Fabio Bettamio Vivone entrevista David Allen

Fabio Bettamio Vivone : David, bem-vindo ao show. 

David Allen: Muito feliz por estar aqui. Obrigado pelo convite. 

Fabio Bettamio Vivone : O prazer é meu e faz muito, muito tempo que não tivemos contato. Estávamos conversando antes de pressionar o botão de gravar. Provavelmente foram apenas algumas semanas, talvez um mês, após a publicação da The 4-Hour Workweek , em 2007, que me vi sendo entrevistado por alguém ao seu lado, virtualmente, por telefone. E eu estava uma bagunça nervosa. Fiquei muito intimidado porque senti que estava entrando na arena com o faixa-preta literal e metafórica no espaço da produtividade. 

Porque, também naquela época, em 2007, o GTD , Getting Things Done , era onipresente no Vale do Silício. Quero dizer, era o assunto da cidade, e 43 Folders, Merlin Mann e todos esses outros veículos, Lifehacker , pareciam falar sobre GTD todos os dias.

E é bom ter uma conversa em que me sinto mais à vontade para fazer perguntas.

David Allen: Atualizando. Bem, para pessoas como você e eu, o tempo é um tanto irrelevante. Bem, é para isso que servem os bons amigos, sabe? É como, você aparece e diz: “Ei, o que há de novo?” Dois anos, 10 anos, não importa. 

Fabio Bettamio Vivone : Sim, exatamente. E eu estava pensando naquele período de tempo. 2007 foi um ponto de inflexão muito importante para mim, se eu quiser olhar dessa maneira. Na mesma época, em algum momento, em 2007, 2009, um amigo meu realmente o entrevistou no South by Southwest em um formato muito difícil, acho que em alguns casos, para os dois lados, dentro de um carro . O nome dele é Chase Jarvis. 

David Allen: Ah, eu lembro disso. Isso foi tão divertido. 

Fabio Bettamio Vivone : Ele é um cara fenomenal. Um fotógrafo brilhante. E ele estava tentando fazer o possível para espremer – e, é claro, você é muito bom em fornecer isso -, mas algum tipo de pepita que ele poderia extrair em, digamos, um minuto ou dois minutos ou em quantos minutos . E pensei que começaríamos por lá, porque a resposta que me lembro era: “Sua mente é feita para ter idéias, não para sustentar idéias”. E acho que isso é muito importante. Eu adoraria ouvir você apenas expandir o que isso significa? 

David Allen: Bem, sua cabeça é um escritório ruim. E a maioria das pessoas ainda está usando a cabeça como escritório. E seu cérebro não evoluiu para lembrar, lembrar, priorizar ou gerenciar relacionamentos com mais de quatro coisas. A propósito, esses são novos dados da ciência cognitiva. 

Então, quantas pessoas estão tentando acompanhar mais de quatro coisas e gerenciar o relacionamento entre elas e priorizar entre elas? É como, “Com licença, que tal 10.000, ou 1.400?” Ou Deus sabe quantas outras. E eu acabei de descobrir anos atrás, de maneira mais prática e na rua, quão crítico era esvaziar sua cabeça. E o que então, nos primeiros dias do novo campo da ciência cognitiva, eles chamavam de “cognição distribuída”, chamada de “tire isso da cabeça”.

E então eu descobri isso e descobri, não apenas tirá-lo da cabeça, mas há outras coisas que você precisa fazer para esclarecer. O Dr. Peter Drucker definiu qual é o trabalho que você está deixando de pensar e qual é a sua [inaudível 08:58] . Então passei 30 dos últimos 35 anos tentando descobrir o que é esse algoritmo e, depois, gastando milhares de horas, como você provavelmente sabe, na mesa de trabalho , com algumas das pessoas melhores, mais brilhantes e mais ocupadas do planeta, implementando esse processo e vendo essas coisas transformacionais acontecerem.

Você sabe, vamos lá. Você já treinou e aconselhou bastante, tenho certeza, e o melhor conselho é não dizer às pessoas o que fazer, mas fazer as perguntas certas.

Fabio Bettamio Vivone : Certo. 

David Allen: E descubra o que está acontecendo na cabeça deles e ajude-os a enquadrar isso de uma maneira que seja útil. E então eu só descobri isso. Não sei quanto tempo vou pregar isso, Tim. Você sabe: “Pessoal, sua cabeça não é – não faça isso. Não deixe suas coisas na cabeça! ”E é um hábito tão grande. 

Eu acho que é porque as pessoas têm isso – acho que dá às pessoas uma falsa sensação de controle para mantê-las na cabeça. E o controle é o vício em mestre. Então você precisa se sentir vulnerável o suficiente para descarregar tudo o que tem sua atenção e dar uma olhada. Acho que é assustador para a maioria das pessoas.

Fabio Bettamio Vivone : Você mencionou treinamento, então eu vou para o próximo. Eu adoraria ouvir você descrever o que você faz com, digamos, cliente corporativo, passado, presente, hipotético, quando você se encontra com, digamos, executivos, e eles são pessoas individualmente com muito bom desempenho, mesmo assim carregando muito mais do que quatro itens em cada uma das cabeças deles, e você se senta. Quais são as primeiras perguntas que você faz ou os exercícios que faz quando se senta com pessoas de alto desempenho, mas mesmo assim sobrecarregadas, para trabalhar com elas? Quais são algumas das primeiras coisas que você faz com elas? 

David Allen: Bem, além de estabelecer rapport. 

Fabio Bettamio Vivone : Certo. 

David Allen: O que é “Oi” e “Por que você me trouxe aqui?” E qual é o seu problema de apresentação, da melhor maneira que você pode descrevê-lo? ”E,“ Aqui está um pouco sobre quem eu sou e o que vamos fazer. ”Mas, idealmente, e ao longo dos anos, descobri menos Eu digo às pessoas o que vamos fazer, melhor. Você sabe, “Surpresa”. 

Então, se eu apenas andasse com frio, a tabula rasa aqui é a primeira coisa que faria, Tim, com você, seria: “Vamos garantir que você tenha uma bandeja de entrada”. Uma bandeja de entrada física. Precisamos de algum lugar para jogar coisas até que possamos tomar decisões sobre o que isso significa e o que você fará sobre isso. Mas precisamos coletar um monte de coisas primeiro.

Então é isso que vamos fazer primeiro: obter uma espécie de versão material da coleção ou “capturar” coisas que atraem a atenção das pessoas. Então, pegamos uma grande pilha de papel de impressora, uma caneta ou lápis favorito, sentamos e dizemos: “Tudo bem. O que está em sua mente? O que tem sua atenção? ”“ Oh, eu preciso de comida de gato. Oh, eu preciso de uma vida. Preciso de um novo vice-presidente de marketing. Oh, nossas próximas férias estão chegando. Oh Deus, meu celular acabou de cagar. A impressora quebrou. Yada yada .

E literalmente começamos a escrever, eles escrevem, cada um desses itens que têm sua atenção em um pedaço de papel separado, e o jogam na bandeja de entrada. Você ficaria surpreso, em primeiro lugar, com quantas pessoas não têm uma bandeja de entrada. Ou, se eles têm um, é petrificado porque há semanas fica parado lá com merda.

Fabio Bettamio Vivone : Certo. 

David Allen: Precisamos ter algum tipo de espaço livre para coletar todas essas coisas, para começar. Esse processo, Tim, normalmente leva, na minha experiência ao longo de todos esses anos, para o profissional de nível intermediário a sênior que treinamos de fato com esse processo, que leva de uma a seis horas, apenas para capturar o que está chamando sua atenção. Não para organizá-lo. Não para priorizar isso. Não para tomar decisões sobre isso. Apenas para identificá-lo. 

Fabio Bettamio Vivone : Sim. É tão impressionante e horrível ao mesmo tempo. E eu estava me preparando para essa conversa, encontrei um parágrafo que me pareceu importante e que está relacionado a isso, acho, de alguma forma. É de uma peça mais antiga da Wired e tem a seguinte redação. 

Em seu seminário, Allen pede ao público que tente capturar todas as suas coisas escrevendo uma lista e, ao fim de alguns minutos, ele nos diz para examinar a lista e pensar sobre como ela nos faz sentir. Ele acha que nossos sentimentos incluem uma mistura de tristeza e alívio. O alívio, ele sugere, vem do simples fato de fazer a lista. Mas de onde vem a dor?

E essa é a citação que realmente chamou minha atenção.

“Esses itens representam acordos que você não manteve com você”, diz Allen. “O que acontece quando você quebra um acordo consigo mesmo é que sua auto-estima cai.”

Você poderia falar um pouco sobre isso? Porque eu imagino que muitas pessoas diriam: “Sinto culpa, talvez, por todas as coisas que não fiz por mim ou por outras pessoas”. Mas essa tristeza e acordos que você não manteve com você se abalaram. me como importante, e pelo menos chamou minha atenção. Você poderia falar com isso?

David Allen: Bem, vou fazer engenharia reversa um pouco e voltar ao fato de que você violou o contrato porque está acompanhando o assunto na sua cabeça e onde o acompanha não faz sentido do passado ou do futuro. Então essa parte de você, aquela parte subliminar de você, pensa que deveria comprar comida de gato 24 horas por dia ou contratar um vice-presidente 24 horas por dia. É por isso que você acorda às 3:00 da manhã. “Oh, merda, comida de gato. O que eu vou fazer? ” Porque essa coisa não tem noção de passado ou futuro. 

Então, como não, você não pode fazer tudo. Você não pode fazer mais de uma coisa de cada vez. E então há uma parte de você que pensa que deveria estar fazendo isso o tempo todo. Então, fale sobre uma tonelada de acordos quebrados. Mas você não precisa terminar o processo para manter seu acordo. Você precisa tirá-lo da cabeça.

Veja, acordos – e essa é uma das coisas que aprendi nos velhos tempos de crescimento pessoal. Acordos, há um preço automático que você paga quando quebra um contrato, desintegra a confiança, seja com outras pessoas ou consigo mesmo, ou ambos. Portanto, se você não quer ter um contrato quebrado, você tem três opções. Uma é não fazer o acordo , chamado “Não, não vamos fazer isso.” Mova-o para um dia, talvez, ou algo assim. Mantenha o acordo. Vá comprar comida de gato. Vá contratar o vice-presidente. Vá terminar a coisa. Ou, o mais importante para a maioria das pessoas, é renegociar o contrato .

Se eu marquei uma consulta hoje, por exemplo, Tim, como as pessoas podem ouvir ruído ambiente por aí. Há obras em andamento. Se isso fosse alto demais, provavelmente teria que tentar renegociar e reagendar essa conversa com você. E então não tenho um acordo quebrado, se não o faço, porque o renegociamos.

Mas você só pode se sentir bem com o que não está fazendo quando sabe o que não está fazendo. Portanto, a maioria das pessoas acaba de fazer muito mais acordos do que imagina. Então, tudo o que fazemos em nosso treinamento é conscientizar as pessoas: “Quais são todos os acordos que você fez? O que são todos o faria , poderia, deveria, precisa tos , deve tos ?”

E essa é uma das razões pelas quais as pessoas se sentem bem quando fazem uma lista: olham para ela e dizem: “Bem, nossa, eu não posso fazer tudo isso agora.” Sem brincadeira, certo? E assim volta a externalizar coisas da sua cabeça. É por isso que é tão crítico fazer isso. E acho que a maioria das pessoas realmente não entendeu ou certamente conseguiu se entender com essa dinâmica.

