Entenda a importância da emissão de nota fiscal para seu negócio

A obrigatoriedade da emissão de nota fiscal, embora amplamente divulgada, não é tão levada a sério. Algumas empresas evitam esse compromisso fiscal, mas não percebem que isso pode acarretar numa série de consequências.

Em linhas gerais, a nota fiscal é um recurso utilizado pela Receita Federal para fiscalizar o pagamento de impostos de qualquer tipo de empresa, independentemente do porte. É de responsabilidade desse documento comprovar o que uma empresa alega ter vendido.

Cada tipo de nota fiscal possui responsabilidades tributárias diferentes, entretanto, todas funcionam como um documento comprobatório do pagamento de impostos.

Desse modo, uma empresa que coloca seus impostos em dia, evita problemas futuros com relação à sua regularização. Em vista disso, existe a necessidade de as empresas compreenderem o porquê da importância de se emitir esse documento.

Entre as informações mais comuns encontradas numa nota fiscal estão:

• Destinatário;
• Produto;
• Serviço;
• Data da transação;
• Operação.

Uma nota fiscal é composta por mais informações do que as citadas acima. O destinatário se trata do consumidor, portanto, as informações sobre ele precisam estar presentes na emissão deste documento.

A especificação do produto ou serviço ajuda a se ter o controle do que aquela nota representa para empresa e para o cliente. Além de servir de justificativa do valor apresentado, essa informação é uma garantia do que foi feito ou comprado.

A data da transação se trata do momento em que a transação foi efetuada. É importante se atentar a esses detalhes, porque esse tipo de informação ajuda no armazenamento de notas fiscais por parte da empresa. Além de contribuir com levantamentos anuais.

A operação é o valor do produto ou serviço. Nele contém os valores unitários e valor total a fim de esmiuçar o que foi comprado ou solicitado pelo consumidor. É possível que o cliente veja o valor de cada item solicitado.

Conheça os tipos de comprovações fiscais

Pois bem, é importante reforçar que existem muitos tipos de comprovações fiscais que variam de acordo com a necessidade de cada empresa em questão. Desse modo, confira a seguir alguns:

NF-e (Nota Fiscal eletrônica)

A mais comum nos dias de hoje é a nota fiscal eletrônica (NF-e). Nela, a emissão é feita de forma digital, portanto, tomou o lugar das notas fiscais impressas. Todas informações da venda (ou transação) estão descritas e são encaminhadas para liberação da Secretaria da Fazenda.

A praticidade de se emitir uma NF-e fez com que ela se tornasse uma das mais usadas atualmente. Uma empresa de sistema de emissão de nota fiscal, por exemplo, talvez lide com diversas solicitações de notas fiscais eletrônicas. E a tendência é que esse número aumente.

O armazenamento desse tipo de documento também se dá de forma digital, tal como o registro de transações que são feitas por meio virtual. Geralmente, após a aprovação, o documento é enviado para o comprador para que ele tenha esse registo.

Exemplo de utilização: Uma empresa de móveis de madeira, sempre que efetua uma venda emite uma NF-e detalhada e encaminha para o e-mail do cliente.

SAT ECF (Cupom Fiscal)

A comparação de cupom fiscal com nota fiscal é mais comum do que parece, mas eles não são a mesma coisa. Não se deve confundir um com o outro, porque mesmo que semelhantes, eles possuem suas diferenças.

Um cupom fiscal possui informações básicas sobre a compra de determinado produto. Ele é a comprovação de que uma compra foi aprovada. Assim como a nota fiscal, o cupom também possui sua versão eletrônica.

Durante uma compra, esse comprovante é entregue ao consumidor juntamente à nota fiscal. Portanto, para a comprovação fiscal completa é necessária a emissão de ambas as vias.

Exemplo de utilização: uma empresa que instala software de gestão empresarial possui um programa original criado pela própria empresa. Sempre que um cliente compra este produto eles mandam junto com a NF um cupom fiscal para comprovação simples.

NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica)

A nota fiscal ao consumidor eletrônica possui como finalidade tornar tanto a NF-e quanto o ECF antiquados. Ele é um documento que possui as mesmas informações contidas nesses documentos anteriores citados, por isso, geralmente é confundido como uma nota fiscal.

Ele impede a necessidade de se ter uma comprovação fiscal impressa, portanto, ultimamente tem sido muito utilizado. É uma forma muito mais desburocratizada para se consultar, o que acaba sendo uma facilidade para o cliente e para a empresa.

