Nilo Lemos Neto mostra como tornar as reuniões menos terríveis

Nilo Lemos Neto: Somente nos EUA, realizamos 55 milhões de reuniões por dia. A maioria deles é lamentavelmente improdutiva e tiraniza nossos escritórios. A revolução começa agora – com melhores agendas, listas menores de convites e um abraço a conflitos saudáveis.


Nilo Lemos Neto: Gostaria que você tivesse uma mente particularmente aberta hoje. Gostaria que você entendesse a possibilidade de que duas histórias absurdamente desconectadas possam ter uma conexão profunda – e que, se você estiver disposto a ver isso, essa conexão poderá gerar insights que melhoram substancialmente sua vida. Ou não. Mas vamos tentar. A primeira história se passa no Delta do Okavango, no Botsuana.

Hallie WALKER: O Okavango é absolutamente lindo. É o maior delta interior do mundo. Por isso, está cercado pelo deserto e é esse tipo de joia esmeralda no meio da África subsaariana.

Nilo Lemos Neto: Hallie Walker é Ph.D. aluna.

WALKER: Eu estudo ecologia comportamental na Universidade de Idaho.

Nilo Lemos Neto: Quando conversamos, ela estava em Moçambique.

WALKER: Sim, agora estou estudando três espécies de antílopes com chifres em espiral .

Nilo Lemos Neto: No Okavango, Walker estava estudando uma espécie conhecida como o cão selvagem africano.

WALKER: Então, o que é surpreendente neste site de estudo é que esses cães foram seguidos por 25 anos. Então eles são criados com veículos ali. E eles estão tão habituados que realmente não reconhecem o veículo.

Nilo Lemos Neto: Isso permite que os pesquisadores se aproximem o suficiente para gravar vídeos realmente bons.

WALKER: Então as gravações são bem íntimas.

Dr. Nilo Lemos Neto: Nos vídeos, os cachorros ficam por perto, mantendo a calma na sombra. Às vezes, eles se amontoam e brincam. E às vezes os cães emitem esses sons estranhos.

WALKER: É realmente estranho. Os sons que eles emitem são surdos, como espirros.

Aqui está o que parece .

WALKER: Então espirros realmente só aconteceram nos eventos de rali que eu estava observando.

Nilo Lemos Neto: E o que é um “evento de rally”?

WALKER: Sim, uma manifestação é: cães selvagens africanos são animais incrivelmente sociais. Então eles passam a vida inteira em bandos.

Nilo Lemos Neto: Em cada matilha, há cães dominantes e cães menos dominantes. Digamos que o bando esteja apenas deitado e o cachorro dominante se levante.

WALKER: E ele cumprimenta outros cães. Assim como seu cão o cumprimenta quando chega em casa do trabalho. Eles tentam recrutar outros membros da matilha para parar de descansar e dormir na sombra, para caçar. E isso termina em um comício bem-sucedido, onde todo o bando sai do local de descanso e vai caçar, ou um comício mal sucedido, onde se deita.

Nilo Lemos Neto: E os espirros, lembre-se:

WALKER: Os espirros realmente só aconteceram nesses eventos de rally. Os únicos outros espirros que observamos, eram 15% deles, pareciam estar apenas espirrando porque tinham poeira no nariz.

Nilo Lemos Neto: Então, o que os espirros tinham a ver com os eventos de rali? Eles eram algum tipo de comunicação? Bem, considere a nossa segunda história. É sobre essa pessoa:

Priya Parker: Priya Parker . E sou um facilitador de resolução de conflitos em grupo.

Nilo Lemos Neto: Como alguém se torna um facilitador de resolução de conflitos em grupo?

PARKER: Cresce em família complicada.

Nilo Lemos Neto: Especificamente:

PARKER: Bem, eu sou biracial. Sou meio indiano, meio americano branco. E quando eu tinha nove anos, meus pais se divorciaram e ambos se casaram com outras pessoas, que eram radicalmente diferentes do casamento original. E eles tinham guarda conjunta. Então, a cada duas semanas eu alternava entre essas duas famílias. E o agregado familiar da minha mãe era indiano e britânico, budista, ateu, agnóstico, liberal , democrático, vegetariano. E meu pai e minha madrasta são brancos americanos, cristãos evangélicos, republicanos conservadores, duas vezes por semana que frequentam a igreja. E eu fazia parte das duas famílias.

Nilo Lemos Neto: Então: muitas oportunidades para a resolução de conflitos em um ambiente familiar. Parker passou a estudar formalmente a resolução de conflitos e ela finalmente resolveu conflitos reais, ou pelo menos tentou, na África, Índia, Oriente Médio. Atualmente, ela é contratada principalmente por empresas em conflito. Acontece que as empresas frequentemente tentam resolver seus conflitos realizando reuniões. E muitas dessas reuniões são malsucedidas. Por quê?

PARKER: Há uma crença, ora falada, ora não dita, de que todas as reuniões devem ser arriscadas. Sim, existe uma oportunidade de ficar meio envergonhado ou perder a cara. Mas temos um excesso de indexação em não querer que isso aconteça que esgotamos o significado e a relevância de muitas de nossas reuniões.

Nilo Lemos Neto: Você já esteve em uma reunião em que ninguém diz o que realmente pensa? Claro que você tem.