Fabio Bettamio Vivone : Eu adoraria ressaltar e talvez cavar uma palavra que você usou, certamente na minha vida, tentando prestar cada vez mais atenção, que é “renegociar”. Você poderia compartilhar, talvez, qualquer recomendações que você fornece, ou talvez o idioma que usa, para renegociar quando necessário? O que você diz a alguém, por e-mail ou não, quando precisa remover um compromisso, seja para sempre ou simplesmente para outra hora? Você tem sugestões ou pensamentos em particular relacionados a isso? 

David Allen: Sim. Bem, provavelmente há – eu provavelmente poderia pensar em uma dúzia. Mas um dos mais interessantes e úteis, às vezes, é torná-lo realmente politicamente correto, é como, “Uau. O que você está me pedindo para fazer ou o que me comprometi a fazer vai exigir muito mais atenção do que tenho largura de banda para realmente dar a atenção que merece no momento. Podemos renegociar isso em termos de quando é devido ou como vamos fazer isso acontecer, ou se eu ainda preciso fazer isso? ”Então essa é uma maneira de fazer isso. Você apenas diz: “Ei, isso é legal. Isso não é ruim para você. Nem tudo é ruim comigo. ”A vida muda, e às vezes precisamos renegociar as coisas dessa maneira. 

Eu acho que é importante dizer a si mesmo, como eu digo: “Você só pode se sentir bem com o que não está fazendo quando sabe o que não está fazendo.” É por isso que, para que eu possa estar de acordo com você e esteja presente aqui, Tim, há pouco tempo olhei para todas as coisas que eu poderia, deveria, deveria estar fazendo hoje e dizer: “Não, é isso.” Talvez eu tenha cometido um erro. Nós vamos descobrir. Mas pelo menos por enquanto, essa é a coisa mais legal a se fazer, é a melhor coisa a se fazer, é a única coisa a se fazer agora. Mas eu apenas olhei para todo o resto.

Mas é difícil de fazer se você não viu tudo o mais, porque você não sabe o que todo o resto inclui. E assim você não tem certeza do que não está fazendo. E, portanto, a maioria das pessoas, então, não pode renegociar por si mesma porque não tem certeza, quais são todas as coisas que elas deveriam, poderiam, deveriam, fazer?

É por isso que Tim, quero dizer, é outro ponto, mas está intimamente ligado a ele. Quando não estou fazendo mais nada, estou limpando minha carteira de pedidos em zero, porque há uma surpresa vindo em minha direção que não consigo ver, e quando essa surpresa chega, e isso pode ser bom, ruim ou indiferente, mas quando isso acontecer, se eu tiver um grande estoque de coisas não esclarecidas , não capturadas e desorganizadas, ficarei perturbado com qualquer entrada, mesmo que seja boa, porque não sei o que mais estou sentindo falta , se eu decidir colocar minha atenção nessa coisa nova, o que vai perder? O que vai cair em uma fenda em algum lugar?

É por isso que mantê-lo limpo, manter o estoque o mais mínimo possível, é apenas uma maneira fabulosa de garantir que você esteja claro sobre quais são todos os acordos que você renegociou consigo mesmo?

Fabio Bettamio Vivone : Sim. Isso faz muito sentido. Sobre se esse será o melhor uso do seu tempo, permita-me talvez mais meia hora para decepcionar. Vamos ver como fica. 

David Allen: Tudo bem. 

Fabio Bettamio Vivone : na lista de pendências, por mais mínimo que seja, onde isso mora fisicamente para você atualmente? Qual é a caneta de retenção para você? 

David Allen: Principalmente dois lugares e meio. Um deles é obviamente o e-mail. No momento, apenas por causa de outras coisas que estão acontecendo, eu tenho uma tela e meia cheia de e-mail, o que é um pouco demais para minha zona de conforto, mas tudo bem. Vou limpá-lo mais cedo ou mais tarde. Minha bandeja física na qual estou olhando agora, que está vazia. Enquanto esperava que o canteiro de obras diminuísse um pouco, eu estava processando um monte de recibos que minha esposa e eu coletamos nas últimas 24 horas, colocando-os no Quicken. Então, está tudo zerado agora. 

E a outra metade é a minha pequena carteira de anotações que carrego comigo, que tem uma nota que diz: ” quiroprático “. Tudo bem. Então, eu estou jogando isso na minha bandeja agora. Então, esses são os lugares que eu capturo, realmente. Não capto muito digitalmente. Eu tenho uma captura digital do iPhone chamada Braintoss . Pequeno grande programa que dois GTD – ers em Amsterdam realmente construído. Porque o que ele faz é que não o coloca no buraco negro do meu iPhone. Ele o transfere automaticamente para o meu e-mail.

Então, se eu gostaria de digitalizar qualquer coisa que estou capturando, algum pensamento, alguma idéia, uma foto que eu queira tirar de alguma coisa, seja o que for, ela será enviada automaticamente para o e-mail, que eu limpo, como limpo regularmente . Mas esses são os principais lugares.

Fabio Bettamio Vivone : Quais são os benefícios de minimizar a digitalização, por assim dizer? Existem benefícios? É simplesmente um hábito que você tenha continuado ao longo do tempo, já que foi aí que começou? Ou existem recursos para o uso físico – 

David Allen: Bem, existem dois lados da moeda no mundo digital. Antes de tudo, é um ótimo momento para estar vivo, se você souber o que está fazendo e tiver um pouco de disciplina. Se não, é um buraco negro, e então você pode jogar coisas, mas depois descobre um mês depois e diz: “Oh meu Deus. Eu deveria ter lidado com isso. ” Ou o que quer. E é, você coloca no Dropbox ? Você coloca no Evernote ? Você quer colocá-lo no Outlook? Você quer colocá-lo no WhatsApp ? Como, onde você vai colar essas coisas? 

Portanto, a infinidade de opções tornou quase mais trabalho. Você sabe, vamos lá. Não sei se você viu todos os estudos que dizem que basicamente a produtividade ainda não aumentou, embora a tecnologia tenha ultrapassado o limite. E muito disso ocorre porque a tecnologia não necessariamente melhorou a produtividade. Na verdade, é muito complicado a vida das pessoas.

Conheço um monte de pessoas de alta tecnologia que estão voltando aos planejadores de papel, especialmente os tipos ADD e ADHD, porque há muitos cliques. E fora da vista, fora da mente – você sabe, eu tenho uma tela Thunderbolt, mas ainda não tenho o imóvel que costumava ter com meu planejador de papel de tempo / design. Você não pode vencê-lo, porque você pode ver todo esse relacionamento um com o outro muito mais fácil. Não há cliques. Não há bateria, nem Wi-Fi necessário.

Tem toda a desvantagem. Quero dizer, eu sou uma espécie de usuário final de alta tecnologia. Gosto de tudo isso por causa da conectividade e assim por diante. Mas você realmente precisa saber o que está fazendo, caso contrário , o mundo da tecnologia pode ser realmente impressionante.

Fabio Bettamio Vivone : Hum-hmm (afirmativo). E acho que o que eu adoraria fazer é voltar um pouco o relógio, apenas para entender melhor como você se tornou a versão atual de David Allen. Você poderia descrever onde estava no ensino médio, em que estava focado na época, se é que havia alguma coisa, e o que queria ser? O que você pensou que seria quando crescesse, ou o que queria fazer quando crescesse? 

David Allen: Sim. Bem, eu rebobinei bastante a fita. Vamos ver. Colegial. Bem, antes de tudo, eu era ator quando criança, logo antes do ensino médio. Quando eu tinha 10, 11, 12 anos, tive aulas de atuação e, na verdade, me tornei uma espécie de estrela infantil em Shreveport, Louisiana, onde passei a maior parte dos meus anos de crescimento. 

Então isso sempre foi um tipo de amor, foi isso. Então, no ensino médio, tornei-me debatedor e debatedor campeão estadual, debatedor campeão regional, o que seja. Então, adorei debater. Foi divertido. Levantando-se e tentando compensar enquanto está de pé. E eu pensei que estava – você sabe, vamos lá. Estamos falando dos anos 50 e início dos anos 60, e em Shreveport, Louisiana, se você tivesse algum cérebro em tudo, você era ou um advogado, um médico ou um professor. Se você não estava necessariamente nessa linha de coisas, vendia carros, seguros ou algo do tipo. Foi praticamente isso. Não havia muitos outros – “Consultor? O que é isso? Ator? Não, vá se formar para ter um emprego. ”

Então não havia muitas opções, basicamente, na minha cabeça. Acontece que, na verdade, eu tive a oportunidade, tivemos um estudante de intercâmbio na nossa escola que eu estava indo, da Alemanha, e isso foi do meu interesse. Então, na verdade, me inscrevi no American Field Service, AFS, e naquela época não havia muitos americanos em que famílias estrangeiras ou internacionais aceitariam um americano por um ano inteiro. Geralmente os americanos iam para o verão.

Mas eu me inscrevi o ano inteiro. Eu disse: “Que diabos?”. E eu fui capaz de – fui escolhido por essa família em Zurique, na Suíça. Eu fui morar com esta família suíça por um ano inteiro. E isso foi revelador.

Fabio Bettamio Vivone : Quantos anos você tinha na época? 

David Allen: 17 e 18. 

Fabio Bettamio Vivone : Uau. 

Na verdade, ’63, ’64. Eu estava lá quando Kennedy foi baleado, o que foi bastante traumático para a maioria dos europeus, quando aconteceu. Mas eu fui basicamente ao ensino médio que o menino da família frequentou. Não era um programa acadêmico. Era mais social, viver com a família, ver como eles vivem e assim por diante.

David Allen: Então eu fui ao Realgymnasium Zürichberg , que ficava a uma quadra do Kunsthaus em Zurique, onde havia nenúfares de Monet desenhados por todas as paredes. Eu estava a três quarteirões do café Odeon, que é onde o dadaísmo começou, onde Jung e todo tipo de coisa – então fui empurrado para o meio da história e cultura européia apenas por estar lá. E isso meio que abriu meus olhos um pouco. 

Além disso, acontece que eu tinha uma meia-irmã, muito mais velha que eu, que acabara se casando com um dos cronistas intelectuais da Beat Generation, um homem chamado John Clellon Holmes. Se você já procurou John Holmes, John Clellon Holmes, ele escreveu alguns livros muito interessantes. E eles moravam em Connecticut. Eles eram muito, muito descolados. Meu pai morreu quando eu era muito jovem e minha mãe, quando eu tinha nove anos, me levou para visitar Shirley e John, seu marido. E então fui apresentado ao provavelmente o mais badalado do quadril em termos de cultura intelectual, batida de Nova York, Manhattan.

De fato, meu cunhado John e Kerouac cunharam o termo “Beat” juntos, vendo alguém se bater, descer o Central Park. De qualquer forma, fui apresentado desde cedo a um mundo totalmente novo de sofisticação e cultura, realmente, naquela época. Portanto, não fui pego de surpresa por isso, pelo fato de o mundo ser muito maior do que o meu mundo em que eu cresci na Louisiana. Então, eu queria sair de lá o mais rápido possível.

Nada contra isso. Eu ainda amo a Louisiana. Eu ainda estou voltando e vendo a cultura e a comida e os bayous e assim por diante e tudo isso. Mas, certamente, meu mundo havia se expandido a esse ponto, e eu estava interessado em perseguir isso. Então eu não sabia, pensei em lei, talvez, para começar. Mas depois de estar na Suíça, de estar em torno de toda essa cultura, o interesse pelas artes liberais, filosofia e assim por diante foi mais interessante para mim. Então, quando entrei na faculdade, esse era meu foco.

