Microsoft Teams: O futuro do trabalho – o bom, o ruim e o desconhecido

Como uma mudança repentina e global para o trabalho remoto pode ter mudado o trabalho para sempre

Por Jared Spataro, Vice Presidente Corporativo, Microsoft 365

Nos últimos quatro meses, o trabalho mudou drasticamente. Mas essas mudanças vão persistir no futuro? Nosso segundo relatório Índice das Tendências de Trabalho explora essa ideia combinando insights de três fontes: tendências sobre como nossos clientes usam nossas ferramentas; achados da pesquisa de Harris Poll com mais de 2 mil trabalhadores remotos em seis países¹; e conclusões de mais de 30 projetos de pesquisa por meio da Microsoft que procuraram entender a experiência dos trabalhadores remotos atualmente via enquetes, entrevistas, estudos diários, grupos focais, e estudos do cérebro humano.

Nosso objetivo com essa pesquisa é descobrir os bons e maus aspectos do trabalho remoto para que possamos acelerar o desenvolvimento de produtos nas áreas certas, antecipar como o trabalho irá mudar no futuro e ajudar nossos clientes a prosperar nesse novo mundo do trabalho. Leia nossas principais descobertas.

Ondas cerebrais revelam – fadiga de reunião remota é real

Um ponto negativo do trabalho remoto comumente discutido é que pode parecer mais desafiador ou cansativo do que pessoalmente. Pesquisadores do nosso Laboratório de Fatores Humanos recentemente se propuseram a entender esse fenômeno. As reuniões remotas de trabalho e vídeo realmente sobrecarregam nosso cérebro mais do que o trabalho pessoal? A ciência do cérebro sugere que sim.

Colaboração remota é mais difícil, mas a transição de volta para o pessoal tão difícil quanto

Em um estudo, a equipe pediu a 13 duplas para completar tarefas semelhantes juntas – uma vez pessoalmente e outra remotamente. Os participantes usavam um dispositivo EEG (Eletroencefalograma) que monitorava as alterações nas ondas cerebrais. O estudo descobriu que colaboração remota é mais desafiante mentalmente do que a feita pessoalmente. Especificamente, os padrões de ondas cerebrais associados ao estresse e excesso de trabalho eram muito maiores quando a colaboração era remota do que presencial. Mas eles descobriram algo inesperado também: se a dupla trabalhasse junto primeiro remotamente, suas ondas cerebrais sugeriam que era mais difícil para eles trabalharem juntos pessoalmente depois. Parece que a conexão social e as estratégias de trabalho criadas ao trabalhar pessoalmente são transferidas para um ambiente remoto, mas o contrário é falso. Esse estudo forneceu dois aprendizados importantes. Em um mundo que está caminhando para um trabalho mais remoto, as pessoas consideram o trabalho remoto mais desafiante mentalmente. Mas também, à medida que as pessoas retornam ao trabalho pessoal mais frequente à medida que a pandemia diminui, pode parecer mais difícil do que antes da COVID-19.

Videoconferências levam à fadiga

Um segundo estudo constatou que os indicadores de ondas cerebrais associados ao excesso de trabalho e estresse são significativamente mais altos em videoconferências do que em trabalhos que não são realizados em reuniões como escrever e-mails. Além disso, devido aos altos níveis de concentração sustentada, a fadiga começa a se estabelecer em 30-40 minutos em uma reunião. Olhando para os dias cheios de videoconferências, o estresse começa a se estabelecer em cerca de duas horas no dia. A pesquisa sugere vários fatores que levam a esse sentimento de fadiga: ter que se concentrar continuamente na tela para extrair as informações relevantes e permanecer engajado; mensagens não verbais reduzidas que ajudam a ler a sala ou a saber de quem é a vez de falar; e compartilhamento de tela com pouca visão das pessoas com as quais você está interagindo.

Para ajudar com isso, nós recomendamos fazer intervalos regulares a cada duas horas para permitir que o seu cérebro recarregue, limitar conferências a 30 minutos, ou conciliar longas reuniões com pequenos intervalos quando possível.