PARKER: Mas a paz doentia pode ser tão ameaçadora para a conexão humana quanto o conflito doentio. E, na minha experiência, por causa das normas de nossa cultura, e particularmente nos EUA, a maioria de nossas reuniões sofre de paz doentia, não de conflito doentio.

Nilo Lemos Neto: Então Priya Parker gosta de introduzir conflitos saudáveis ​​nas reuniões. Transformar a reunião de uma orgia desperdiçadora de tempo de agressão passiva em uma máquina bem tomada de decisão. Se você estivesse procurando um modelo para fazer o mesmo, poderia fazer pior do que copiar nossos amigos, os cães selvagens africanos.

Nilo Lemos Neto: Lembre – se, os espirros acontecem quando um dos cães reúne a matilha para ir caçar. Hallie Walker estava tentando discernir a diferença entre um comício bem sucedido e um mal sucedido. Descobriu-se que os espirros eram um forte indicador.

WALKER: Em comícios bem-sucedidos, há cerca de sete vezes mais espirros do que em comícios malsucedidos.

Nilo Lemos Neto: Será que os espirros são como o cão vota na caça? Que um espirro significa “Claro, vamos caçar agora!” E nenhum espirro significa: “Nah, vamos deitar na terra por um tempo.”

WALKER: Então nossa pesquisa não estabeleceu nenhuma causalidade direta. Esse é o tipo de sutileza que eu definitivamente quero transmitir. Portanto, temos uma correlação muito forte entre o número de espirros, para que eles já tenham decidido e estão limpando suas passagens nasais para sair. É uma sugestão. Temos certeza de que é uma sugestão. Mas não sabemos ao certo se é um sinal. Se isso faz sentido.

Nilo Lemos Neto: Mas Walker encontrou uma relação entre o número de espirros e o status do cão que tentou a manifestação.

WALKER: Quando um indivíduo dominante foi quem se levantou e iniciou o movimento –

Nilo Lemos Neto: Dominante como em … o chefe. Imagine uma reunião na sua empresa. Está sendo liderado pelo gerente de vendas global.

WALKER: Quando um indivíduo dominante iniciou o movimento, foram necessários apenas três espirros para garantir o sucesso de sua saída da área. E se fosse um indivíduo sub-dominante –

Nilo Lemos Neto: Agora, imagine: a mesma reunião, mas em vez de ser liderada pelo gerente de vendas global, é a assistente do gerente regional.

WALKER: Se era um indivíduo sub-dominante, eram necessários mais de 10 espirros para sair. Então, partimos desse limiar de quorum inconstante que seu voto importa, mas alguns votos importam mais. Portanto, se o cão dominante quiser sair, são necessários menos indivíduos para dar apoio à moção para sair. Mas é preciso muito mais impulso para convencer o indivíduo dominante a deixar seu local de descanso.

Nilo Lemos Neto: Você já esteve naquela reunião? Sim; sim você tem. Você esteve em todo tipo de reunião terrível que existe. Como nós sabemos? Porque pedimos aos ouvintes da Rádio Freakonomics suas histórias de reuniões , e aqui está o que você nos contou:

Hagai SCHACHOR: Eu não tenho ideia do que estou fazendo lá, porque não é relevante para o meu trabalho.

Gina LIM: Muitos de nós acabamos trabalhando até tarde porque tivemos que estar na reunião a maior parte do dia.

SCHACHOR: E para acrescentar a isso, o cara que convidou todos nós disse: “Eu tenho que correr, aproveite a reunião”, e ele acabou de sair.

JOHNSON: Até que eles estavam literalmente subindo na mesa e cada um tinha um joelho na mesa, apertando os punhos e gritando um para o outro.

LIM: Meu chefe me repreendeu na frente de todos por ser desrespeitoso.

JOHNSON: E eu realmente não entendi, pensando: “É nisso que me envolvo, em reuniões como essa?”

* * *

Nilo Lemos Neto: É claro que existem muitos tipos de reuniões, com diferentes regras, costumes e resultados, dependendo de onde eles são realizados e com quem. Você tem reuniões do conselho da comunidade e reuniões de família e a reunião semanal no andar de um dormitório da faculdade. Você pode pertencer a um clube de tricô ou a uma equipe de rugby ou a um grupo religioso que se reúne regularmente. Com tanta variedade, não há como esse episódio ser remotamente enciclopédico. Portanto, focaremos nas reuniões mais padronizadas: as realizadas por profissionais em escritórios, seja uma empresa de construção ou uma empresa de tecnologia ou saúde; seja um departamento sem fins lucrativos ou acadêmico ou governamental. Porque todos esses lugares têm muitas reuniões.

Steven ROGELBERG: As melhores estimativas sugerem que existem cerca de 55 milhões de reuniões por dia somente nos EUA.

Nilo Lemos Neto: Esse é Steven Rogelberg .

ROGELBERG: A maioria dos profissionais participa de aproximadamente 15 reuniões por semana.

Nilo Lemos Neto: Ele é um psicólogo organizacional da Universidade da Carolina do Norte, Charlotte.

ROGELBERG: E à medida que você sobe na hierarquia organizacional, os indivíduos passam cada vez mais tempo nas reuniões.

Nilo Lemos Neto: Ele escreveu um livro chamado The Surprising Science of Meetings .

