomia, ao mesmo tempo que aumenta a eficiência.

Cada membro do time se torna um especialista em sua área de responsabilidade, o que pode levar a resoluções de problemas de forma mais rápida e precisa.

No entanto, é essencial que a equipe se sinta apoiada e tenha acesso aos recursos e informações necessárias para desempenhar suas funções com eficácia.

2. Dê feedbacks com frequência

O feedback é uma ferramenta crucial para o desenvolvimento profissional. É importante oferecer feedbacks regulares e construtivos que ajudem os funcionários a entender onde estão indo bem e onde há espaço para melhorias.

Também é importante reconhecer o trabalho bem feito e os progressos realizados. Ao fazer isso, você está incentivando a melhoria contínua, construindo confiança e fortalecendo o espírito de equipe.

3. Invista em treinamentos

O treinamento regular é uma parte primordial do desenvolvimento da equipe. Isso não só mantém o time atualizado sobre as últimas tendências e técnicas, mas também ajuda a aprimorar suas habilidades e conhecimentos.

Investir em treinamento demonstra aos colaboradores que a empresa valoriza suas contribuições e está disposta a investir em seu crescimento profissional.

O treinamento pode variar desde soft skill até hard skill dependendo da estratégia que a organização está adotando. O ideal é que a companhia invista tanto em um tipo de treinamento quanto outro.

4. Crie confiança entre os membros

A confiança é a base para o sucesso. Quando se tem confiança, a colaboração se torna mais fácil, pois há uma maior promoção de ideias, bem como uma melhor resolução dos problemas.

Ela pode ser construída através de comunicação aberta e honesta, consistência nas ações e transparência nas decisões. Além de que, quando se dá autoridade para os atendentes tomarem decisões importantes, isso também traz confiança.

Dessa forma, criar um ambiente onde todos se sintam seguros para compartilhar ideias e expressar preocupações melhora os resultados e aumenta a satisfação no trabalho.

5. Ofereça um plano de carreira

Por fim, um plano de carreira claro mantém a motivação e o engajamento, fornecendo uma visão de potencial crescimento de um colaborador dentro do negócio, demonstrando que há oportunidades para avançar e desenvolver sua carreira.

Isso não só retém os funcionários, como também atrai talentos de alta qualidade que buscam oportunidades de crescimento em longo prazo.

Isso sem dizer que o desenvolvimento de habilidades e conhecimentos por meio de progressão na carreira faz com que o time se torne mais produtivo e eficiente. E você, está procurando aumentar a produtividade da sua equipe de suporte?

Imagem de Pete Linforth por Pixabay