Para ajudar a resolver esses desafios por meio da nossa tecnologia, hoje também lançamos uma série de atualizações para o Teams projetadas para criar uma conexão mais humana com as pessoas que você trabalha e reduzir as fadigas das videoconferências – duas delas são o Modo Juntos e a Visualização Dinâmica.

Modo Juntos é uma nova opção na experiência de reuniões no Teams que usa tecnologia de segmentação de IA para colocar digitalmente os participantes em um plano de fundo compartilhado. A exibição faz parecer que você está sentado na mesma sala, o que reduz distrações de fundo, facilita a captação de mensagens não verbais, e faz com que a conversa seja mais natural. A exibição é ótima para atividades como brainstorms e mesas redondas onde várias pessoas estão falando. Uma pesquisa anterior² usando biossensores que medem a atividade cerebral mostrou que o cérebro exerce menos esforço ao participar de uma reunião usando o Modo Juntos quando comparado à exibição convencional em grade. Isso sugere que o modo Juntos pode ajudar com a sensação de fadiga que alguns trabalhadores remotos estão experimentando.

Visualização Dinâmica – Também fizemos um conjunto de aprimoramentos na exibição tradicional do Teams para tornar as reuniões mais interessantes. Usando IA, as reuniões otimizam dinamicamente o conteúdo compartilhado e a participação por vídeo. Novos controles também permitem que você personalize a visualização para se adequar às suas preferências e necessidades, como a capacidade de mostrar conteúdo compartilhado e especificar participantes lado a lado, ou minimizar o conteúdo compartilhado para ver mais o público para o qual que você está apresentando.

Outras descobertas
A pandemia pode ter mudado a cultura organizacional para sempre
O horário de trabalho das 9 às 5 pode estar desaparecendo
Os escritórios físicos não desaparecerão no futuro do trabalho

A pandemia pode ter mudado a cultura organizacional para sempre

Em toda nossa pesquisa, um dos temas mais consistentes foi que essa circunstância única acelerou a mistura de trabalho e vida – o que poderia suavizar a dinâmica do local de trabalho para sempre.

Mais da metade dos pais que pesquisamos (54%) disse que está sendo difícil equilibrar as demandas domésticas enquanto trabalha em casa. Esse fardo foi sentido mais fortemente pelos millenials – que atualmente são a maior geração na força de trabalho dos EUA – e pelos novos participantes da força de trabalho, a geração Z. Isso pode ser porque esse grupo provavelmente está encarregado de cuidar de crianças mais novas ou compartilhar espaços de trabalho com colegas de quarto enquanto gerencia um emprego em período integral.

“Com quatro pessoas em casa agora, fica difícil encontrar seu próprio espaço.” – Information Professional (Profissional da era Informação)

Embora equilibrar os cuidados com as crianças com o trabalho remoto possa ser temporário, isso pode mudar a maneira como nos sentimos em relação a nossos colegas de trabalho a longo prazo. 62% das pessoas pesquisadas disseram que se sentem mais empáticas com os colegas agora que têm uma visão melhor da vida em casa. Esse sentimento foi especialmente pronunciado na China e no México, onde 91% e 65% dos pesquisados se sentiram mais empáticos, respectivamente.

“Nós aceitamos o trabalho de casa como estilo de vida. Na minha empresa, eles disseram que você pode dedicar tempo durante o dia para lidar com as crianças e se conectar mais tarde. Eu sinto um alívio por entenderem o impacto que isso tem, ter seus filhos em casa” – Information Professional (Profissional da era Informação)

Em alguns casos, a mudança para um trabalho mais remoto também está tornando o trabalho mais inclusivo. Mais da metade (52%) das pessoas pesquisadas sentiram-se mais valorizadas ou incluídas como colaborador remoto nas reuniões porque todo mundo está agora na mesma sala virtual. Esse sentimento foi mais fortemente mantido por pessoas na China (65%) e Alemanha (57%). Vimos também que os chats em reuniões se tornaram um canal para mais pessoas compartilharem sua perspectiva. Especificamente, as mensagens do chat nas reuniões do Teams aumentaram mais de 10 vezes, de 1 de março a 1 de junho.