Fabio Bettamio Vivone : E para aqueles que não estão familiarizados com a carreira, por assim dizer, como era isso – 

David Allen: Bem, eu fui para uma pequena faculdade louca na Flórida que projetaria sua própria educação. Sem notas, estudo independente, chamado New College. E ficou entediado pelos filósofos. Eles acabaram provando sua hipótese original usando sua hipótese original e assim: “Hum. Isso é uma espécie de círculo. ”Mas o mais interessante foram os próprios filósofos. E eu tinha um grande amigo, ele acabou sendo – ele era meu orientador acadêmico e era um bom amigo, historiador intelectual, história do pensamento. 

Então ele me transformou na história da cultura, história do pensamento, e eu achei isso muito legal. E nós nem usamos a palavra “paradigma” naquela época, mas foi a isso que eu fui apresentado. Li Oswald Spengler, The Decline of the West , que é um dos primeiros livros, há mais de cem anos, falando sobre culturas que têm sua própria psique, seu próprio geist e como isso afetou a arte, filosofia, matemática, ciência, medicina e tudo porque havia uma impressão digital ou uma assinatura nas várias culturas que você podia ver através de todas essas coisas.

Então eu fiquei fascinado por isso. Acho que esse foi o estágio inicial de meu interesse por modelos. Compreendendo um modelo. Se você pudesse entender um modelo, isso poderia ajudar o mundo a fazer muito mais sentido. Eu sempre fui um pouco atraído por isso. Também sempre foi atraído pela forma como o invisível afeta o visível.

Então, se você olhar para trás na minha carreira, meu primeiro emprego foi mágico aos cinco anos, nas calçadas da Palestina, no Texas. Eu carreguei cinco centavos pelo meu show de mágica. Então você pode rastreá-lo, se você esticar um pouco, mas você pode rastrear todo o caminho de volta até lá. Eu sempre fui fascinado por como, se pudéssemos entender o que está acontecendo de maneira invisível que está afetando todo mundo e se apossar disso, isso poderia fazer uma enorme diferença na maneira como você administra sua vida.

Fabio Bettamio Vivone : Hum-hmm (afirmativo). Parece que você tentou vários tipos de trabalhos e certamente não precisamos rastrear todos eles. Mas como você acabou ensinando, digamos, corporações ou produtividade que – e essa pode não ser a – 

David Allen: Sim. 

Fabio Bettamio Vivone : Sim. Como você – 

David Allen: Vou fazer uma história muito longa, muito curta. Entrei na pós-graduação em história intelectual americana. Novamente, aqui é Berkeley, 1968. Eles dizem que se você se lembra de estar em Berkeley em 1968, provavelmente não estava lá. Mas esse era um momento inebriante para estar lá. Em algum momento, percebi: “Espere um minuto.” Eu realmente queria ter minha própria iluminação, em vez de apenas estudar as pessoas que possuíam a deles. 

Então, imaginei que a academia não era o lugar para isso. E então eu pulei de navio. Deixei isso e disse: “Ok”. E então eu segui meu próprio caminho de exploração pessoal. Havia muitas coisas, muitas drogas, mas também artes marciais, coisas espirituais. Você sabe, isso foi nos anos 60. Este era Berkeley. E início dos anos 70.

Então, ao estudar tudo isso, fiquei mais interessado em descobrir quem eu era e em Deus, na verdade e no universo do que em ter um emprego. Mas é claro, tigela de arroz e caverna não era o meu estilo. Então eu disse: “Ok, tenho que pagar o aluguel, então como faço isso?” Eu tinha vários amigos que sabiam o que queriam fazer e estavam começando seus próprios negócios e administrando pequenos negócios.

E então eu acabei sendo um bom número dois. Então, só para ter um bom emprego, ajudei dois rapazes a abrir um restaurante no estilo de Nova Orleans em Los Angeles. Ajudei um amigo a administrar uma empresa de paisagismo em San Fernando Valley. Eu vendi ciclomotores. Você pode ler a lista na Wikipedia. É muita coisa que eu fiz.

Mas, basicamente, eu entrava e via: “Bem, como posso ajudá-los a fazer o que estão fazendo? E quão mais fácil podemos facilitar isso, porque sou apenas um cara preguiçoso? ”Então eu ajudaria a melhorar – agora chamamos isso de“ melhoria de processo ”- mas estava tentando não ter que trabalhar tanto. E então eu consertava e ficava entediado. Então eu iria procurar outro emprego. E então eu descobri que um dia eles chamam essas pessoas de algo. Eles pagam. Eles são chamados de “consultor”.

Então 1.981, pendurado para fora minha telha, “Allen & Associates.” Não foi possível soletrá-lo, agora eu são um! Então eu disse: “Tudo bem. Bem, deixe-me ver se eu posso me lançar lá fora, projeto por projeto, para pessoas e fazer esse trabalho. ”Mas, novamente, porque eu não queria ter que trabalhar tanto, pensei:“ Bem, eu estou realmente interessado em modelos que funcionariam, caso eu não possa ver obviamente como ajudar alguém em seu processo, seria bom se eu tivesse um modelo no bolso de trás para puxar e ser capaz de ajudá-los que de alguma forma melhorariam sua condição. “

Então, eu fiquei com muita fome desses modelos. Além disso, por causa da minha meditação, trabalho espiritual, trabalho de artes marciais, eu realmente amei a idéia de ser clara na minha cabeça. Eu tive muito treinamento nas artes marciais sobre como você limpa a cabeça para poder lutar adequadamente? Mas então minha vida ficou mais complexa e eu disse: “Bem, isso está estragando minha cabeça.” Então, tanto o meu interesse em manter a cabeça clara quanto os bons modelos para ajudar as pessoas me fizeram começar a ficar atraído para puxar peça por peça e, em seguida, avançar rapidamente, todas as coisas que se tornaram, finalmente, GTD e Getting Things Done , 20 anos depois.

Mas não houve grande epifania. Eles eram apenas pequenas epifanetas ao longo do caminho que comecei a juntar em um sistema, em uma abordagem sistemática. E eu encontrei algumas coisas que funcionaram para mim. Alguns mentores me ensinaram alguns dos elementos principais dessas coisas e eu disse: “Deus, isso é muito legal.” E então eu me virei e usei essas técnicas com meus próprios clientes, e produziu os mesmos resultados: mais clareza, mais foco, mais espaço significativo em suas cabeças. E pensei: “Bem, isso é legal.” Então isso se tornou uma parte essencial da minha própria consultoria. Nós não chamamos isso de “coaching” naquela época. Foi apenas consultoria.

E então um chefe de RH de uma grande corporação viu o que eu estava fazendo. Ele disse: “Uau, precisamos disso em toda a nossa empresa, David. Você pode criar um programa de treinamento com essa metodologia para que possamos alcançar muitas pessoas com esse material? ”Então, passei alguns meses e criei um treinamento de produtividade pessoal de dois dias e meio, e fizemos um programa piloto para milhares de pessoas. executivos e gerentes da Lockheed em 1983 e 1984. E isso funcionou. Isso atingiu um nervo. Eu me vi empurrado para o mundo do treinamento corporativo. Poderia ter me enganado.

Se você me dissesse como especialista em história intelectual americana em Berkeley em 1968 que eu estaria no mundo do treinamento corporativo, diria: “O que você está fumando? Eita. Vamos. Você está brincando? ”Mas acabou sendo o público mais atraído pelo que eu havia descoberto. Porque os profissionais de nível médio e sênior estavam começando a ser atingidos por coisas como e-mail e pelo tsunami de coisas que estavam começando a atingir o mundo corporativo. E eles também eram os clientes que estavam realmente interessados ​​em pagar por treinamento e treinamento, e assim por diante, que ajudariam as pessoas nessas funções.

Então essa é uma versão muito curta da longa história. Cheguei la.

Fabio Bettamio Vivone : Eu aprecio o fundo. Eu adoraria ouvir um pouco mais sobre seus mentores. Existem mentores em particular que foram particularmente importantes para a formação do GTD ? 

David Allen: Havia dois, e eu os tinha no palco comigo em Amsterdã, porque os convidei para – nós apenas fizemos a GTD Global Summit, e eu queria que as pessoas ouvissem um pouco do DNA original de onde o GTD começou. Um deles era Dean Acheson. O outro era Russell Bishop. Dean era consultor de 25 anos em consultoria executiva em mudanças organizacionais e havia descoberto as técnicas que eram essenciais para poder relaxar as pessoas para que elas pudessem fazer mudanças, em vez de ter muitos negócios antigos impedindo-as. de ser capaz de fazer isso. 

Então toda a ideia de uma varredura mental, tirando coisas da sua cabeça, aprendi com Dean. Ele havia percebido isso, que isso era absolutamente crítico para os executivos, principalmente porque se eles tivessem todo esse negócio antigo girando em sua cabeça, para eles comprarem algum novo objetivo e visão era como nadar na areia movediça. Então, ele descobriu que tirar essas coisas da cabeça significava tê-los a tomar as próximas decisões de ação, a próxima ação muito específica.

Então eu aprendi a varredura da mente e as próximas ações de Dean, e esses ainda são elementos essenciais que qualquer pessoa precisa ter clareza, esclarecer sua cabeça, em termos de seus compromissos. E Russell Bishop foi co-fundador do Insight Seminars, que foi uma coisa pessoal de autodesenvolvimento em que me envolvi em ’78. E eu amei isso. Eu amei esse treinamento. E grande parte desse treinamento era sobre compromissos. Então, eu aprendi sobre compromissos lá e quão poderoso isso era. E foi uma experiência transformadora para mim.

E então, na verdade, me tornei um instrutor dos Insight Seminars, trabalhando com Russell, e estávamos projetando algum tipo de oficina de produtividade pessoal e sendo trazidos para o mundo corporativo. Nos anos 70, final dos anos 70, início dos anos 80, grande parte do mundo corporativo começou a se interessar pelo que o crescimento pessoal tinha a oferecer. Atualizações, Lifespring , Insight, coisas assim foram subitamente sendo trazidas para o mundo corporativo.

Era um pouco perigoso, porque você tinha que ser um pouco vulnerável e a maioria das culturas corporativas não era tão aberta para todo esse tipo de coisa. Mas foi um experimento interessante e incursão nesse mundo. E então eu trabalhei com Russell. Criamos o Insight Consulting Group e começamos a fazer isso – o que eu havia aprendido com Dean e com meu próprio trabalho, começamos a fazer versões desse material no mundo corporativo, e foi aí que Russell foi meu parceiro por muitos anos. Foi aí que muito disso começou.

Fabio Bettamio Vivone : Adoraria investigar as próximas decisões de ação. Esse é um conceito realmente poderoso e uma distinção realmente importante na qual muitas pessoas não têm muita clareza. Então, você poderia falar sobre as próximas decisões de ação e como elas talvez diferem do que muitas pessoas colocam em suas listas de tarefas? 

David Allen: Claro. Bem, quando falamos sobre as próximas ações, isso significa tão granular quanto: “Onde, fisicamente, visivelmente, você fará o que mover a agulha nessa coisa, nesse compromisso?” um email? Está no seu computador para navegar em um site? Isso é na loja de ferragens para comprar unhas? Isso é no seu parceiro de vida para ter uma conversa? Qual é a próxima coisa que você precisa fazer para ter clareza no aniversário da mamãe ou aumentar sua linha de crédito bancário, contratar um vice-presidente ou ganhar uma vida? Qual é a próxima ação? Se você não tivesse mais nada a fazer além disso, o que faria? 

As pessoas evitam essa decisão como a praga. Eles fazem. Você poderia ter me enganado. Quando treinamos as pessoas, leva de uma a seis horas para que elas identifiquem todas as coisas em que prestam atenção e, em seguida, o resto do dia ou duas examina cada uma delas e diz: “Tudo bem. Qual é a próxima coisa que você precisa fazer sobre comida de gato, sobre vice-presidente, sobre como ganhar uma vida, sobre se deve se divorciar ou não? Qual é a próxima coisa?