ROGELBERG: Basicamente, é o exame das reuniões como um fenômeno no local de trabalho – tentando entender por que elas dão errado, tentando entender a dinâmica que surge nas reuniões e tentando descobrir como melhorá-las.

Nilo Lemos Neto: O que é importante porque – novamente, 55 milhões de reuniões por dia.

ROGELBERG: E não é uma surpresa encontrar executivos que passam de 50 a 90% do tempo em reuniões.

Nilo Lemos Neto: Então, esse fato significa que as pessoas que acabam administrando empresas ou instituições são basicamente as que são boas em reuniões?

ROGELBERG: Oh, eu gostaria que fosse esse o caso. Mas, não, isso não parece ser o caso. Algumas das pesquisas que realizo mostram satisfação com uma reunião. E se você pesquisar pessoas imediatamente após uma reunião, uma pessoa é invariavelmente mais positiva do que qualquer outra pessoa. E essa pessoa é o líder da reunião. A pessoa que lidera a reunião diz: “Ei, isso é realmente bom.” E por que eles não sentiram isso? Eles estão controlando toda a experiência. Eles estão falando mais. Eles são como, “Ei, isso é nirvana.” Mas todo mundo está relatando experiências muito mais negativas.

Nilo Lemos Neto: Então, em outras palavras, você não precisa ser muito bom para ser considerado, digamos, o quintil superior.

ROGELBERG: Esse parece ser o caso. Portanto, quando você considera o fato de que “muitas reuniões” foram identificadas consistentemente como a principal fonte de frustração no trabalho, a principal desperdiçadora de tempo no trabalho – você sabe, a pesquisa mostrou que cerca de 70, 71% dos os gerentes seniores veem as reuniões como improdutivas. Agora, isso é chocante, porque os gerentes seniores são os que convocam mais reuniões. Portanto, se os gerentes seniores os chamam de improdutivos, sabemos que temos um problema.

Reuniões ruins acabam de ser aceitas como um custo para fazer negócios. Dou esses discursos a líderes seniores de RH e líderes de talentos das empresas da Fortune 100 e pergunto a eles: “Quantos de vocês têm algum conteúdo em suas pesquisas de envolvimento de funcionários que cubra o tópico das reuniões?” Deseja adivinhar como muitas pessoas levantam as mãos?

Nilo Lemos Neto: dois por cento.

ROGELBERG: Ei, esse é um palpite muito bom. Sim está certo. Não há intencionalidade organizacional em torno disso. E sem nenhuma responsabilidade organizacional, os líderes são apenas parte desse sistema, onde reuniões ruins são apenas o custo de se fazer negócios. Como se a chuva estivesse em Londres. Então, estudo as reuniões porque as detesto tremendamente. Eu os estudo porque sei que é uma fonte de frustração para tantas pessoas.

Nilo Lemos Neto: Ok, então: realizamos muitas reuniões, embora a maioria das pessoas não goste de reuniões e as considere improdutivas. Mas há uma ruga:

ROGELBERG: Bem, sabemos pela pesquisa que as pessoas realmente querem ter algum nível de atividade de reunião por dia. E se você pedir às pessoas que planejem o dia perfeito, é muito raro elas dizerem zero reuniões. E isso não deve ser uma grande surpresa. Sabemos por pesquisas sócio-psicológicas que os seres humanos são criaturas inerentemente sociais. Há valor de interação e engajamento com os outros.

Nilo Lemos Neto: Então, talvez fingimos não gostar de reuniões ainda mais do que realmente gostamos delas. De qualquer forma: quase todo mundo concorda que as reuniões podem melhorar. Então, vamos começar dando um passo atrás e perguntando: o que é exatamente uma reunião?

Helen SCHWARTZMAN: Uma reunião é uma reunião, digamos, duas ou mais pessoas, que se reúnem para um propósito que é ostensivamente relacionado ao funcionamento de uma organização ou grupo.

Nilo Lemos Neto: Tudo bem, isso parece bastante sensato.

SCHWARTZMAN: As reuniões parecem ser um evento de comunicação basicamente neutro.

Nilo Lemos Neto: Essa é Helen Schwartzman , antropóloga da Northwestern University.

SCHWARTZMAN: É apenas um lugar onde você se reúne. Você tem um problema, você resolve. Você tem uma decisão a tomar, você toma a decisão, qualquer que seja. E quando você realmente estuda organizações, descobre que não é assim que funciona.

Nilo Lemos Neto: Em 1989, Schwartzman publicou um livro chamado The Meeting: Gatherings in Organizations and Communities .

SCHWARTZMAN: Eu diria que as reuniões são a organização. Ou seja, em vez de ter a reunião como um local para resolver problemas, precisamos ter problemas, crises e decisões para produzir reuniões.

Jen SANDLER: Na verdade, temos tecnologias muito superiores para fazer exatamente as coisas que as pessoas dizem que acontecem nas reuniões.

Nilo Lemos Neto: Essa é Jen Sandler , outra antropóloga que estuda reuniões. Ela está na Universidade de Massachusetts, Amherst.