Exemplo de utilização: Uma loja de utilidades, sempre ao efetuar uma venda, solicita que seu setor de assessoria contabil emita uma nota fiscal eletrônica ao consumidor, justamente pela praticidade em não ter tantas burocracias.

NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços)

Assim como a NF serve para o consumidor que faz uma compra, aqui o consumidor é o contratante. Isso porque a nota fiscal eletrônica de serviços, como o próprio nome já diz, é sobre prestação de serviços.

O prestador de serviço, embora na prática também seja um vendedor, nas especificações tributárias existe uma certa diferença. Portanto, é importante que se tenha uma nota fiscal com detalhamentos voltados a esse tipo de atividade.

Exemplo de utilização: um prestador de serviços Rio de Janeiro é contratado para iniciar a execução de uma atividade. Ele emite uma NFS-e para seu controle tributário, mas também a comprovação do seu cliente.

A emissão de notas fiscais é obrigatória

Existem benefícios tributários ao emitir uma nota fiscal, entretanto, a não-emissão de nota fiscal é crime, ou seja, é obrigatório emitir. É extremamente importante que uma empresa tenha esse controle e transparência fiscal para continuar funcionando.

Existem empresas de assessoria tributária que fazem essa administração dos impostos a serem pagos e diversos outros tipos de serviços. Caso seja o seu caso, consulte esse tipo de serviço para que não haja problemas futuros para sua marca.

Sendo no meio digital ou impresso, é importante ter essa comprovação em prol da segurança do cliente. É claro que as notas fiscais eletrônicas possuem enorme facilidade de emissão e por isso são mais utilizadas.

Todas as empresas assumem esse compromisso fiscal desde a abertura. Certamente, é um grande problema esquecer os impostos e correr o risco de responder judicialmente. Analise opções de contabilidade e consultoria para não correr riscos.

Algumas empresas omitem suas transações a fim de não cumprirem com seus deveres tributários. Como já foi elucidado anteriormente, esta é uma prática ilegal. Portanto, fique atento aos seus deveres com relação a impostos, pois as consequências podem ser das piores imagináveis.

Por exemplo: uma empresa de tecnologia de informação arrecadou um bom capital e pretende mudar o porte da empresa para ser referência entre empresas que terceirizam serviços de TI, ou seja, ser uma das principais no meio.

Dessa forma, é certo dizer que não emitir é somente uma das ilegalidades envolvendo notas fiscais. Existem penalidades envolvendo a numeração desses documentos que devem ser devidamente organizados por um número específico.

Tudo isso, com o único objetivo de evitar problemas legais e outros obstáculos com a sua empresa, independentemente de qual seja o ramo de atuação.

Na prática, se empresas de folha de pagamento pulam a numeração das notas emitidas, eles devem notificar a Secretaria da Fazenda para que não haja complicações maiores. Esse tipo de confusão é chamado de “falta de inutilização de número” 

Caso conste que ela não está cumprindo seus deveres fiscais, certamente essa empresa será notificada e multada. Além de não conseguir ampliar suas fronteiras, esse tipo de problema tributário acaba por manchar a imagem da empresa com o consumidor.

Emitir notas fiscais credibiliza a empresa

Por fim, vale salientar que as ações positivas da empresa aproximam o cliente e o tornam um cliente contínuo. Empresas sérias cumprem seus papéis fiscais para que não tenha nenhum tipo de problema futuro que os impeça de continuar criando esse vínculo com o consumidor.

Compreender a importância da emissão de NF’s é bem mais que obrigação, é uma certificação que te ajudará a manter o seu negócio sob controle. Além de pagamento de impostos, podem te auxiliar a fazer, posteriormente, um levantamento de ganhos anuais.

Para o cliente, uma empresa que fornece uma nota fiscal está entregando uma garantia de produto ou serviço de qualidade. Então, de forma alguma, vale a pena “economizar” ao omitir informações fiscais, sendo que isso está tornando o seu negócio irregular.

Caso a contabilidade do seu negócio seja um empecilho para você, faça cotações com empresas que exercem esse tipo de serviço. Isso pode te ajudar a focar em outros setores sem que se preocupe com essas obrigações. O importante é manter sua marca ativa.

Seja com uma empresa terceirizada ou com um setor específico dentro da sua empresa, o importante é se atentar aos compromissos fiscais e não correr riscos.

Lembre-se de que sua empresa, além de ter essa obrigatoriedade tributária, também tem obrigação de se comprometer a transmitir um bom serviço ou produto para seu público. Emitir notas fiscais é uma certificação de que sua empresa está fazendo o certo.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.