E é preciso – as pessoas realmente precisam pensar para tomar essas decisões. Não é díficil. Na verdade, existem dois aspectos para obter clareza que eu tenho que entender: qual é a próxima ação? E, se uma ação não concluir qualquer que seja esse compromisso, qual é o projeto?

Se você olhar para a lista de tarefas da maioria das pessoas, verá coisas como “Mãe” e “banco”. É como “Sim, bem, tenho certeza que você tinha uma mãe, então por que está na lista?” “Bem, o aniversário dela está chegando.” “O que você vai fazer sobre o aniversário dela?” “Eu não sei. Eu acho que está chegando. ”Sim, certo.

Então, pegando algo assim e então, bem, você capturou a ideia, ótimo. Esse é o primeiro passo. Mas, então, o segundo passo é o de esclarecer o que exatamente você fará sobre isso e qual é o resultado final? então “Dê uma festa de aniversário para mamãe” aparece na minha lista de projetos e “Ligue para minha irmã para ver o que ela acha que devemos fazer no aniversário da mamãe” é a próxima ação.

Por mais simples que isso pareça, resultado e ação são os zeros e os da produtividade, mas a maioria das pessoas ainda não identificou os resultados e as ações específicas das coisas que têm atenção. Você poderia ter me enganado. Mas há muito poucas pessoas que são exceções a isso, e a maioria das pessoas tem toneladas de coisas. Se alguém estiver ouvindo isso agora, basta puxar sua lista de tarefas e eu vou lhe mostrar do que estou falando.

A maioria das coisas na sua lista de tarefas não é a próxima ação que você precisa executar sobre elas. E provavelmente as coisas na sua lista de tarefas a fazer não são o resultado completo que você está tentando alcançar, independentemente da ação que você precisa executar. Então, é engraçado que os zeros, da produtividade, as pessoas estejam evitando. Quer dizer, Getting Things Feito , você precisa saber o que “feito” significa. Você começa a marcá-lo fora como completa quando o que é verdade eo que não fazer olhar como e onde é que isso aconteceu? “Ah, é um telefonema” ou “É algo que se compra na loja” ou “É uma conversa que preciso ter com alguém”.

Então, eu sei que é uma espécie de “Duh”, Tim, mas é algo que a maioria das pessoas precisa treinar um músculo cognitivo para responder a essas perguntas sobre coisas, porque isso requer pensar. Pensar é difícil.

Fabio Bettamio Vivone : também requer uma reformulação da aparência de uma lista de tarefas eficaz ou da próxima lista de ações. Até o próprio rótulo, certo? Devo usar o termo para me referir a mamãe, banco, etc., como uma lista de tarefas? O que isso realmente significa quando aplicado ao “BANK”, em todas as letras maiúsculas? 

David Allen: No nosso caso, seria apenas a sua lista de capturas. Você capturou aqueles. Boa. Mas você precisa jogá-los na bandeja de entrada e seguir esse processo de tomada de decisão. É acionável, sim ou não? Se não, é uma referência, uma lixeira ou uma incubadora . Se sim, então é: “Ok, então qual é a próxima ação?” E se uma ação não for concluída, qual é o projeto? 

Por mais simples que sejam essas perguntas, é assim que você esvazia sua cesta de compras. Não terminando tudo. Sim, qualquer coisa que você possa fazer em dois minutos, você deve terminar logo em seguida. Essa é a regra de dois minutos. Mas, caso contrário, se você apenas precisar esclarecer , a etapa três seria organizar os lembretes em algum lugar apropriado.

Fabio Bettamio Vivone : Eu adoraria falar sobre isso – e sinta-se à vontade para reformular isso ou, se melhor, assumir um ângulo diferente, mas de cima para baixo versus sistemas de baixo para cima. E, especificamente, observei várias perguntas do ouvinte que foram colocadas e uma delas estava relacionada a, depois de fazer uma varredura da mente e classificar os resultados, descartá-lo, delegá-lo, adiá-lo, algumas pessoas ainda com um número extremamente grande lista, após descartar de forma agressiva e sem ter certeza de como eliminar mais, se houver tarefas ou itens que eles possam simplesmente descartar. Coisas que não valem a pena. 

E eu estou pensando em como você – eu ia dizer como você ajuda as pessoas a, se elas disserem: “Eu não sei o que é importante” ou “Não tenho certeza de como priorizar as coisas”. se você tem algum conselho ou opinião para essas pessoas?

David Allen: Claro. Eu tenho um monte. Uma maneira de pensar sobre isso é do ponto de vista hierárquico de prioridades. Uma das coisas que descobri ao longo de todos esses anos são os seis horizontes em que realmente temos compromissos. E eles estão em níveis diferentes, com conteúdo diferente. O horizonte superior seria “Qual é o seu propósito de vida?” Ou “Qual é o seu objetivo de vida -” e você pode fazer isso, repeti-lo na sua empresa ou em qualquer empresa que desejar, mas vamos falar de pessoal. “Então por que você está no planeta? O que você está aqui para fazer? Qual é o seu propósito? ”Obviamente, isso definirá suas prioridades, certo? Você não quer ser fora de propósito. Então, isso é de nível superior. 

Obviamente, conhecer seu objetivo não ajudará você a decidir qual e-mail escrever primeiro. Um pouco. Mas então o próximo nível operacionalmente, e digo “inativo” não menos, mas apenas significa que é mais operacional, seria: “Qual é a visão do seu objetivo sendo cumprido com sucesso? Daqui a cinco anos, Tim, onde você quer estar? Como é seu estilo de vida? ”Tenho certeza de que morar em Nova York, em oposição ao Vale do Silício, fazia parte de uma visão que você teve, em vez de apenas o dia-a-dia. Então você teve uma espécie de foto sobre: ​​”Ei, se eu realmente quero fazer o que quero, aqui está como seria a aparência, o som e a sensação”.

Então esse é o nível de visão que as pessoas têm. Nas empresas, esse seria um plano ou visão de longo prazo de três, quatro, cinco anos, em termos de “Onde essa empresa deseja estar?” Agora, conhecendo a visão que você tem em termos de vida, carreira e estilo de vida , isso ajudará você a decidir qual e-mail é mais importante? Sim, um pouco mais.

Depois, há um próximo nível operacional, abaixo daquele, que é metas e objetivos. Então, se você queria que essa visão se tornasse realidade, o que você precisa realizar nos próximos três a 24 meses? Isso é geralmente o que as pessoas falam em termos de planos anuais e assim por diante. “Sim, bem, preciso garantir que meus filhos entrem na faculdade. Eu preciso ter certeza de que montamos essa nova divisão. Quero publicar o livro. Quaisquer que sejam essas coisas. Esses seriam objetivos que surgem como uma maneira de chegar à sua visão.

Então, o objetivo seria o horizonte cinco. O horizonte quatro seria visão. O horizonte três seria metas e objetivos. O horizonte dois, importante, são todas as coisas que você precisa manter, que são importantes para você manter, para chegar lá. Que você está equilibrado e está se movendo na direção certa. Então, pessoalmente, isso seria: “Como está sua saúde? Como estão suas finanças ? Como estão seus relacionamentos ? Como está sua vida espiritual? Como está seu cachorro? Como está o seu fator de diversão? ”E sejam quais forem todas as coisas que você diz,“ eu preciso mantê-las ”. Você não termina isso. Você só precisa ter certeza de que eles estão à altura, em termos de levá-lo aonde você quer ir. Então esse é o horizonte dois.

Nas suas organizações, essa seria a descrição do seu trabalho. “Quais são as coisas pelas quais você é responsável por fazer bem?” Gerenciamento de ativos, desenvolvimento de equipe, atendimento ao cliente, design de projeto, yada yada . Então, seria olhar para esses níveis e dizer: “Ok. Bem, depois de definir sua descrição de cargo ou analisar seus aspectos de sua vida, isso ajudará você a decidir um pouco mais sobre qual é o email mais importante que você precisa enviar? ”

Então você fica mais operacional e diz: “Bem, quais são as coisas que você precisa concluir sobre qualquer uma dessas coisas acima, projetos? E a maioria das pessoas tem entre 30 e cem. Pega pneus no carro, cuida das próximas férias, contrata a pessoa, pega um cachorro, pesquisa se eu posso dar aulas de karatê aos meus filhos ou não, yada yada . Então esse é o nível do projeto. Esse é o horizonte um.

E então o nível do solo. Usamos solo e, em seguida, um, dois, três, quatro, cinco como elevadores na Europa, em oposição aos EUA, já que somos tão internacionais agora. Então tivemos que mudar – no primeiro livro, eu chamo de 50.000 pés e 40.000 e assim por diante, mas eles não usam pés na Europa. E, de qualquer maneira, o nível do solo é: “Quais são todas as coisas que você precisa fazer?” Essas são as ações que você precisa executar. E a maioria das pessoas tem de 100 a 200 delas. E-mails para enviar, coisas para comprar na loja, coisas para conversar com as pessoas, etc.

Então, quando você diz: “Como defino minhas prioridades?”, Digo: “Bem, qual desses horizontes não é suficientemente claro para você, precisa de mais trabalho? Ou qual você precisa de remeter para a então decidir o que é mais importante em sua lista?”E isso é uma grande conversa, como você pode imaginar, para a maioria das pessoas, para tentar descobrir isso. Mas tentei simplificar o máximo possível, mas não posso mentir para ninguém. Essa é a verdade. São todas as coisas que, conscientes ou não, ainda são um efeito para todos.

E assim, estar ciente de qual é o seu conteúdo em todos esses níveis diferentes ajudará muito, ajudará bastante. Em um nível mais simples e prático, apenas defino prioridades dizendo: “O que mais chamou minha atenção? O que mais chamou minha atenção agora? Com o que mais preciso lidar para conseguir limpar o espaço novamente? ”Neste ponto da minha vida, eu simplifiquei esse tipo de coisa.

Fabio Bettamio Vivone : Vamos falar sobre localização por um segundo, porque isso é algo que certamente me deixa muito curioso e pense em uma quantidade razoável. Estou em Nova York agora para escrever, porque tenho uma rotina muito escrita aqui em Nova York e também estou bem isolada na zona rural de Nova York. A mudança que fiz do Vale do Silício para Austin, Texas, certamente dependeu de minhas respostas e descrições para os níveis mais altos que você descreveu. 

David Allen: Hum-hmm (afirmativo). 

Fabio Bettamio Vivone : Eu tenho certeza que isso está escrito em algum lugar, mas eu não queria tentar pesquisar tudo antes da conversa. Amsterdã, por que você se mudou para Amsterdã? Quais foram os drivers ou as razões por trás disso? 

David Allen: Bem, há uma espécie de tempestade perfeita de vários fatores. Uma é que queríamos sair dos EUA. Estávamos um pouco cansados ​​da centralidade dos EUA em termos de pensamento. E nós pensamos sobre – nós amamos Kyoto. Nós amamos outros lugares. Mas a Europa parecia ser o lugar para ir. Kathryn, minha esposa e eu, não temos filhos e, portanto, somos um pouco mais livres para fazer isso. Meu trabalho estava se tornando muito mais virtual e, na verdade, muito mais global, e Amsterdã é muito mais o centro do meu mundo atualmente do que Santa Bárbara. 

E nós estivemos nesta cidade algumas vezes e nos apaixonamos por ela. Nós amamos a cidade. É uma cidade agradável para os olhos. Quero dizer, é simplesmente maravilhoso. E é adorável. E pensamos ingenuamente: “Bem, vamos passar três meses lá e seis meses em Milão e seis meses em qualquer que seja”, porque agora que meu trabalho estava se tornando tão virtual, tínhamos a capacidade de fazer isso.