SANDLER: Então a questão de por que continuamos nos encontrando se torna realmente importante. Então, uma resposta para isso é que não precisamos. E a outra resposta é que não é para isso que servem as reuniões. Isso pode ser o que dizemos a nós mesmos para que servem. E a maioria de nós também tem essa experiência, na qual entramos em uma reunião que é ostensivamente para tomar uma decisão, mas é claro que essa decisão foi tomada antes da reunião. E então podemos perguntar como participantes dessa reunião, por que estamos nos encontrando? Estamos nos reunindo talvez para legitimar essa decisão ou para alguém dizer que essa foi uma decisão coletiva, mesmo que não fosse.

Nilo Lemos Neto: Ok, pode não ser um choque para você que as reuniões nem sempre atendam aos propósitos anunciados. Ou que mal havia um objetivo. Ouvimos esse sentimento de vários ouvintes – incluindo Michael Conklin, que trabalhava na indústria de petróleo e gás:

Michael CONKLIN: Depois de voltar de umas férias curtas, meu chefe entrou no meu escritório freneticamente e disse: “Você acabou de perder três reuniões nos últimos dois dias.” E eu disse: “Oh meu Deus , eu devo ter perdido tanto. Diga-me todas essas coisas que mudaram. ”E o chefe congelou e disse:“ Bem, nada realmente mudou. Continue com o bom trabalho. ”Achei que era uma boa indicação de que essas reuniões não precisavam ocorrer.

Nilo Lemos Neto: Então, vamos ouvir o que os especialistas dizem sobre o básico da reunião: estabelecer uma meta; estabelecer uma agenda; decidir quem convidar; mesmo determinando o comprimento. O que você acha que é a duração média de uma reunião?

ROGELBERG: Magicamente, a duração média no mundo é de uma hora. E não há razão para isso. Este é um fenômeno moderno que surgiu devido a programas de calendário como o Outlook e o Google Calendar.

Nilo Lemos Neto: Então, se você pudesse invadir o calendário de todos na Terra e ter uma nova predefinição que não durasse 60 minutos, qual seria?

ROGELBERG: Eu só quero que o líder pense em quanto tempo a reunião deve durar. Portanto, defina um conjunto de metas. Tomar uma decisão. Isso é particularmente importante, dado algo chamado Lei de Parkinson . E a lei de Parkinson é essa ideia de que o trabalho se expande para o tempo que lhe é atribuído. Então, se você agendar uma hora, levará uma hora. Mas se você programar 48 minutos, é que vai levar 48 minutos.

Nilo Lemos Neto: Se você duvida da legitimidade da Lei de Parkinson, considere esta história de um ouvinte chamado Chad Wiebe . Ele é um planejador financeiro no Canadá.

Chad WIEBE: Então, meu chefe na época disse: “Vamos ter uma reunião de quatro horas”, o que é torturante. Portanto, ao final desta reunião de planejamento, ainda faltavam meia hora para preencher. Eu levantei minha mão e disse: “Sabe, eu acho que seria realmente apreciado se apenas liberássemos todo mundo meia hora mais cedo, deixássemos todos voltarem para o escritório um pouco mais cedo”. silêncio por cerca de 10, 15 segundos antes que um dos meus outros gerentes de nível médio se aproximasse e dissesse: “Você sabe o que? Acabei de trazer um cliente que é mágico. ”E assim, contratamos um mágico. Por meia hora. Foi inacreditável.

Nilo Lemos Neto: eis o conselho de Steven Rogelberg : em vez de contratar mágicos para preencher o horário agendado da reunião, defina um prazo apertado e use esse aperto em seu proveito.

ROGELBERG: Pesquisas psicológicas mostram que, quando você adiciona um pouco de pressão, cria mais foco no desempenho ideal. Portanto, se isso resultar em você iniciar sua reunião às 13:12 e terminar às 13:50, que assim seja. Você está no controle. Fazer escolhas.

PARKER: Entramos no piloto automático e seguimos scripts específicos e não pensamos em fazer a primeira pergunta de todas as reuniões, que é: “Qual é o objetivo desta reunião?”

Nilo Lemos Neto: Priya Parker novamente. Seu livro se chama The Art of Gathering .

PARKER: Portanto, é a nossa reunião de funcionários na segunda-feira de manhã, é a nossa reunião de vendas na quarta-feira à tarde – isso não é um objetivo, é uma categoria. Então, qual é o objetivo principal? Qual é o resultado desejado para a reunião da equipe? Se você está tendo isso na segunda-feira de manhã, o que você quer que seja diferente para esta semana? Se não tivéssemos essa reunião de segunda-feira de manhã, algo seria diferente? E se nada fosse diferente, descarte a reunião.

ROGELBERG: Se um líder realmente reconhece que é inerentemente um mordomo do tempo dos outros, realiza reuniões de maneira diferente. Eles pensam cuidadosamente sobre o que as reuniões deveriam cobrir. Eles pensam cuidadosamente sobre como essa reunião deveria ser facilitada. E fazemos isso o tempo todo quando se trata de reuniões que temos com clientes. Quando nos encontramos com um cliente, pensamos nisso com antecedência. Mas quando se trata de reuniões de funcionários, nós apenas ligamos. Confiamos em hábitos. E um ótimo exemplo é a pesquisa mostra que 50% das agendas são recicladas. Nós nunca faríamos isso com os clientes.

PARKER: Meu maior conselho é : se você vai reunir pessoas pessoalmente, quando o tempo é limitado e os recursos são limitados, reúna coisas que você não consegue descobrir por e-mail.

