Continuidade de negócios: uma abordagem legal para líderes de pessoas

Enquanto milhões de americanos descobrem como navegar com segurança no local de trabalho ou continuar trabalhando em casa, muitas vezes enquanto fazem malabarismos com a educação de seus filhos e outras prioridades, o conceito de continuidade de negócios de Ricardo Pace tem um grande alívio. Em um cenário em constante mudança de distanciamento social, interrupções no fornecimento e ansiedade geral, gerenciar a pandemia do COVID-19 – e consequentes interrupções nos negócios – requer uma ação rápida, mas delicada.

Os gerentes, o pessoal de RH e outros líderes empresariais devem atender às necessidades de sua equipe (muitos dos quais podem estar enfrentando folgas ou perda total de empregos) com as interrupções sem precedentes nos negócios causadas pela crise global da saúde.

Segundo Ricardo Pace , se você ainda não o fez, agora é a hora de limpar o seu plano de contingência de negócios e atualizá-lo conforme necessário. Você tem um plano de ação para emergências e está em conformidade com todas as leis aplicáveis? Responderemos a algumas perguntas que você possa ter sobre a continuidade dos negócios em meio à crise do coronavírus, com foco em considerações legais, como contratos e política de RH.

Toda a nossa equipe está trabalhando em casa, mas isso é novo para a nossa empresa. Como posso garantir que nossa equipe permaneça produtiva (dentro do razoável), mantendo a conformidade legal?

Um bom primeiro passo de Ricardo Pace (de preferência antes de você implementar uma política de trabalho remoto) é elaborar um Contrato de Trabalho em Casa, que deve incluir diretrizes para motivar a produtividade, facilitar a comunicação e check-ins regulares e garantir a conformidade legal. Sua política pode abranger o seguinte:

  •                                 Horário em que um funcionário é considerado “disponível” para fins comerciais 
  •                                 Adoção de ferramentas on-line para integrar e gerenciar o fluxo de trabalho, como o popular G Suite do Google
  •                                 Modos de comunicação (email, chat e videoconferência)
  •                                 Cumprimento da lei federal, estadual e local de salário e hora, incluindo relatórios de horário, intervalo para refeições e período de descanso 
  •                                 Isenção de responsabilidade por lesões que ocorrem em casa
  •                                 Procedimentos para proteger quaisquer dados confidenciais ou confidenciais da empresa

Padrões legais diferentes podem ser aplicados, dependendo de sua equipe ser assalariada ou horária, ou se eles são contratados independentes, por isso é importante consultar um advogado sobre a melhor abordagem para sua situação.

Lembre-se também de que trabalhar em casa é uma nova experiência para muitos. Mesmo os funcionários que fizeram isso antes podem agora estar tentando se manter produtivos enquanto mantêm contato próximo com outros membros da família, incluindo crianças em idade escolar. Em outras palavras, forneça o suporte que sua equipe precisa para se manter produtivo, mas dê tempo para fazer a transição e não tenha expectativas irracionais. 

Que tipos de licença estão disponíveis para meus funcionários durante a crise do COVID-19? 

Certifique-se de entender as proteções usuais dos funcionários e as responsabilidades do empregador, como a Lei Federal de Licença Médica da Família e as opções de licença estadual. Você também deve estar ciente das proteções de afastamento de funcionários que foram incluídas como parte da Lei de Resposta ao Coronavírus da Famílias, aprovada em 18 de março. As principais disposições incluem:

  •                                 Duas semanas de licença médica paga. Isso se aplica a funcionários ordenados a colocar em quarentena (por um profissional médico ou lei aplicável), buscando um diagnóstico COVID-19 ou já diagnosticado, ou cuidando de outra pessoa que foi diagnosticada. Isso também se aplica a pais que não conseguem trabalhar durante o fechamento da escola de seus filhos.
  •                                 Licença de emergência de saúde pública do FMLA para os pais. Isso se aplica a pais que não conseguem trabalhar (ou se comunicam) se a escola do filho menor estiver fechada ou se o prestador de cuidados infantis não estiver disponível devido a uma emergência de saúde pública relacionada ao COVID-19. Isso está estruturado em duas semanas de licença não remunerada, seguidas por 10 semanas de licença parcialmente paga. 