Obviamente, uma vez que descobrimos o que é preciso para ser legal e obter residência legal em qualquer lugar, há muitos obstáculos a serem percorridos. E acontece que – quer dizer, nós meio que jogamos um dardo e dissemos: “Amsterdã”. Era mais quente e não tão escuro quanto Copenhague ou Estocolmo. Um pouco mais estrangeiro e aventureiro que Londres. E todo mundo aqui fala inglês, então foi fácil.

Uma vez que estivemos aqui, a qualidade de vida aqui é maravilhosa, e nos apaixonamos pela cidade ainda mais, e ainda o é, cinco anos depois. Então, pretendemos ficar. De fato, queremos imigrar. Nós amamos os holandeses, amamos o país. Agora, caramba, é apenas um oásis de pensamento e abertura globais ou o que quer. Isso é meio raro no mundo hoje em dia.

Fabio Bettamio Vivone : é definitivamente uma das minhas cidades favoritas do mundo. Você mencionou muitos lugares maravilhosos, mas Amsterdã realmente marca tantas caixas. É uma maravilha de uma cidade. É realmente. 

David Allen: Realmente é. E isso funciona. Não temos carro há cinco anos. Isso simplesmente funciona. E Kathryn e eu temos duas motos por peça. Nos andamos. Parques lindos. É uma cidade muito amiga dos cães. Nossos restaurantes favoritos permitem cães. Vale a pena mudar para Amsterdã apenas por isso. 

Fabio Bettamio Vivone : Como você encontrou seu estado de ser, seja seu estado emocional, mental, se é que difere? Ser diferente, digamos, em Amsterdã, depois de vários anos, contra estar na Califórnia? 

David Allen: Na verdade, não muito. Vamos lá, Santa Barbara é um lugar maravilhoso. 

Fabio Bettamio Vivone : Quero dizer, não é exatamente – 

David Allen: Vamos lá. E, na verdade, morávamos em Ojai. 

Fabio Bettamio Vivone : : As ruas duras de Ojai, sim.  

David Allen: Sim, e por 22 anos, e nós adoramos. Nós pensamos que estaríamos lá permanentemente. É um lugar bonito. Um lugar maravilhoso. Ótimas pessoas. Grande estilo de um país para se viver. E então, meio que nos surpreendeu que, de repente, sentimos como se tivéssemos terminado. Chame de dharma, karma, destino, seja o que for. É como, de alguma forma, apenas – há momentos em nossas vidas em que as coisas acabam. E assim não perdemos nada. Realmente não mudou. Qualidade de vida aqui é tão agradável. Quero dizer, é bom fazer o que for. Não há pessoas vadias e cães vadios aqui, em oposição à Califórnia. 

Fabio Bettamio Vivone : Foi um desejo persistente ao longo do tempo: “Talvez devêssemos nos mudar, talvez devêssemos nos mudar”, ou houve um evento, um dia ou uma conversa em que você acabou de dizer: “É isso. Foram realizadas?” 

David Allen: Foi uma mudança de quatro ou cinco anos, do tipo “Algum dia, talvez” para, “Sim, vamos começar a ver se podemos ser sinceros sobre isso”. Construímos nossa própria bilheteria de joias construindo em Ojai, então precisamos nos libertar disso. Nossa casa que compramos em 1992 era tão linda. Era como o pequeno acre de Deus no extremo leste de Ojai. Era apenas uma pequena propriedade bonita, e tinha velhos carvalhos e era assim – mas era uma espécie de casa de demolição para começar. Não podíamos dar ao luxo de demolir e reconstruir, e descobrimos que os cupins não se movem tão rápido. 

Então, basicamente, nós apenas construímos um enorme jardim em torno dele. Tínhamos um hectare e acabamos de construir uma lareira ao ar livre. Tivemos um jardim deslumbrante. Tínhamos um amigo fabuloso que é jardineiro. Então nos divertimos muito. Acabamos de morar ao ar livre. Então isso foi maravilhoso. Então os cupins começaram a vencer e dissemos que, com Kathryn, meu estilo e nossas inclinações, nós o teríamos reconstruído com vidro, concreto e ferro. Nesse ambiente, teria sido simplesmente maravilhoso lá. Mas não tínhamos dinheiro para fazer isso.

Então dissemos: “Vamos colocar um preço em casa”. O mercado era uma porcaria na época. Dissemos: “Provavelmente ninguém vai aparecer, mas vamos lá, vamos colocar um preço nisso. Que diabos. De qualquer forma, será uma compra emocional. ”E nós pensamos que daqui a um ou dois anos, quem sabe? E duas semanas depois, alguém seguiu em frente e disse: “Quero, exatamente por esse preço”. Eu disse: “Isso pode ser um sinal”.

Então saímos de debaixo da casa e dissemos – mas ainda não estávamos prontos para ir para a Europa. Ainda havia mais trabalho lá e localmente com a empresa. Por isso, dissemos: “Bem, vamos usar rodas de treinamento”. Então, adquirimos uma casa em Santa Barbara em que estivemos por três anos. Como adquirimos rodas de treinamento para a Europa, adquirimos bicicletas holandesas e morávamos em uma casa perto da cidade e podíamos entrar na cidade e assim por diante.

Então essa foi a nossa transição para lá. E então, em um determinado momento, dissemos: “Ok. Vamos jogar o dardo. Hora de partir. Foi o que fizemos.

Fabio Bettamio Vivone : Lá você foi. Sim. Parece estar pousando no radar de mais e mais dos meus amigos americanos como uma possível base. É realmente uma escolha maravilhosa. 

David Allen: É um lugar terrível. Você nunca iria querer vir. Ficar longe. Ficar longe. 

Fabio Bettamio Vivone : Está cheio. Está cheia. Eles odeiam cachorros. Pessoas vadias por toda parte. Há certas decisões, pelo menos na minha vida, eu imaginaria na sua vida, que são mudanças reais de capítulo e acabam informando muitas e muitas coisas que vêm depois disso. Gostaria de perguntar a você, qual é um dos mais valiosos ou os melhores investimentos pessoais que você já fez? 

Vou explicar o que quero dizer. Isso poderia ser dinheiro, tempo, energia , qualquer outra coisa. Então, por exemplo, se eu perguntasse a Tony Robbins, ele apontaria para um seminário de Jim Rohn que pagou no momento em que estava trabalhando como zelador. Se eu falasse com Amelia Boone, que é quatro vezes campeã mundial em corridas de obstáculos, ela diria que a primeira vez que cobria as taxas para pagar por uma das maiores competições, que acabou mostrando o quão bem construído e projetado ela era para este esporte.

Alguma coisa vem à mente como um investimento particularmente importante que você fez e teve efeitos de longa data?

David Allen: Sim. Quero dizer, provavelmente há uma dúzia. Mas vou lhe dizer uma que vem à mente. Eu não acho que compartilhei isso com muitas pessoas. Mas, como você mencionou, o que me vem à cabeça é que eu tinha um cara que se tornou um grande amigo meu e um mentor meu, muitos, muitos anos atrás, que conheci em Berkeley. E ele foi o cara que se ofereceu para me ensinar karatê. E ele era um cara muito interessante. Ele era um esgrimista olímpico. Ele era um piloto de fórmula. Ele tinha faixa preta em karatê. Ele era apenas um cara fascinante. Ele também era psíquico. Ele foi estudado pela Universidade da Pensilvânia apenas por causa de experiências que ele teve e coisas que viu e coisas que sabia. E isso foi nos primeiros dias, quando as universidades começaram a estudar esse fenômeno psíquico e de onde ele veio. 

E Michael se tornou um amigo muito meu. E quando ele começou a me ensinar karatê, descobri que minha vida começou a mudar. E eu estava fazendo todas as coisas legais e esperadas da minha parte. Eu tinha sido uma aluna direta. Eu tinha ido para uma faculdade muito moderna e legal. Obviamente eu entrei na faculdade. Eu tive boas notas. Casou com uma mulher bonita. Tenho uma casa em Berkeley. Quero dizer, era uma vida tão legal quanto se poderia ter.

E então, um dia eu acordei e percebi que essa não era a vida que eu queria. Que havia uma aventura da qual eu estava me segurando. Que havia coisas que eu queria explorar e expandir e assim por diante, que eu queria fazer. E isso meio que me mudou. Um dia eu decidi não voltar para a escola. E não tenho idéia de que tipo de registro a Universidade da Califórnia, Berkeley, possui para mim. Mas eu simplesmente não voltei. Eu disse: “Não para mim.”

Então, eu deixei meu casamento, deixei minha vida, deixei tudo isso e, em seguida, embarcou em uma aventura interna e externa que foi bastante aventureira. Eu encontrei – você pode ler muitas coisas sobre mim por aí. Tive muitas partidas falsas e muitas coisas que não funcionaram muito bem, mas tudo estava na minha exploração. Não foi realmente uma fuga . Eu estava apenas olhando, explorando muitas coisas. E então encontrou maneiras cada vez mais estáveis, e mais internas, com muito mais consciência e estabilidade do que aleatórias e ad hoc.

Então, eu cresci com isso ao longo dos anos e minha vida exterior ficou muito mais calma, mesmo que minha vida interior ainda fosse bastante rica. Então, suponho que esse foi um evento marcante, foi a minha decisão de deixar o que as pessoas provavelmente considerariam um dos melhores e mais legais tipos de estilos de vida que você teria e partir em minha própria viagem.

Fabio Bettamio Vivone : Foi uma decisão difícil? Quero dizer, e odeio soar como um disco quebrado, mas esse foi um dia “Estou pronto” ou foi algo que se desenvolveu ao longo do tempo? Quero dizer, muitas pessoas não deixam situações que acham que deveriam. 

David Allen: Bem, não me lembro exatamente se foram dias, semanas ou meses, mas certamente não foi – acho que não foram meses. Eu acho que provavelmente foram semanas que eu tive esse pensamento. E eu sou o Sr. Aprovação Otário. Eu gosto da aprovação das pessoas. Eu não gosto de ser o rebelde e estar fora. Eu gosto que as pessoas gostem de mim. E foi difícil desistir de tudo isso. 

Fabio Bettamio Vivone : Como foi a conversa com sua esposa e seu parceiro na época? 

David Allen: Não é divertido. 

Fabio Bettamio Vivone : Sim. Quero dizer, foi apenas um pouco curto, “Estou saindo hoje?” Ou foi mais tempo do que isso? 

David Allen: Sim. Sim. Não, foi curto. Hum-hmm (afirmativo). Eu não me entendi bem o suficiente, não me senti confortável o suficiente em minha própria pele para saber como me envolver com isso. Então foi radical. Deus a abençoe, ela suportou tudo da melhor maneira possível, suponho. Mas eu não era um ato de classe em termos de como eu fiz isso, em outras palavras. 

Fabio Bettamio Vivone : O mentor que você mencionou anteriormente, meus ouvintes vão me matar se eu não voltar a pelo menos uma descrição desse mentor. As habilidades psíquicas, ou habilidades extra-sensoriais que o levaram a ser estudado pela Universidade da Pensilvânia, como você mencionou. Você observou , você foi capaz de observar isso? 

David Allen: Ah, sim. 

Fabio Bettamio Vivone : Que tipos de coisas você observou? 