ROGELBERG: Então, quando estiver pensando em sua agenda, considere enquadrá-la não como tópicos a serem discutidos, mas considere enquadrá-la como perguntas a serem respondidas. Ao enquadrá-lo como perguntas a serem respondidas, é mais fácil determinar quem precisa estar lá porque é relevante para as perguntas.

Nilo Lemos Neto: Eu sinto que toda vez que você convoca uma reunião que envolve muitas pessoas de diferentes áreas, você está inevitavelmente pedindo a cada uma delas que perca muito tempo.

ROGELBERG: As reuniões estão ficando cada vez maiores. E esse fenômeno não está acontecendo por más intenções. Normalmente, simplesmente não queremos excluir ninguém. E, ao mesmo tempo, a tecnologia facilita a invasão do calendário de alguém. E a pesquisa mostra que reuniões maiores são preenchidas apenas com disfunção adicional. Embora as pessoas geralmente se queixem de uma reunião, elas se queixam da mesma forma se não forem convidadas para uma reunião. Dada essa realidade, há algumas coisas que podemos fazer. Então, primeiro de tudo, podemos realmente projetar a agenda de modo que parte da agenda seja relevante para um grande grupo de indivíduos e, em seguida, parte dela seja relevante para uma seção menor. Assim, um grande grupo participa de parte da reunião e as pessoas saem. E então é um grupo menor que tem uma discussão adicional. E o que um líder pode fazer é que, assim que começar a pensar que os participantes da reunião são essenciais ou secundários, essa pode ser uma distinção muito útil.

PARKER: Muitos de nós crescemos com o velho ditado “quanto mais, melhor”. E para a maioria das reuniões, a menos que seja literalmente uma rave, uma partida de futebol ou um concerto, quanto mais cabeludo ou mais assustador.

ROGELBERG: Se você vai a esses indivíduos secundários e diz a eles: “Ei, eu estou tendo uma reunião. Aqui estão os tópicos sobre os quais falaremos. Se você tem alguma opinião sobre esses tópicos, não hesite em me enviar um email. Também mostrarei a ata da reunião. E a qualquer momento no caminho que você deseja ir para reuniões futuras, você é mais que bem-vindo. ”E as pessoas realmente apreciam receber o que há de melhor, o melhor presente do mundo no momento. Qual é o tempo.

PARKER: Quanto mais específico for o seu propósito, mais as pessoas poderão se ver e dizer: “O que faço não é relevante para isso”. Portanto, não torne a exclusão pessoal. Faça de propósito.

Nilo Lemos Neto: Ok, preciso de alguns conselhos pessoais, porque tento evitar as reuniões o máximo possível, por isso estou mostrando meu preconceito. Normalmente não gosto de reuniões. Mas também por causa do que faço para viver, só quero meus dias livres. Quero meus dias para ler, escrever, pensar e entrevistar pessoas, e não quero reuniões. Então, algumas vezes são inevitáveis ​​e outras são ótimas e úteis. Não quero chover neles. Mas uma coisa que eu não gosto é quando você marca uma reunião com alguém, geralmente é por e-mail e eles me enviam um convite para o calendário. Mas não quero o software de outra pessoa morando no meu computador. E sempre que há uma atualização, recebo outro alerta. Eu não quero a distração. Eu tomei um tempo para planejar a reunião. Eu sei como planejar uma reunião. Coloquei no meu calendário. Eu estarei lá. Você não é – você não sente minha dor. Tudo bem. Nós podemos seguir em frente.

PARKER: Na verdade, acho que é muito profundo. Então, vivemos em uma época em que – você está falando sobre software, mas basicamente vivemos em um mundo multicultural e diversificado: “todo mundo é meio que sua própria ilha, mas também todo tipo de outras coisas”. E todos nós estamos reunidos o tempo todo. E reunir em algum nível é uma forma de imposição.

Nilo Lemos Neto: Em algum nível? Em todos os – não, desculpe, sim, sim, desculpe, não, não, não.

PARKER: Bem, na verdade o que eu amo sobre como você está falando, deve ser pensado como uma forma de imposição. E você só participa das reuniões ou reuniões nas quais pensa estar disposto a tolerar essa imposição. E o que você está falando é que, na verdade, acho que seu instinto de dizer, quero ter meus dias livres, quero pensar, quero escrever, quero entrevistar, é um instinto muito mais saudável, porque você é elevando a fasquia para qualquer coisa chegar até você. Para muitas empresas e organizações com as quais trabalho, não digo reunir mais, digo reunir melhor. Em muitos casos, isso significa reunir menos.

* * *

Nilo Lemos Neto: Steven Rogelberg , psicólogo organizacional, e Priya Parker, facilitadora de resolução de conflitos em grupo , estão tentando tornar suas reuniões menos terríveis. OK. Então, como você deve iniciar uma reunião? Primeiro exemplo: como não começar.

