5 ferramentas para organizar sua rotina

Confira dicas do que usar para tornar o dia a dia mais produtivo e menos estressante

A organização é uma característica imprescindível para o dia a dia de qualquer pessoa. Seja no trabalho, seja nos estudos, manter uma rotina estruturada de acordo com seus afazeres e necessidades é o que faz com que os resultados de fato apareçam.

Para conseguir cumprir todos os afazeres e pendências, nem sempre apenas uma lista de tarefas basta, apesar de ser um bom começo. Muitas vezes, outros tipos de ferramentas, como agendas e planners, podem ser bem-vindos para ajudar na organização e diminuir a ansiedade de ver tudo o que precisa ser feito.

5 ferramentas para organizar sua rotina

Atualmente há diversas opções de itens analógicos e digitais para organizar a rotina. Confira algumas opções que podem ajudar!

1.   Agenda e planner

As agendas já são velhas conhecidas da organização. Na verdade, é um item praticamente obrigatório para quem quer organizar compromissos, marcar tarefas ou anotar listas de informações. São várias as opções que podem ser encontradas e elas diferem, basicamente, na maneira de organizar cada página.

Os planners são um tipo de agenda específico, geralmente organizados de maneira diferente de uma agenda, como com visão semanal ou mensal e selecionando espaços para que a pessoa anote outras informações além de compromissos e tarefas.

Por ser uma ferramenta de organização um pouco mais completa, vem ganhando cada vez mais adeptos, substituindo, muitas vezes, as agendas. A escolha depende, claro, das necessidades e gostos da pessoa.

2.   Calendário para compromissos

Ter um calendário mensal ou até mesmo anual de maneira visível na mesa de trabalho ou de estudos é essencial para manter a organização de compromissos. O calendário, basicamente, pode ser utilizado para anotar datas importantes ou as atividades que precisam ser feitas naquele dia. Por exemplo, reuniões, médicos, exames, aniversários. Ou seja, informações geralmente inadiáveis e que exigem uma preparação prévia.

Apesar de ser um item básico, muita gente deixa de olhar no calendário ou anotar as principais datas por lá. Contudo, por oferecer uma visão mais geral do mês, ele possibilita perceber momentos que talvez precisem de um esforço a mais ou mesmo uma mudança de planos.

Vale a pena investir em um calendário que atenda às suas necessidades de tamanho e espaço, já que hoje existem diversas opções no mercado.

3.   Caderno para anotações gerais

Sabe aquela tarefa que surge em sua cabeça bem no momento em que você está concentrado realizando outra? Não pare tudo para realizá-la no mesmo momento. Use um caderno de anotações para escrever a ideia geral e depois coloque esse item em sua lista de tarefas, dando a atenção necessária.

Esse é apenas um exemplo do uso de um caderno de anotações. A partir de um simples bloco de notas, é possível “esvaziar” a cabeça e focar muito mais no que está fazendo naquele momento.

Além disso, fica muito mais fácil encontrar informações de reuniões ou do trabalho quando estão armazenadas em um mesmo local. Chega de perder tempo procurando por papéis soltos (mas cheios de coisas importantes escritas).

4.   Ferramentas de organização de tempo

Sim, estamos falando de um relógio. Mas nem sempre ele é utilizado da melhor maneira na hora de organizar a rotina. Para parar de correr contra o tempo e realmente conseguir organizar os horários, é preciso ter compromisso com o seu tempo e organizar sua rotina levando em consideração tanto o tempo de produzir quanto o de descansar.

Para isso, é possível utilizar timers, cronômetros e até aplicativos para mapear a maneira como você utiliza seu tempo. Um exemplo desse uso é o método de produtividade Pomodoro, em que a pessoa produz por 25 minutos e descansa por 5 minutos.

Com esse tipo de ferramenta é possível ter um maior controle do tempo de trabalho, permitir-se um tempo de descanso e, assim, conseguir focar melhor nas tarefas. Existem aplicativos tanto de celular quanto de computador que podem ajudar nesse controle de tempo.

5.   Ferramentas de acompanhamento

De nada adianta montar uma rotina estruturada e organizada se os resultados disso não aparecerem. É aí que entram as ferramentas de acompanhamento. Também chamadas de trackers, são uma maneira de perceber o andamento de um projeto, tarefa, estudo ou qualquer outro hábito, como consumo de água e exercício físico.

Basicamente, esse acompanhamento é feito marcando em quais dias algo foi executado ou não, mostrando principalmente a consistência do que foi proposto com a rotina. Se a consistência não está boa, provavelmente algum ponto da organização não está adequado. Esse controle pode ser produzido tanto à mão, no caderno ou nas agendas, quanto por aplicativos pensados especialmente para isso.

As ferramentas de organização são uma maneira de contribuir com o aumento da produtividade, além de diminuir o estresse e a ansiedade. Todas as opções podem ser encontradas também no mundo online, para aqueles que preferem algo mais digital.

Entretanto, para conseguir extrair o máximo dos benefícios, na hora de montar a rotina, é preciso sempre considerar o tempo de descanso, ser realista com seu período de trabalho e não deixar de lado os cuidados pessoais, como a prática de exercícios.