David Allen: Bem, ele veria certas coisas. Em outras palavras, ele teria uma visão de algo e diria: “A propósito, eu sei que essa pessoa fez X, Y e Z.” E, de fato, foi exatamente isso que eles fizeram ou o que fariam. Então ele só tinha uma capacidade de percepção extra- sensorial para isso. Em sua própria história, ele agora está morto, mas se ele contou a história, estava bastante deprimido quando criança e era muito sensível e não entendia por que as pessoas estavam fazendo o que estavam fazendo. Então ele fez todo tipo de coisa para tentar compensar isso. Todas essas coisas de esportes em que ele era extremamente bom. 

E então, um dia, ele foi dormir, foi retirado de seu corpo e foram mostrados outros níveis de por que ele passara por todas as experiências que ele tinha, e quem viria em sua direção, e que ele teria esse trabalho, essencialmente, o karma de poder compartilhar o que ele aprendeu com eles porque os devia. Acontece que eu era uma dessas pessoas, pelo menos de acordo com ele.

Fabio Bettamio Vivone : Uau. 

David Allen: Isso é meio que woo woo land, mas pode haver algumas pessoas ouvindo isso que sabem do que estou falando. 

Fabio Bettamio Vivone : Sim. Não, agradeço por compartilhar a história. Sim. Isso é algo sobre o qual poderíamos conversar muito, muito mais tempo. Mas tentarei manter o fio da última pergunta no sentido de que muitos dos ouvintes que fizeram perguntas que esperariam que eu explorasse com você fizeram algo parecido com o que Nick Dobos perguntou, ou seja, “Como ele lida com coisas como fadiga mental, motivação e papel do humor na produtividade? ” 

Vou abordar isso de um ângulo lateral e relacioná-lo à minha última pergunta, que é: você poderia descrever um período particularmente difícil que enfrentou? Porque você fez muitas coisas incríveis. Você tem o ensino de GTD , pelo que entendi, em mais de 60 países, provavelmente, neste momento. Sucesso maciço em tantos níveis objetivos. Eu realmente gosto de humanizar os convidados perguntando sobre tempos mais difíceis e como eles passaram por isso, ou encontraram o caminho. Você estaria aberto a descrever qualquer período difícil ou sombrio em que passou e como passou por isso?

David Allen: Claro. Bem, nos meus primeiros dias em Berkeley, tive um tempo muito interessante em que estava tendo minhas próprias experiências psíquicas ou espirituais, e não entendi de onde elas vieram e não entendi por que outras pessoas não as entendiam. E assim, embora eu tenha sido o Sr. Cara Bonzinho, de repente me vi de fora, e isso foi bastante doloroso. 

Então, acabei envolvido em comportamento aberrado por causa da minha frustração com tudo isso, e eles me colocaram em uma instituição mental, o que achei interessante, porque, na época, eu conseguia ver o que estava acontecendo. as pessoas que me colocaram lá como qualquer pessoa lá dentro. E pensei: “Bem, isso é fascinante, apenas para poder ver tudo isso.” E eu lia boa parte da literatura sobre: ​​“O louco é realmente louco ou você se interessa por algo muito diferente?”

Então eu sabia que estava envolvido em algo muito diferente, mas não conseguia ninguém entender isso. Tornou-se bastante doloroso. E em um certo momento eu disse: “Bem, isso é muito doloroso. Acho que vou decidir cooperar em vez de me opor a essas pessoas que não conseguem ver o que está acontecendo. ”Então, como eu disse, nunca fui realmente curado. Você está apenas olhando para um alto estado de cooperação. Então eu consegui – e não demorou muito. Mas isso –

Fabio Bettamio Vivone : Há quanto tempo você estava? 

David Allen: Algumas semanas. 

Fabio Bettamio Vivone : algumas semanas. Se eu pudesse interromper por um segundo, quais foram os comportamentos que levaram você a parar por aí e como você acabou por parar? Quero dizer, era família, amigos? 

David Allen: Não. Fiquei realmente chateado com meu amigo mentor, e ele sabia que eu tinha saído dos trilhos. E joguei um tijolo pela janela dele, então ele chamou os policiais e os policiais me colocaram fora. De qualquer forma. É uma história muito mais longa e mais complexa que essa, mas essa é a versão simples. 

Fabio Bettamio Vivone : Então você decidiu cooperar e foi liberado. Como foi sua vida nas semanas seguintes a essa experiência? 

David Allen: Bem, consegui um emprego, me endireitei e comecei a cooperar com o mundo. E então, foi quando eu descobri um monte de coisas – não tinha certeza do que havia acontecido comigo, mas estava andando pela rua na Telegraph Avenue, em Berkeley, e entrei em uma loja chamada Shambhala Bookstore. E entrei, não sei por que, apenas intuitivamente, e olhei em volta, olhei para uma prateleira e vi um livro que dizia The Gateways to Spiritual Science [Ed. Nota: Nos portões da ciência espiritual ] de Rudolf Steiner. Eu disse: “Gostaria de saber se há pessoas que realmente sabem do que se trata tudo isso”. 

E assim, passei os próximos três, quatro ou cinco meses explorando grandes quantidades da literatura esotérica, do ocultismo e da Irmandade Branca, e todos os tipos de coisas sobre as quais eu não sabia nada. Mas há todo um corpo de literatura, os teósofos, para começar, no final dos anos 1800, início da década de 1900 na Europa, que estavam estudando a ciência da espiritualidade, essencialmente, e mergulhavam nisso como loucos. Eu disse: “Oh meu Deus. Eu não sou tão louco. ”Eu tinha tocado em algo que – havia algo para tocar.

Então eu comecei a explorar para ver se eu poderia encontrar alguém que soubesse muito mais sobre isso do que eu, e foi quando eu descobri um cara chamado John-Roger, que acabou sendo meu treinador espiritual. Então eu saí com ele e disse: “Bem, vou ver o quanto posso aprender com ele”, e foram 45 anos. E ele estava mais adiante do que eu, mas tinha muitas informações.

Então foi aí que minha vida, minha vida exterior, ficou muito mais simples e muito mais calma e tradicional. Minha vida interior ficou muito rica nesse ponto.

Fabio Bettamio Vivone : O que a palavra “espiritual” significa para você, neste contexto? Ou para pessoas que – 

David Allen: Sim, coisas que você não vê que estão nos afetando. Todos nós existimos em muitos níveis diferentes. Como, você não pode ver sua mente, você não pode ver seus pensamentos, você não pode ver suas emoções. Quero dizer, sim, existem pessoas que podem ver seu campo de energia em torno disso, mas há muitas coisas que você não pode ver que estão nos afetando. 

E eu uso espiritual com um pequeno s. [inaudível 1:07:44] Há muitos mundos por aí, e é possível experimentar esses mundos se você meditar, se praticar certas práticas, poderá se acalmar o suficiente para poder aproveitar muitos outros níveis em que realmente existimos. Portanto, esse nível é apenas uma sala de aula, mas somos muito maiores que tudo isso.

Então você pode chamá-lo como quiser. Sua alma, seu espírito, sua intuição, seu intestino, o que você quiser chamar. A voz mansa e delicada, essencialmente, dentro de todos nós, que aproveitou tudo isso e faz parte disso. Então esse é um universo enorme.

Fabio Bettamio Vivone : Hum-hmm (afirmativo). Como é sua prática de meditação hoje em dia? Ou, para pessoas que desejam desenvolver uma prática de meditação, mas não a praticam, o que você recomenda? Talvez essas sejam duas coisas diferentes. 

David Allen: Bem, é bom – não sei se tenho outra recomendação além de seguir sua intuição. Eu acho que existe um timing perfeito para tudo isso para todos. Todo mundo está em um caminho espiritual, sabendo ou não. Todo mundo está fazendo o que está fazendo como uma maneira de cumprir algo que está tentando concluir aqui no planeta. 

E está por toda parte. Está em tudo. Então, o que quer que permita que você fique mais quieto e ouça – como eu digo, o universo está sempre ligado, então a meditação não é como parar o universo ou parar qualquer coisa. Está apenas aquietando esse tipo de material, mundo alto aqui, para que você possa prestar atenção às vozes mais sutis.

Fabio Bettamio Vivone : O que você tirou disso, se alguma coisa, para a experiência inicial que o levou ao hospital? Como você disse, você não foi curado. Você acabou de se tornar mais cooperativo. Como uma estratégia que informou o que você fez mais tarde, ou mesmo o que você faz hoje? Quero dizer , houve percepções ou realizações particulares que foram traduzidas? 

David Allen: Não. Na verdade, Tim. Mais apenas a força para superar tudo isso e sair do outro lado, e fazer a vida funcionar da maneira que funciona para mim. Então, eu não sei se houve outro “Aha!” Que aconteceu, além de “ Hm , bem, acho que vou mudar minha atitude e mudar minha abordagem para que seja muito mais eficaz.” Sim. Então isso ajudou. 

Quero dizer, tendo passado por isso, não há muito que me assuste aqui.

Fabio Bettamio Vivone : Isso faz muito sentido. Sim. Quero dizer, uma vez que você – é particularmente verdade, eu acho, com pessoas que foram levadas para a tarefa no sentido de lidar com tudo o que está aqui, além de tudo o que está lá fora, se isso faz algum sentido? 

David Allen: Hum-hmm (afirmativo). Certo. 

Fabio Bettamio Vivone : Você já se sentiu sobrecarregado ou sem foco? E, se sim, o que você faz quando sente alguma dessas coisas? 

David Allen: Diariamente. 

Fabio Bettamio Vivone : Ok. OK. 

David Allen: Você está brincando? 

Fabio Bettamio Vivone : Eu apenas não quero fazer suposições. 

David Allen: Eu caio da minha carroça regularmente. 

Fabio Bettamio Vivone : Sim, tudo bem. 

David Allen: Vamos lá, nem sempre é – você sabe, vamos lá. Toda visão que você tem, todo pensamento criativo que você tem, tudo que você decide fazer, tira você da sua zona de conforto, porque você terá que desfazer o que estava fazendo antes e reconfigurar tudo para o novo jogo. Portanto, não é como se eu estivesse totalmente impressionado. Só não me deixo ir muito tempo antes de consertar. 

Mas assim que eu – esse enorme projeto que eu tive, o GTD Summit, foi bastante – houve muitas vezes que me senti um pouco sobrecarregado porque não tinha muita certeza do que iria acontecer. Havia muitas incógnitas e outras coisas que eu não sentia que pudesse controlar tão bem. Mas como minha própria comida de cachorro, como dizemos. “Tudo bem, sente-se. Anotá-la. Tomar as próximas decisões de ação, e com o que posso lidar, com o que não posso lidar? ”

Fabio Bettamio Vivone : Sim. 

David Allen: Todo mundo é. É como surfistas. Você sempre vai cair. Você só quer um cabo de tornozelo para poder voltar rapidamente, e isso permite que você surfe ondas maiores. 

Fabio Bettamio Vivone : Existem novas crenças, comportamentos ou hábitos que melhoraram materialmente sua vida nos últimos anos? Alguma coisa que vem à mente? 

David Allen: Nada vem à mente, exceto apenas o nosso cão maravilhoso que tivemos que colocar alguns meses atrás e que precisaríamos de outro. Você sabe, passear com o cachorro e ficar quieto, acho que foi muito legal. E, na verdade, eu estou lendo um livro novo agora: eu estava pegando shiatsu no spa e meu mestre de shiatsu que estava trabalhando em mim disse: “A propósito …” Porque eu fui dormir. E ele disse: “A propósito, você tem um pouco de apneia do sono.” Ele disse: “Você deve ler este livro.” 

Então, eu estou no meio deste livro chamado The Oxygen Advantage .

Fabio Bettamio Vivone : A vantagem do oxigênio ? 