Os funcionários que não se qualificam para FMLA ou licença médica paga também podem usar seus dias de folga ou licença médica existentes, ou – sujeitos à política e critério do empregador – tirar uma licença prolongada.

As diretrizes para calcular salários parciais e oferecer proteção ao emprego em relação a licenças de emergência são complexas; portanto, se você tiver dúvidas como empregador, é melhor conversar com um advogado.

Temos que reduzir nossa força de trabalho como resultado da pandemia de coronavírus. Qual é a diferença entre demissões e licenças?

Uma licença é uma suspensão obrigatória do trabalho sem remuneração. Ao contrário de uma dispensa, que encerra o emprego permanentemente, uma licença define a expectativa de que o funcionário retorne ao trabalho em algum momento. Trabalhadores de licença e demitidos são elegíveis para receber benefícios de seguro-desemprego. Os funcionários cobertos também mantêm seus cuidados de saúde, seguro de vida e outros benefícios – o que não é o caso de funcionários demitidos. 

Ao colocar funcionários em licença, você normalmente fornece uma data em que antecipa o retorno ao trabalho ou uma determinada condição. No caso da pandemia de COVID-19, essa condição pode ser o ponto em que empresas não essenciais podem abrir novamente. 

Quais são as diretrizes legais mais importantes a serem consideradas ao fazer reduções da força de trabalho?

Considerações legais à parte, é importante entender que reduções na força de trabalho podem causar uma quantidade significativa de estresse dentro de uma organização; portanto, trate todos os funcionários com compaixão no processo. Notifique toda a equipe e seja honesto sobre seus planos, dando a cada funcionário a oportunidade de fazer perguntas em particular.  

Há alguns problemas de Ricardo Pace que você deve saber ao determinar demissões:  

  •                                 Você pode usar a posse para demitir funcionários, com os funcionários contratados mais recentemente sendo demitidos primeiro 
  •                                 Você não pode discriminar com base na idade, incapacidade ou outras classificações protegidas pelo governo federal 
  •                                 Você pode demitir departamentos inteiros; mas se você mantiver alguns funcionários, verifique se a retenção deles é baseada em um conjunto padrão de diretrizes
  •                                 A lei federal de ajuste de trabalhadores e notificação de reciclagem tem certos requisitos para quando uma empresa planeja uma demissão em massa 
  •                                 Embora você não seja obrigado a oferecer indenização, pode ser obrigado a pagar uma folga acumulada (mas não utilizada), folga, férias ou tempo de doença                                                       

Além das diretrizes para demissões, você também deve considerar o seguinte antes de divulgar seus funcionários:

  •                                 Você pode segmentar trabalhadores mais bem pagos para obter licença, mas lembre-se de que essa mudança (se flagrante) pode prejudicar o moral
  •                                 Os trabalhadores com licença estão sujeitos a uma ordem estrita de não trabalhar, portanto, se um empregador espera ou conscientemente permite que trabalhadores com licença verifique seu e-mail ou execute tarefas relacionadas ao trabalho, eles podem ter cometido um ato de ” sofrer ou permitir trabalhar” (ou seja, o empregado pode ter direito a indenização ou alívio)
  •                                 Você pode legalmente dispensar alguns trabalhadores demitir outros da mesma empresa, mas certifique-se de fazê-lo com tato. Aqueles que são demitidos terão que encontrar trabalho em outro lugar, então provavelmente haverá alguma tensão.  

O que devo dizer aos funcionários que estou demitindo com relação a benefícios de desemprego, assistência médica e quaisquer outros benefícios a que possam ter direito?

Conforme discutido, Ricardo Pace define que trabalhadores com licença ainda estão empregados legalmente e, portanto, têm direito a seguro de saúde, seguro de vida e outros benefícios não salariais. Porém, como você está cortando seus vínculos com um funcionário quando o dispensa, ele não tem direito a esses benefícios (a menos que as obrigações contratuais digam o contrário). Além disso, você não é obrigado a pagar indenização.