“Agora que todos estão no Teams, estamos todos no mesmo ‘pé de igualdade’.” – Information Professional (Profissional da era Informação)

“Participantes remotos costumavam ser invisíveis, mas não mais.” – Information Professional (Profissional da era Informação)

O horário de trabalho das 9 às 5 pode estar desaparecendo

Em nosso último relatório, vimos, de 1 a 31 de março, que o tempo médio entre o primeiro e o último uso do Teams de nossos clientes aumentou em mais de uma hora. Nesse relatório, nós exploramos esse conceito ainda mais – o horário das 9h às 17h e semana de trabalho de cinco dias estão desaparecendo? Os dados sugerem que sim. No Teams, as pessoas estão trabalhando mais frequentemente nos períodos da manhã e da noite, mas também nos fins de semana. Os chats do Teams das 8h às 9h e das 18h às 20h cresceram mais do que qualquer outra hora do dia – entre 15% e 23%. O trabalho no fim de semana também está aumentando – os chats do Teams aos sábados e domingos aumentaram mais de 200%.

“Se tivermos um horário de trabalho mais flexível, podemos ser mais produtivos. Eu posso fazer pausas e não me sentir mal com isso.” – Information Professional (Profissional da era Informação)

“Minhas horas estão ficando mais longas … É um ponto muito real, já estivemos conectados anteriormente, mas agora nossos laptops estão sentados conosco na cozinha, e as pessoas precisam de atualizações rápidas.” – Information Professional (Profissional da era Informação)

Para ajudar nossos clientes a gerenciar melhor seu tempo nesse novo ambiente, temos recursos no Teams como um status de foco que informe à sua equipe que você precisa reservar um tempo no seu calendário para o trabalho focado. Você também pode definir horários e dias tranquilos para silenciar as notificações no Teams quando desejar. Nas próximas semanas, lançaremos a extensão de mensagens Reflect no Teams, que oferece aos gestores uma maneira fácil de fazer check-in com suas equipes sobre tópicos como equilíbrio entre vida profissional e pessoal. As perguntas de check-in personalizáveis e sugeridas abrangem vários tópicos e são projetadas para avaliar o bem-estar emocional da equipe. As respostas podem ser públicas para a equipe ou anônimas.

Vemos essa mistura de trabalho e vida como uma tendência duradoura no local de trabalho, com potencial para a tecnologia ajudar a aliviar alguns dos desafios que vêm com ela. Você verá que continuamos inovando nas áreas de análise organizacional e bem-estar dos funcionários em um futuro próximo.

Escritórios físicos não desaparecerão no futuro do trabalho

Muitos trabalhadores em todo o mundo passaram os últimos quatro meses trabalhando remotamente pelo menos em período parcial. Como as equipes se ajustaram a esse normal, muitos estão se perguntando – os escritórios físicos desaparecerão no futuro do trabalho? Nossa pesquisa indica que o trabalho provavelmente será uma mistura fluida de colaboração pessoal e remota.

Por exemplo, 82% dos gestores pesquisados espera ter políticas de trabalho em casa mais flexíveis pós-pandemia. Enquanto isso, 71% dos funcionários e gestores relataram o desejo de continuar trabalhando em casa pelo menos em período parcial. Também ouvimos sentimentos semelhantes em nosso grupo focal.

“Se seu chefe não podia vê-lo nos velhos tempos, isso significava que você não estava trabalhando … desde que você possa fazer as coisas, realmente não deve importar onde você está.” – Tomador de Decisão

Ainda assim, nossa pesquisa descobriu vários pontos negativos associados ao trabalho em casa. Quase 60% das pessoas pesquisadas se sente menos conectado aos colegas desde que trabalham remotamente com mais frequência. Na China, esse número subiu para 70%.