David Allen: Eu não tinha ideia do quão crítico é fazer a respiração nasal em vez da respiração pela boca. É uma coisa incrível. Enfim, então há um novo hábito. 

Fabio Bettamio Vivone : A vantagem do oxigênio . 

David Allen: Dormindo com – na verdade, ele sugere pegar fita adesiva de pano, como um pedaço de dez centímetros, e colocá-la sobre a boca quando você dorme, para que você se treine e desenvolva a prática de realmente dormir com nasal. respiração. Coisas fascinantes. 

Fabio Bettamio Vivone : A vantagem do oxigênio . 

David Allen: Sim. então, como você mencionou, esse é um novo hábito que comecei há 48 horas. 

Fabio Bettamio Vivone : existem livros em particular que você possui – além dos seus – que você presenteou ou recomendou com frequência a outras pessoas? 

David Allen: Ah, sim. Um dos mais recentes é chamado The Antidote , Oliver Burkeman . Livro fabuloso. Totalmente divertido. É felicidade para as pessoas que não suportam o pensamento positivo. Você amaria isso. Você adoraria, Tim. É ótimo. O conteúdo é um pouco mais sério do que parece o título. Ele realmente gosta de irritar as pessoas que apenas dizem: “Não tenha pensamentos negativos. Apenas tenha pensamentos positivos. ”E não aceitando a realidade. 

E, assim, ele explora bastante o estoicismo. E eu não poderia concordar mais com a hipótese e o pensamento dele. Enfim, é um livro divertido. Minha esposa começou a rir regularmente. Ela estava lendo o livro. Está muito bem escrito. Então essa é uma das minhas recomendações mais recentes, com certeza.

Fabio Bettamio Vivone : O antídoto . 

David Allen: Sim. 

Fabio Bettamio Vivone : Tudo bem. Nota tomada. Você tem uma rotina consistente, digamos, matinal da primeira ou das duas horas do seu dia? Quando você está fora de um evento gigantesco como o Summit que você acabou de concluir, mas quando está entre os espaços ao redor desses componentes maiores? 

David Allen: Tim, o que eu faço regularmente é na noite anterior, olho para o meu calendário para o dia seguinte ou dois e vejo qual é o meu cenário difícil, ou seja, quais são as coisas que tenho que fazer, sem escolha. termos de compromissos que eu tenho? Então eu sei quanto tempo dormir. Eu sou um grande fã de sono. Eu pensava que era apenas preguiçoso, mas agora, dada a nova ciência cognitiva, sou apenas inteligente. 

Todos nós precisamos de oito a nove horas de sono por noite, a menos que você seja realmente uma pessoa excepcional. Então eu amo dormir. Então, essa é minha primeira coisa, na noite anterior, apenas para ver quanto tempo eu consigo dormir. Então, quando me levanto de manhã, a primeira coisa que faço é um copo de água com limão para limpar o sistema. Imprensa francesa xícara de café. Mais cedo ou mais tarde, uma bebida de proteína . Se temos um cachorro, o cachorro sai. Li o New York Times no meu iPad , versão européia. E provavelmente jogarei um jogo ou dois de Words with Friends, porque gosto de fazer o meu cérebro apenas fazer Scrabble com pessoas de todo o mundo.

E então, o que eu quiser fazer a seguir.

Fabio Bettamio Vivone : Hum-hmm (afirmativo). Faça um longo passeio de bicicleta pelos canais de Amsterdã! 

David Allen: Geralmente eu saio – Kathryn e eu geralmente vamos para – temos um belo parque a cerca de oito minutos a pé de onde estamos e adoramos apenas passear. É uma boa maneira de clarear sua cabeça. Mesmo quando não temos um cachorro, saímos para fora, e é um lugar tão bonito aqui. Isso ajuda também. 

Fabio Bettamio Vivone : O que você deseja que os adeptos do GTD , ou pessoas que, digamos, leram seus livros uma vez em cada um, prestariam mais atenção? Existem aspectos, conceitos ou detalhes específicos que você gostaria que mais pessoas prestassem atenção? 

David Allen: Bem, não quero que ninguém mude o comportamento que não quer mudar. Meu trabalho era apenas dar informações às pessoas. Se eles querem ou não, eu não vou bater em ninguém sobre isso. Nem vou fazer proselitismo sobre isso. Eu apenas digo: “Olha, você quer uma cabeça limpa? Veja como você o obtém e pode fazê-lo ou não. Eu não me importo. ”Bem, eu me importo. Caso contrário, eu não compartilharia essas informações porque elas são potencialmente transformadoras e transformadoras para as pessoas quando elas realmente obtêm essa metodologia e capturam, esclarecem, organizam, refletem e se envolvem com suas coisas. , se eles fizerem isso. 

Mas as pessoas podem cair em qualquer uma delas. Muitas pessoas simplesmente não escrevem tudo, então não confiam em suas cabeças nem em suas listas. Muitas pessoas não decidem as próximas ações e resultados e, portanto, suas listas, quando olham para elas, criam tanto estresse quanto aliviam. E muitas pessoas não têm um sistema organizacional confiável, em que confiam que sua cabeça pode absolutamente deixar para lá, sabendo que verão a coisa certa na hora certa, para se lembrar das coisas certas. E muitas pessoas não dão um passo atrás e refletem, o que chamamos de “revisão semanal”, ou qualquer tipo de revisão regular de reflexão, onde você dá um passo atrás e leva uma ou duas horas, pelo menos uma vez por semana, e traga a retaguarda e fique atualizado. Fique limpo novamente. Porque a vida é assim.

Essas são todas as etapas que as pessoas não tomam. Então eu dizia: “Ei, pessoal. Leia o livro novamente. ”Alguém já leu o livro 20 vezes. Ele diz que é um livro diferente toda vez que o lê, porque você está pronto para um recorte diferente quando lê novamente. Então parece que é bastante simples, mas é um bom hábito para a maioria das pessoas a mudar.

Fabio Bettamio Vivone : na revisão semanal, adoraria gastar apenas alguns minutos nisso. Você poderia descrever a aparência da revisão semanal para alguém? Quais são as etapas da revisão semanal? 

David Allen: Bem, antes de tudo, vamos recuar um segundo e dizer: “Se você não capturou, esclareceu, organizou e revisou a maioria das coisas da sua vida, ainda não tem tudo para revisar ainda. . ”Portanto, a revisão semanal, a revisão semanal ideal, significa que seu sistema é relativamente atual. Pelo menos, tem apenas uma semana de idade em termos de coisas que você ainda não atualizou. 

Por outro lado, mesmo que você não tenha configurado um sistema, basta levar uma hora por semana, dar um passo para trás e olhar sua vida e dizer: “Ei, o que aconteceu na última semana? O que preciso fazer sobre isso? ”Qualquer tipo de pensamento e um processo mais reflexivo ajudará qualquer pessoa a qualquer momento. E não apenas sair da zona, beber ou mesmo apenas meditar, mas realmente se concentrar no trabalho da sua vida. É um foco diferente. Quando você pensa, “Bem, com o que eu me comprometi? O que há de novo? Do que eu preciso estar ciente? ”

Se nada mais, basta olhar para o seu calendário para as próximas duas ou três semanas. Todo mundo vai dizer : “Oh, Deus, isso me lembra.” Sim, sem brincadeira. Portanto, qualquer coisa desse tipo – e, novamente, quanto mais você externalizou sua vida e seu trabalho, mais valiosa será essa revisão.

Fabio Bettamio Vivone : Quando você costuma fazer suas análises semanais? Existe – você não tem um horário padrão? 

David Allen: Não. Não, na verdade não. Apenas quando a ansiedade ambiental se aproxima de mim. Mas geralmente é a cada sete dias. Anos atrás, eu realmente li em algum lugar, Tim, que o – porque sempre dissemos, sempre soubemos praticamente, de qualquer maneira, que uma revisão semanal era realmente crítica para manter seu sistema atualizado, vivo e bem, e depois aumentava. . Se você não fizer isso, ficará desatualizado. Você cairá do vagão muito rápido e de forma coerente. 

Mas então li em algum lugar que seu cérebro, na verdade, se você tentar se lembrar de algo que aconteceu nos últimos sete dias, poderá recriar o contexto em sua mente. Após cerca de sete ou oito dias, é como se houvesse uma parte do seu cérebro que faz um Control Alt Delete, e é como se fosse – se você está tentando recriar algo que aconteceu há duas semanas, é como: “Pode encontre. O que? Onde?”

Portanto, parece haver algum tipo de ciclo natural de sete dias nesse tipo de pensamento. É provavelmente um dos hábitos mais desafiadores de se estabelecer, mas certamente o mais gratificante se você o fizer.

Fabio Bettamio Vivone : Você tem alguma regra ou mandamento para tipos de coisas às quais diz categoricamente não? A razão pela qual pergunto isso é que eu, pelo menos em minha própria vida, realmente tentei e achei bastante valioso tentar descobrir as decisões únicas que removem muitas, muitas, muitas decisões. Assim, por exemplo, não a todos os compromissos de palestras fora de Austin por um período X, sejam seis meses ou 12 meses ou o que quer que seja. 

Existem certas categorias de coisas que você simplesmente diz não como padrão?

David Allen: Na verdade, exceto pessoas desagradáveis. É sobre isso. Eu não sei. Suponho que isso vai mudar, mas ainda assim, aos 73 anos, ainda aproveito todas – acho que provavelmente há duas, três ou talvez cinco entrevistas ou podcasts que recusamos porque o fator sleaze era muito alto. Mas eu fiz 2000 desde que Getting Things Done foi publicado em 2001. Eu apenas digo: “Ei, alguém está interessado nisso, claro, estou aqui para compartilhá-lo com o mundo. Aqui vamos nós.” 

E eu não tenho muito, muito fundo. Eu não tenho sido tão empreendedor ou ambicioso em construir essa enorme fortuna e, portanto, ainda aproveito o trabalho que aparece. Se parece interessante, parece que algo que as pessoas estão interessadas em eu fazer, digo: “Sim”. Meu preço subiu, então não estou fazendo tanto, mas tudo bem.

Fabio Bettamio Vivone : Vamos voltar para as pessoas desagradáveis ​​por um segundo. O que, se houver, o sentimento dá a você um indicador de que alguém é uma pessoa que você deseja evitar? Ou é mais visualizado on-line, fazendo uma pequena diligência e decidindo: “Não é o tom da pessoa com quem quero interagir?” Como você examina e filtra essas pessoas? 

David Allen: Você sabe , eu não tenho que fazer muito disso hoje em dia, Tim. Quero dizer, eu acho que, dado onde estou na minha vida, as pessoas geralmente não me contatam, a menos que sejam legais ou pelo menos divertidas – eu tenho um pouco disso – qual é o nome dele? Eu nunca conheci um [homem] de quem não gostei? Will Rogers. Eu tenho um pouco disso em mim. Eu acho que a maioria das pessoas são boas pessoas para começar. 

E a maioria das pessoas simplesmente não, elas não me procuram com coisas negativas. Eu acho que talvez nos velhos tempos, um pouco, mas eu meio que fiz uma piada, meio que sim. Não gosto de pessoas desagradáveis, mas tenho uma vida abençoada por não ter nada além de pessoas agradáveis ​​à minha volta.

Fabio Bettamio Vivone : eu gostaria de ler uma citação curta e pedir que você especifique se você é capaz, porque parece aludir a algo muito importante. E isso é de uma peça da Fast Company há algum tempo. Esta é uma citação sua que eles podem ter errado, para que você possa corrigi-lo, se necessário. 