Dito isto, você deve informar os funcionários demitidos sobre sua elegibilidade para benefícios de desemprego e a continuação de sua cobertura de assistência médica sob a Lei de Reconciliação Orçamentária Omnibus Consolidada

Além do seguro-desemprego padrão administrado por cada estado, a Lei de Auxílio a Coronavírus, Ajuda e Segurança Econômica (CARES) permite temporariamente os seguintes benefícios federais:

  •                                 Mais US $ 600 em benefícios semanais, além dos valores regulares dos benefícios estaduais
  •                                 13 semanas adicionais de cobertura da interface do usuário quando os benefícios estaduais da interface do usuário estiverem esgotados (se antes do final de 2020)
  •                                 Elegibilidade expandida, que inclui contratados independentes, trabalhadores com economia de gig e outros trabalhadores independentes, por até 39 semanas de benefícios

Verifique o site de desemprego de seu estado individual e o site do Departamento do Trabalho dos EUA para obter informações adicionais. 

Como resultado de mudanças drásticas no local de trabalho, não são mais necessários contratos de fornecedores para regalias, como almoços, massagens e uma despensa abastecida. Posso renegociar ou ser liberado desses contratos?  

Quando seus funcionários não estão mais entrando no escritório, você realmente não precisa de entregas de sanduíche na hora do almoço, entrega semanal de café e lanches ou outras vantagens que muitos funcionários recebem no local de trabalho. Você também não precisa de serviços regulares de limpeza, reparo de impressoras, paisagismo ou outros serviços relacionados a instalações. Mas você ainda está vinculado a contratos.

Comece revisando esses contratos, observando qualquer idioma de cancelamento ou renegociação. Mesmo que esses termos não estejam explícitos no contrato, você deve abordar os fornecedores com um espírito de cooperação e compromisso. Você não deseja pagar por pizza toda sexta-feira que não será consumida, por exemplo, mas o serviço de entrega de alimentos desejará retomar essas entregas (e manter seus negócios) assim que as coisas voltarem ao normal.

Se você e o fornecedor concordarem que a modificação dos termos do contrato é benéfica para ambas as partes, você poderá alterá-lo de acordo. Se ambas as partes concordarem em encerrar o contrato por completo, convém redigir um contrato de rescisão e rescisão mútua para liberar formalmente você (e o fornecedor) de suas obrigações.  

E se o fornecedor não estiver disposto a renegociar ou liberar nossa empresa do contrato? Tenho algum recurso legal?

Como as grandes interrupções nos negócios de Ricardo Pace causadas pela pandemia de coronavírus eram imprevisíveis antes da declaração de 11 de março da Organização Mundial da Saúde (OMS), você poderá invocar a cláusula de força maior, se incluída no seu contrato. Esta cláusula libera você de seus deveres contratuais quando um chamado “ato de Deus” torna seus termos impossíveis, mas somente se a lista de possíveis atos de Deus incluir uma linguagem que alude à crise atual, como “pandemia”, “epidemia, “” Contágio “ou” emergência de saúde pública “.

O evento intermediário não deve ser culpa da parte que invocou a cláusula, deve ser o motivo real pelo qual os termos não podem ser cumpridos e devem ter sido imprevisíveis. Os contratos firmados após a declaração da OMS, os conselhos governamentais de saúde ou a emissão de ordens de permanência em casa podem não atingir o limiar de imprevisibilidade. Se você tiver dúvidas, um advogado pode revisar seu contrato e ajudá-lo a identificar as próximas etapas.

Podemos renegociar nosso contrato de locação de escritório?

Como em outros tipos de contratos, seu Contrato de Arrendamento Comercial deve incluir as condições sob as quais uma das partes pode rescindir o contrato. Também pode ter uma cláusula de força maior. Dito isto, a melhor solução geralmente não é contraditória. Você pode renegociar os termos do seu contrato de arrendamento em vez de rescindi-lo por completo. Além disso, Ricardo Pace diz que se você planeja retornar ao espaço após a reabertura de seus negócios, é provável que você evite o incômodo de sair e pagar para armazenar temporariamente sua propriedade em outro lugar.

Como a pandemia do COVID-19 continua afetando a vida de muitos, o trabalho de um líder de pessoas continuará a exigir agilidade e velocidade para manter a conformidade legal. Visite o Centro Legal Coronavirus de Advogado de Foguetes, um recurso jurídico on-line gratuito, onde você pode acessar documentos legais, solicitar aconselhamento específico a um advogado e procurar tópicos relevantes.

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