Além disso, apenas 35% dos entrevistados em um estudo³ têm um escritório dedicado em casa. E apenas 5% das pessoas que pesquisamos em nossa Harris Poll vivem sozinhas. Portanto, não é surpresa que distrações, problemas de conexão e falta de ambientes de trabalho ergonômicos tenham sido observados ao longo de nossa pesquisa como alguns dos principais pontos negativos do trabalho remoto. Isso indica que, embora o futuro do trabalho seja mais remoto do que nunca, o espaço físico do escritório – que traz benefícios como conexão, espaços de trabalho ergonômicos e oportunidades para conexão social e vínculo de equipe – provavelmente continuará sendo uma parte essencial do futuro do trabalho.

“Ao trabalhar em casa, estou sentado à mesa da sala de jantar. No escritório, eu poderia ter um teclado, duas telas e uma cadeira confortável.” – Information Professional (Profissional da era Informação)

“Definitivamente, houve alguns problemas, porque há várias pessoas trabalhando remotamente aqui, e tivemos alguns problemas de Wi-Fi.” – Information Professional (Profissional da era Informação)

Conclusão

Ao todo, essa mudança global para o trabalho remoto criou oportunidades e desafios para o futuro das nossas forças de trabalho. Do lado positivo, a circunstância única de trabalhar e aprender em casa como uma família criou mais empatia entre colegas de equipe e mudou a percepção de gestores e funcionários que o trabalho pode ser feito remotamente. Também tornou o trabalho mais inclusivo para colaboradores remotos.

Do lado desafiador, um trabalho mais remoto pode levar a horas de trabalho prolongadas, fadiga de reuniões e conexões pessoais perdidas, como conversas espontâneas nos corredores, que podem unir uma equipe e facilitar a colaboração. E a falta de espaços de trabalho em casa conectados e confortáveis continua sendo um desafio à produtividade para a maioria de nós.

Na Microsoft, temos uma oportunidade única de ajudar nossos clientes a aproveitar ao máximo as oportunidades e, ao mesmo tempo, enfrentar seus desafios. Esperamos que você descubra que, à medida que o mundo do trabalho evoluiu, nossas ferramentas também – e que, enquanto todos navegamos na mudança acelerada de um tempo sem precedentes, estamos cumprindo nossa missão de ajudar todos os indivíduos e organizações do planeta a alcançar mais.

A Microsoft leva a privacidade a sério. Removemos todos os dados pessoais e de identificação da organização, como o nome da empresa, antes de usá-los para produzir relatórios. Nunca usamos conteúdo do cliente, como informações, e-mail, chat, documento ou reunião para produzir relatórios. Nosso objetivo é descobrir e compartilhar tendências gerais do local de trabalho a partir de dados agregados do Microsoft Graph.

¹ Pesquisa Harris Poll encomendada pela Microsoft entre 26 e 30 de maio de 2020, com cerca de 2.285 adultos com idade acima de 18 anos e que estão trabalhando remotamente nos EUA, Reino Unido, Alemanha, Itália, México e China.  

² Estudo realizado pela Microsoft usando monitoramento fisiológico de sinais (EEG) em junho de 2020 para comparar a atividade cerebral das pessoas que alternaram sistematicamente entre duas visualizações de reuniões no Microsoft Teams: Modo Juntos e exibição em grade. O visual mostra a atividade cerebral média entre os sujeitos da pesquisa. O código de cores reflete a quantidade total de energia omitida de diferentes ondas cerebrais.  

³ Um estudo em andamento realizado pela Microsoft descobriu que, durante o processo de triagem, 35,3% dos profissionais da era da informação em tempo integral (N=570) trabalham remotamente em um escritório doméstico dedicado.

Microsoft

A Microsoft habilita a transformação digital na era da nuvem inteligente e da fronteira inteligente. Sua missão é empoderar cada pessoa e cada organização no planeta a conquistar mais. A empresa está no Brasil há 31 anos e é uma das 120 subsidiárias da Microsoft Corporation, fundada em 1975. Em 2019, a empresa investiu mais de R$ 48 milhões levando tecnologia gratuitamente para 2.038 ONGs no Brasil, beneficiando vários projetos sociais. Desde 2011, a Microsoft já apoiou mais de 7.100 startups no Brasil por meio de doações de mais de US$ 200 milhões em créditos de nuvem.  

Imagem de Willfried Wende por Pixabay