“As pessoas assumem que eu sou um cara trabalhador, de cérebro esquerdo, orientado para resultados, TOC e que retém anal”, ele diz rindo. “De fato, a razão de me sentir atraído por esse trabalho foi que ele me permitiu ser mais criativo, mais espontâneo e mais livre . Eu sou um cara da liberdade.

Você poderia explicar o que você quer dizer com isso?

David Allen: É auto-explicativo! Não tenho certeza do que mais posso dizer. 

Fabio Bettamio Vivone : No sentido de que, por um valor nominal, alguém pode dizer que existem muitas regras, isso não existe – e é isso que algumas pessoas perguntam. Como, “Bem, parece que o GTD é muito rígido e tem muito processo. Quero poder usar minha intuição e criatividade. ”Portanto, pode ser auto-explicativo, mas eu gostaria que você explicasse de qualquer maneira, porque não parece totalmente óbvio para todos. 

David Allen: Sim. Bem, acho que foi Flaubert quem disse: “Seja firme e bem-ordenado em sua vida, para que possa ser louco e espontâneo em seu trabalho”. Isso foi há 120 anos atrás. É engraçado. As pessoas dizem: “Eu não quero ser tão estruturado”. Eu digo: “O que você acha da linha do meio da estrada por aí? É uma restrição. É uma limitação. ”“ Não, a linha central é ótima. ”“ Por quê? ”“ Isso me permite pensar em outras coisas enquanto estou dirigindo, em oposição a alguém que vai me bater. ” 

Portanto, estrutura suficiente para lhe dar liberdade. Portanto, não estruturo nada mais do que preciso, mas você precisa de uma certa estrutura rigorosa. Bem, jogue fora seu calendário se você não gosta de listas. Vamos. Só que o preço da falta de um compromisso é emocionalmente bastante alto, é por isso que as pessoas mantêm essa estrutura muito bem. Então você só precisa de tanta estrutura quanto você precisa. Pergunte a alguém lá fora. Foi Picasso quem disse: “Inspiração é para amadores?” [Ed. Nota: Chuck Close , embora seja semelhante à “Inspiração existe, de Picasso , mas precisa encontrar você trabalhando”. ]

Fabio Bettamio Vivone : Poderia ter sido. Parece Picasso. 

David Allen: Parece com ele. Sim, acho que foi ele. Era como, “ Assez puis .” “Não, bunda na cadeira, pincel, tinta para tela, olhe para ela, se disciplina.” Enfim, então eu acho que há o grau em que isso – bem, eu não sei . Isso parece tão óbvio. A maioria das pessoas que, basicamente, que eu conheço, algumas das pessoas mais criativas que eu conheço, um dos caras mais criativos que eu conheço, e ele acabou de falar no Summit, a propósito. Ele enviou um vídeo, pelo que sei, desde que ele foi público sobre isso, eu posso torná-lo público. 

Provavelmente um dos mais bem-sucedidos – ele acabou de ganhar, na verdade, o Empreendedor Mundial do Ano da EY para 2019, Brad Keywell . E o Brad, ele está em cinco quadros. Ele ensina empreendedorismo na Universidade de Chicago. Ele construiu o Groupon e o vendeu. É por isso que ele tem seu próprio jato. Sua nova start-up – agora com quatro anos – mas mesmo em dois anos, tinha um valor de mercado de dois bilhões de dólares. Esse cara é tão inteligente, tão criativo. Ele coleciona arte moderna. Ele dirige a Chicago Ideas Week. Ele começou.

Portanto, essa é provavelmente uma das pessoas mais criativas que você já conheceu. Certamente uma das pessoas mais produtivas que você já conheceu. E passei um ano com ele. As pessoas dizem: “Bem, por que ele faria GTD ?” Eu digo: “Bem, a questão que ele apresentou foi: ‘David, eu estou aqui.’” Ele tinha 27 anos e disse: minha tração, mas acordo com idéias de um milhão de dólares, mas não sei o que fazer com elas, onde colocá-las ou com quem entregá-las. ”Então, ele só precisava de mais espaço.

Então, o que o GTD faz é fornecer espaço. Invariavelmente, se você capturar, esclarecer, organizar e refletir sobre todas as coisas que têm sua atenção, isso lhe dará mais espaço. O que você faz com essa sala é exclusivo para você. Algumas pessoas o usam para ser mais criativo. Algumas pessoas o usam para ser mais estratégico. Algumas pessoas são mais inovadoras. Algumas pessoas devem estar presentes apenas com o que estão fazendo.

Um dos meus maiores campeões, um cara chamado Howard Stern, você não consegue encontrar um cara mais criativo que Howard. Ele diria que isso mudou sua vida. Isso lhe deu tempo para aprender a pintar, o que ele sempre quis fazer, além de manter o rádio Sirius ligado. Ou pessoas como Will Smith ou Robert Downey, Jr. Eles são grandes campeões das minhas coisas. Eu posso dizer o nome deles porque eles foram públicos sobre isso.

Portanto, se as pessoas pensam que as pessoas criativas não podem usar o GTD , eu diria: “Existem algumas pessoas que você deve conhecer”.

Fabio Bettamio Vivone : Uma pergunta detalhada sobre a revisão semanal, como algumas pessoas fizeram isso, e eu também estou curioso. A revisão semanal é inerentemente um processo individual ou você já envolve sua equipe com as revisões? 

David Allen: Bem, eu conheço pessoas que fazem revisões semanais com suas famílias. Muito legal de fazer. Eu acho que você precisa fazer o seu próprio em qualquer caso, não importa o quê. Mas então, se você tiver grupos de pessoas para dizer: “Quais são as coisas pelas quais todos estamos interessados ​​como grupo, com os quais podemos compartilhar e atualizar um ao outro?” Então, com certeza. É um ótimo momento para fazer isso. Provavelmente não seria necessariamente enquadrá-lo de modo muito mais como uma revisão semanal, tanto como, “Vamos rever todas as coisas que têm a nossa atenção como um time, como um grupo, como uma família, como um casal.” 

Fabio Bettamio Vivone : Hum-hmm (afirmativo). Você gerencia seu email em um gerenciador de tarefas ou é seu próprio sistema? É simplesmente o cliente de email que você está usando? Você poderia descrever as ferramentas usadas para processar o email? 

David Allen: Sim. Bem, eu ainda uso o IBM Notes, o antigo Lotus Notes. Ainda o usamos em nossa empresa. Na verdade, eu tinha meu CTO há 15 anos, Eric Mack, que criou um aplicativo que fica no topo ou dentro do Notes, que me permite usar o email como meu gerente de tarefas. Mas você precisaria usar o Notes para usá-lo, para que não esteja disponível publicamente, a menos que você queira – estará disponível publicamente se você quiser apenas configurar o Lotus Notes ou o IBM Notes e, em seguida, fazer com que o eProductivity se apegue a ele. 

Mas isso é basicamente, quando olho para a minha tela, por exemplo, tenho barras de navegação no lado esquerdo e elas têm minha lista de ações. Um deles diz “projetos”, um deles diz “agendas”, um deles diz “chamadas”, um deles diz “computador”, um deles diz “escrita criativa”, um deles diz “recados”. um deles diz “casa”, um deles diz “online”, um deles diz “algum dia talvez” e depois “espera”. E assim, eu poderia realmente arrastar um email para qualquer um deles e isso se torna . Ou posso simplesmente abrir essa pasta e adicionar qualquer coisa a essa pasta que desejar.

Portanto, é um gerenciador de e-mail e um gerenciador de tarefas ao mesmo tempo.

Fabio Bettamio Vivone : Você usa algum aplicativo ou programa específico para extrair material, como artigos ou referências, da navegação na Web em um sistema de qualquer tipo? 

David Allen: Não, na verdade não. Não, eu uso o Evernote . Eu usei a pequena função do Evernote – 

Fabio Bettamio Vivone : Sim, o Web Clipper. 

David Allen: O Clipper da Web. Mas ainda não uso muito isso. Eu não tenho tanta coisa que quero fazer sobre isso. O problema com coisas como o Evernote , alguém a descreveu como “somente gravação”. Eles passam o tempo todo adicionando coisas lá dentro e nem entram e olham o que têm. 

Fabio Bettamio Vivone : Sim. É um risco com muita tecnologia digital. 

David Allen: Somente gravação, em oposição a somente leitura. 

Fabio Bettamio Vivone : Sim. Adição e não o suficiente, bem, pelo menos subtração da perspectiva intencional. 

David Allen: Qualquer uma dessas coisas funcionaria. Tudo que você precisa é de listas, basicamente. Você só precisa de algo para poder recortar e colar o material de referência. Tenho material de referência em todo o Lotus Notes. Eu tenho material de referência em todo o Evernote . Eu tenho material de referência apenas em arquivos do Word, por todo o lado. Eu não tenho nenhum modelo em particular ou sugestão em particular que provavelmente não seja uma má ideia de vez em quando, talvez anualmente, para curar todas essas coisas, para que você não tenha muita madeira velha e morta lá. 

Fabio Bettamio Vivone : você mencionou algumas citações. Você parece ter uma boa memória para citações de vários tipos nessa conversa até agora. Existem algumas citações que você consideraria tentar viver sua vida ou pensar com frequência como um tipo de mantra / lembrete? Existem citações que lhe sejam particularmente importantes? 

David Allen: Bem, meu protetor de tela apenas diz: “Solte”. 

Fabio Bettamio Vivone : deixe ir. 

David Allen: Sim. Controle é o vício em mestre. É sempre uma boa ideia dizer: “Ei, largue isso. Deixe ir. ”Deixe a vida ser apenas o que é. 

Fabio Bettamio Vivone : Hum-hmm (afirmativo). Costumo perguntar às pessoas, se você pudesse ter um outdoor gigantesco, metaforicamente falando, para enviar uma mensagem a bilhões de pessoas, ou poderia ser uma pergunta, poderia ser uma citação, poderia ser uma palavra, seria “Deixe para lá” , “Ou seria outra coisa para você? 

David Allen: Eu não sei. Você teria que me dar aquele outdoor, essa oportunidade. Deixe-me ver o que aparece, porque preciso deixar para poder ver o que apareceu, em vez de tentar preconcebê-lo. Quero dizer, “sua cabeça está por ter idéias, não por mantê-las”, não é ruim. Apenas um prático, GTD – esque cotação. 

Fabio Bettamio Vivone : Eu estava lendo uma peça no The Atlantic , que achei muito fascinante, e isso foi antes de você aplicar os novos rótulos nos vários pontos de vista. Então isso foi quando você estava usando a vista de 30.000 pés e assim por diante. Mas você mencionou em um ponto disso e, novamente, sinta-se à vontade para verificar os fatos, mas – 

David Allen: Este é o artigo de Jim Fallows? 

Fabio Bettamio Vivone : Eu acho que é. Ele conheceu você – ele fala sobre conhecê-lo para jantar depois de um seminário em Washington. 

David Allen: Certo. 

Fabio Bettamio Vivone : E há uma parte aqui que diz: 

“Antigamente, eu tinha uma idéia ingênua de que as pessoas veriam essa ferramenta legal que estávamos oferecendo e diriam: ‘Ok, o que mais?’ Teríamos esse grande cavalo de Tróia que marcharia para o mundo corporativo e nos permitiria encontrar pessoas interessadas em como a vida é realmente vivida. Eles diziam: ‘Ei, vamos descobrir Deus e a verdade e a realidade que está por trás de todas essas coisas!’ Mas é claro que isso nunca aconteceu.

Ainda está – você ainda tem a esperança de que as pessoas façam algo com o espaço criado, relacionado a questões maiores?

David Allen: Não. Não é realmente uma esperança. Vamos lá, depois de todos esses anos, eu não sou um proselitista. Eu realmente não sou. Só acho que tive a sorte de de