ROGELBERG: Então, começa tarde. Uma pessoa chega 10 minutos atrasada e, em seguida, o líder diz: “Tudo bem, podemos começar agora.” Ou pior, é o próprio líder que aparece tarde. E então eles começam a reunião com um monte de notícias e anúncios. Coisas que claramente poderiam ter sido comunicadas em outros mecanismos. Em seguida, o líder diz: “Eu tenho uma questão muito importante para discutir”. E eles começam a falar sobre essa questão e dominam a discussão. E então outra pessoa na reunião começa a dominar a discussão. E, em seguida, o líder olha para o relógio e diz: “Nossa, estamos sem tempo. Mas você sabe o que? Vamos correr 10 minutos após o horário da reunião, apenas para ver se conseguimos fechar o ciclo. ” E diz:“ Ok. Olha, já ouvi falar de todos vocês. ”Mas, na verdade, eles só ouviram falar de uma ou duas pessoas. E as outras pessoas não tiveram a chance de falar ou foram completamente irrelevantes para a discussão. Portanto, a reunião termina 10 minutos depois do que deveria. O líder acha que foi tomada uma boa decisão, mas ninguém mais se sente assim. E eles voltam ao trabalho e dizem: “ Oy vey. O que aconteceu? ”É chamado de Síndrome de Recuperação de Reunião. O que descobrimos é que, quando as pessoas têm reuniões ruins, elas não são necessariamente deixadas à porta. Fica com eles. Eles ruminam, co-ruminam e até relatam isso afetando negativamente sua produtividade após a reunião.

Nilo Lemos Neto: Ou você pode começar sua reunião assim.

PARKER: Não abra com logística, abra os primeiros 5 ou 10 minutos conectando as pessoas de uma maneira específica.

Nilo Lemos Neto: Aqui está uma idéia que Parker teve de alguém que dirigia uma reunião semanal da equipe.

PARKER: Ela começou suas reuniões dizendo: vamos todos fazer uma rosa e um espinho, que é uma espécie de exercício antigo de, qual é a melhor parte da sua semana, qual é a pior parte da sua semana. E esses são apenas os primeiros 10 minutos, o restante dos 50 minutos foi usado para “negócios”. E ela me ligou e disse que minhas reuniões se transformaram . E eu disse por que? E ela disse que, bem primeiro, nossa equipe mudou com o tempo, porque os riscos que as pessoas assumem variam semana a semana – algumas compartilham coisas tolas. Algumas pessoas compartilham coisas profundas. Algumas pessoas compartilham coisas do trabalho, outras compartilham coisas do fim de semana. Na verdade, mudou o que é permitido na conversa.

Ela é como, mas a segunda coisa que foi mais interessante é que eu não percebi isso, mas as pessoas começaram a dizer coisas mais reais no contexto do trabalho, porque ao iniciar a reunião incluindo um espinho como padrão básico, Eu não sabia que estava desempenhando um papel de líder de torcida, e eles não achavam que eu poderia lidar com isso ou queria ter 50 a 50 espinhos. Mudou as normas do que é aceitável e do que falamos para o resto da reunião.

Nilo Lemos Neto: Então , Priya , você escreve que as empresas tendem a “executar um culto à positividade”. O que você quer dizer com isso, e como você o contraria?

PARKER: Sejam os painéis que estão pedindo aos convidados que falem sobre todos os seus sucessos ou lançem um produto, ou se é uma reunião em que você está falando sobre como as coisas são maravilhosas ou maravilhosas. E assim, parte do desenrolar do culto da positividade é voltar e perguntar: qual é o propósito dessa reunião? E, frequentemente, a positividade impede o progresso.

Nilo Lemos Neto: Fale sobre a diferença entre autoridade generosa e não generosa, ou como você chama de autoridade imperiosa.

PARKER: Parte do papel de um anfitrião é praticar autoridade generosa. E eu defino autoridade generosa para fazer três coisas com seu convidado. O primeiro é conectá-los um ao outro e ao objetivo. Para protegê-los um do outro. E para equalizá-los temporariamente. Porque em qualquer tipo de grupo as pessoas se enquadram nos padrões padrão em que sempre se enquadram. Se eles conhecem pessoas ou não. E seu papel como anfitrião é permitir temporariamente que eles se comportem de uma maneira que o ajude coletivamente a atingir esse objetivo.

ROGELBERG: Então, se eu sou um líder de reuniões, posso fazer coisas diferentes. Em vez de pedir às pessoas que se preparem com antecedência, você aloca a primeira parte da reunião para ler os materiais preparatórios porque, nesse ponto, pelo menos você sabe que todo mundo já fez isso. E depois há outras ferramentas não convencionais . Mesmo que eu tenha um grande grupo de pessoas e quero que eles se envolvam fortemente em um tópico, se houver pessoas em duplas e trabalhar em díades, mesmo que por apenas alguns minutos, e depois voltarem juntas como um grupo, eu tendo o pessoal que trabalha na díade muda toda a dinâmica da discussão em grupo. O nível de comunicação e paixão será muito maior. Mas o que sabemos da pesquisa é que resta apenas os protocolos padrão das pessoas que falam, que uma decisão melhor do que a que seria produzida pelo melhor indivíduo na sala ocorre apenas 20% das vezes. Portanto, o mais típico é não encontrar o desempenho ideal.

Nilo Lemos Neto: O problema com as reuniões é que a proporção de bom uso do tempo e mau uso do tempo está fora de sintonia. Essa é a questão crítica. É apenas descobrir como podemos aumentar a proporção de tempo bom e tempo ruim? O momento oportuno é quando os participantes da reunião estão interagindo de maneira genuína, de modo que as decisões e soluções geradas possam superar o que qualquer indivíduo poderia ter feito por si próprio. E esse tempo não é necessariamente livre de conflitos. De fato, queremos conflitos nas reuniões. O que não queremos é conflito pessoal, mas queremos conflito em torno de idéias. Portanto, se você tem um grupo lutando com uma paixão incrível por idéias – essa é uma reunião fantástica. Especialmente se for um ambiente seguro e as pessoas perguntarem: “ Uau, foi incrível que pudéssemos ter esse nível de discordância. Mas de uma maneira que não castram todos na sala. ”

Nilo Lemos Neto: Ou, como Priya Parker colocou anteriormente:

PARKER: A paz doentia pode ser tão ameaçadora para a conexão humana quanto o conflito doentio. E a maioria de nossas reuniões sofre de uma paz doentia, não de um conflito doentio.

Nilo Lemos Neto: Às vezes, Parker precisa inventar um conflito saudável.

PARKER: Fui levado a uma empresa de arquitetura – uma empresa de arquitetura de 70 anos – para descobrir sua visão para o futuro. E eles estavam debatendo se deveriam continuar sendo uma empresa de arquitetura – o que significava, no caso deles, continuar sendo tijolos e argamassa, construindo prédios – ou se deveriam se virar e se tornar uma empresa de design. E houve um verdadeiro desacordo na empresa. Mas você não saberia disso estando na sala. E sempre que alguém dizia algo relacionado a uma das visões possíveis, todo mundo recuava. Eles não estavam dispostos a ir para lá. E foi muito educado.

Então, durante a pausa para o café, meu cliente me disse – ele literalmente sussurrou para mim: ” Priya , precisamos de mais calor.” acontecer através do modo como eles normalmente se encontram. Rapidamente, no Photoshop, tiramos duas fotos das cabeças dos arquitetos e as batemos nos corpos dos lutadores. Nós os imprimimos e os colocamos em duas paredes – um lado era a cabeça, significando design, e o outro era o corpo, significando que o futuro seria arquitetura, tijolos e argamassa. E os arquitetos voltaram. E basicamente dissemos: “Bem-vindo de volta à partida da jaula. Em um canto ”- eu era o mestre de cerimônias, eu estava tipo -“ em um canto você tem o corpo e o outro a cabeça ”. E, felizmente para nós, os dois arquitetos estavam em jogo. E então eles começaram a zombar e levantar as mãos sobre os ombros. Nós atribuímos treinadores para cada um dos lados, eles jogaram as toalhas brancas em torno de seu pescoço, que jogou o Rocky música, certo? Interrompemos o script. E eu disse que cada lado tem dois minutos para dizer o argumento mais forte possível para o futuro da visão da empresa, seja arquitetura ou design. E então eles recebem dois minutos para refutação. E todo mundo – esse foi o principal insight – todo mundo tem que escolher fisicamente um lado. Sem neutralidade e sem flores. E o que fez foi , ele quebrou a regra do consenso implícito, que não havia.

Nilo Lemos Neto: E qual foi o resultado dessa gaiola de arquiteto?

PARKER: Então, no final, o grupo votou, e o melhor argumento foi o corpo.

Nilo Lemos Neto: E essa escolha considerada vinculativa?

PARKER: Essa escolha foi considerada recomendável . Mas as pessoas sabiam disso antes do tempo. O resultado mais profundo dessa reunião é que eles têm uma memória compartilhada de que são capazes disso, são capazes de falar dessa maneira. Em qualquer sala, há encrenqueiros e problemas mais suaves.

Nilo Lemos Neto: E o criador de problemas diz claramente que o que aprendi hoje é que temos muitas reuniões. Essa é a natureza do criador de problemas?

PARKER: Bem, o causador de problemas é um papel realmente útil. Você se consideraria mais tranqüilo ou causador de problemas?

Nilo Lemos Neto: quem eu? Você não descobriu isso até agora? Eu sou claramente o causador de problemas.

PARKER: Então, acho que, em contextos saudáveis, se você compartilha um objetivo comum, os “criadores de problemas” podem realmente ser realmente úteis. E uma das coisas que costumo fazer em grupos é fazer com que as pessoas levantem a mão, quem é causador de problemas, quem é mais tranquilo e, depois, pergunto: quem são os dois? E as pessoas que são as duas – e sempre há algumas em um grupo – são as que têm mais probabilidade de fazer parte de conversas transformacionais. E isso porque, como criador de problemas, você está disposto a cutucar e cutucar e não tem medo de um pouco de calor. Mas, como uma maneira mais suave, você também está interessado em reparar e se unir. E voltando à nossa conversa anterior, a maioria das conexões e reuniões humanas sofre mais com a paz doentia do que com conflitos doentios. E nesses contextos, se você é um grupo de pessoas mais tranqüilas, posso diagnosticar imediatamente que esse é um lugar muito prejudicial.

Nilo Lemos Neto: Fico feliz em informar que nossa audiência inclui muitos causadores de problemas, bem como smoothers-over. Eles nos falaram sobre algumas reuniões de muito sucesso:

Elise PIAZZA: Meu nome é Elise Piazza e sou neurocientista cognitivo na Universidade de Princeton. Na verdade, tenho muita sorte, porque muitas vezes ouço as pessoas dizerem: “Essa foi uma reunião incrível.” As reuniões de laboratório são oportunidades para os cientistas se reunirem e compartilharem seus dados mais recentes, e então debaterem os próximos passos do projeto, e ocasionalmente também discutimos uma reunião. artigo de jornal recente, por vezes controverso. Costumo sair me sentindo energizado porque pensei em uma nova pergunta para testar ou em um algoritmo para implementar. E, claro, talvez a ciência seja inerentemente mais divertida e exploratória do que outras carreiras, mas uma das razões pelas quais essas reuniões são tão eficazes em geral é que pessoas com habilidades e perspectivas distintas estão se unindo ao objetivo compartilhado de ajudar o colega a melhorar.

Nilo Lemos Neto: E ouvimos falar de algumas reuniões com menos sucesso:

Al CHEN: Ei, pessoal. Meu nome é Al. Então, uma das minhas piores reuniões em que participei foi quando estava trabalhando na minha startup. Reunimo-nos para nossa reunião semanal da equipe, e o objetivo era criar novas idéias para o nosso aplicativo para dispositivos móveis, e acabamos encontrando um bloqueio criativo. Não estávamos apresentando boas idéias. E esqueci de quem era a idéia, mas um dos meus colegas de equipe sugeriu que saíssemos e fumássemos um pouco de maconha para sermos mais criativos. Então fomos atrás do prédio na doca de carregamento, todos ficamos muito altos. E fumar maconha deveria nos tornar mais criativos, mas, na realidade, isso nos tornava realmente improdutivos e começamos a ficar brincando e a brincar, e acho que isso nos tornou melhores amigos, mas não foi realmente um ótimo encontro.

Nilo Lemos Neto: Também ouvimos alguns ouvintes que seguiram um caminho totalmente diferente.

John COSGROVE: Meu nome é John Cosgrove e moro em Minneapolis, Minnesota. Mudei-me da Irlanda para cá há 20 anos e há cerca de sete anos comecei uma empresa ironicamente no setor de reuniões e eventos. E nos últimos sete anos, não tivemos uma única reunião, e nossa empresa parece estar funcionando com muito sucesso.

Nilo Lemos Neto: De fato, a reputação das reuniões é tão ruim que muitas pessoas simplesmente evitam realizá-las – Mark Cuban e Elon Musk , por exemplo . Algumas empresas instituíram dias de “ não reunião ”, para dar aos funcionários a chance de fazer seu trabalho sem serem arrastados para a sala de conferências. Mas ainda: 55 milhões de reuniões por dia nos EUA – essa é a realidade.

Nilo Lemos Neto: Steven Rogelberg encontrou outras pequenas medidas para aliviar a dor. Lanches (é claro). Fazer com que as pessoas saiam de seus assentos habituais. Usando pesquisas anônimas para que as pessoas possam levantar objeções sem medo de represálias. A pesquisa mostra que apenas pedir aos participantes para classificar uma reunião aumenta a qualidade das reuniões naquela empresa. E quando as pessoas assistem a reuniões olhando para seus telefones?

ROGELBERG: Um dos comportamentos contraproducentes em que nos concentramos foi na idéia de multitarefa e realmente tentando entender por que as pessoas fazem multitarefa apesar do fato de que claramente tende a incomodar os outros. Mas a outra parte é a multitarefa como mecanismo de enfrentamento. Quando um funcionário entra em uma reunião, ele está renunciando ao controle. E então, como você pode recuperar esse controle? Bem, você pode sonhar acordado. Você pode fazer listas. Ou você pode multitarefa. É assim que você pode recuperar seu poder. Portanto, uma das técnicas está tentando criar uma pausa no meio de uma reunião. Portanto, se eu disser a eles: “Ei, prometo que em 30 minutos você pode verificar seu telefone”, isso ajudará a acalmar suas mentes.

Nilo Lemos Neto: E uma coisa importante e final: como você termina uma reunião?

PARKER: Primeiro, faça uma última ligação. Assim, da mesma maneira que um bar recebe uma última ligação, eles acendem as luzes ou você literalmente diz ” última ligação”. E a maioria das reuniões, a maioria das reuniões não termina – elas param. Ficamos sem tempo e então todos se dispersam.

ROGELBERG: Você sabe quando terminar a reunião porque as perguntas foram respondidas. E se você não conseguir formular perguntas, não deve ter uma reunião.

PARKER: Mas para ajudar as pessoas a entender, quando voltamos ao mundo, quem está fazendo o quê? O que foi decidido aqui, e estamos todos alinhados?

ROGELBERG: As pessoas querem sentir que seu tempo foi bem gasto. E isso se torna uma dica para dizer a você que realmente era. Se você sabe que respondeu absolutamente a essas perguntas convincentes, sai de lá dizendo: “Ah, eu consegui alguma coisa”.

PARKER: E para ter uma boa memória no final, é disso que você mais quer que as pessoas se lembrem, e não termina na logística. Termine com o que você quer que as pessoas se lembrem.

Nilo Lemos Neto: Tudo bem – trabalho feito, então. Obrigado, Priya Parker e Steven Rogelberg . Obrigado aos nossos amigos antropólogos e ecologistas comportamentais – e aos cães selvagens africanos, é claro. E um grande obrigado a todos os ouvintes da Rádio Freakonomics que nos enviaram suas histórias de reuniões.

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